Mengapa perlu dibuat struktur organisasi sebelum aplikasi software accounting?

struktur-organisasi-sahabat-yatim-indonesia

Seringkali aplikator software lalai bahwa software accounting yang sudah jadi, bukan tailor made bisa berjalan dengan baik dalam aplikasinya, apabila setiap fungsi dalam organisasi itu dipetakan terlebih dahulu. Pada aplikasi software accounting dikenal dengan beberapa kegiatan antara lain :

  • Melakukan input data
  • Mencetak data
  • Membaca laporan

Ketiga kegiatan ini adalah kegiatan pokok yang selalu terjadi di perusahaan. Namun demikian apabila aplikator software kurang memperhatikan siapa yang melakukan input data, mencetak data dan membaca laporan maka semua orang akan bebas menggunakan software sehingga pada akhirnya software sering terjadi error. Oleh sebab itu perlu yang namanya hak akses, jadi tidak semua orang diberikan akses ke software secara bebas. Setiap fungsi dalam organisasi akan melakukan fungsinya sesuai dengan job-nya. Nah, untuk mengetahui persis job setiap karyawan maka perlu dilakukan pemetaan fungsi jabatan. Fungsi jabatan hanya bisa dikemas apabila telah dibuat struktur organisasi dahulu.

Pada pembuatan struktur organisasi akan dipertimbangkan jumlah pemimpin, jumlah staff dan jumlah pembantu setiap staff. Siapa yang bertanggung jawab terhadap setiap bisnis proses yang biasanya berada di masing-masing divisi, misalnya divisi pemasaran, divisi finance & accounting dan divisi produksi. Apabila struktur organisasi sudah dibuat dengan baik, maka aplikasi software akan tertuju di masing-masing pengguna sesuai dengan jabatannya.

Sebagai alustrasi, di dalam suatu strutur organisasi terdapat head of finance & accounting, yang membawahi staff accounting, staff pembelian, staff penjualan, kasir. Maka head of finance & accounting akan memegang hak akses keseluruhan yang dimiliki oleh staff accounting, staff pembelian, staff penjualan dan kasir. Sedangkan staff accounting hanya input pelunasan hutang dan piutang, input kas keluar, input kas masuk pendapatan lain-lain serta lainnya. Bagian pembelian sebatas hanya membuat PO (Purchase order), mencetak Faktur beli, membuat faktur return, lihat laporan sisa gudang, itu saja. Sedangkan bagian penjualan hanya bisa input SO (Sales order), cetak invoice, cetak surat jalan, membuat freturn penjualan, membaca laporan stok, membaca laporan penjualan. Kasir hanya mencetak laporan penjualan, input pengeluaran kas, membaca laporan return penjulan begitu saja. Nah, apabila setiap staff dibebaskan dan bisa melakukan semua yang dilakukan staff lain, apa yang terjadi? Tentunya error akan muncul karena ada software accounting tertentu yang tidak bisa satu fitur/menu dibuka oleh beberapa orang. Hak akses akan membantu dalam memilah-milah penggunaan fitur software.

Struktur organisasi yang dibuat dengan baik akan sangat membantu perusahaan ketika aplikasi software yang perhitungannya berdasarkan lisensi. Misalnya ada bagian marketing yang diberikan wewenang menginput Sales order masing-masing. Apabila ini terjadi dan perusahaan memiliki 10 orang marketing maka dibutuhkan minimal 5 lisensi dan 5 komputer, dimana 1 komputer bisa dibuat gentian dengan marketing lainnya. Hal ini tentunya sangat boros, tetapi apabila di struktur sudah diatur sedemikian rupa, maka marketing tidak perlu lakukan inut sales order, sales order biar diinput oleh Sales admin staff, sehingga perusahaan bisa hemat hanya dengan menyediakan 1 unit kompter dan 1 lisensi saja.

Perusahaan software atau aplikator yang handal tentunya akan memandu pemilik usaha agar membuat struktur organisasi terlebih dahulu, baru aplikasi software bisa dilakukan dengan baik. Semoga artikel ini bermanfaat bagi pembaca. Apabila pembaca membutuhkan informasi lebih lanjut mengenenai pembuatan struktur organisasi dan aplikasi software accounting, silahkan hubungi 0818521172 atau kirimkan email ke groedu@gmail.com. Krue kami siap membantu. ( Frans M. Royan, SE,MM)