Buku Besar atau bisa disebut dengan general ledger adalah bagian dari langkah kedua dalam siklus akuntansi setelah pencatatan jurnal dari transaksi. Buku Besar merupakan hasil dari mutasi transaksi dari hasil postingan jurnal yang berfungsi untuk melihat dan menilai kumpulan dari mutasi masing-masing akun, saldo awal, serta saldo akhir yang nantinya akan digunakan lagi sebagai dasar pembuatan jurnal penyesuaian sampai kepada Laporan Keuangan.
Secara lebih konvensional, agar dapat memposting jurnal-jurnal ke dalam buku besar maka diperlukan ketelitian yang sangat tinggi dalam melakukan perhitungan satu persatu dari nilai akun yang terdapat pada jurnal dengan menambahkan atau mengurangi beberapa nilainya berdasarkan posisinya yang berada di debit atau kredit. Apabila sudah ditemukan nilai akhirnya, maka barulah nilai saldo akhir yang telah diperoleh tersebut akan dimasukkan ke masing-masing akun dalam buku besar, begitu pula dengan akun-akun lainnya sehingga nilai aktiva dan passiva akan seimbang.
Apabila menggunakan cara seperti ini memang terbilang agak rumit (susah-susah gampang) dan sangat rentan sekali akan terjadinya kesalahan. Yang biasanya terjadi adalah terdapat adanya ketidakseimbangan diantara posisi aktiva (nilai debet) dan passiva (nilai kredit) pada buku besar. Jika seringkali terjadi hal-hal seperti ini, Anda harus mencari tahu sendiri dari mana letak kesalahannya dengan cara mengeceknya satu per satu saldo dari setiap masing-masing akun, tentunya hal ini tidak hanya akan membuang-buang waktu Anda, namun juga menjadikan Anda semakin bertambah pusing dan tidak mungkin untuk bisa menuju langkah selanjutnya dalam pembuatan laporan keuangan karena masih terdapat beberapa kesalahan dalam buku besar.
Manfaat Menggunakan Software Akuntansi Buku Besar (General Ledger)
Dengan adanya peristiwa rumit seperti diatas, maka sudah sepantasnya bagi Anda untuk mencari perangkat yang lebih mendukung dalam pencatatan secara otomatis. Perangkat yang dimaksudkan disini adalah dengan menggunakan software akuntansi GL atau software akuntansi general ledger. Software akuntansi general ledger merupakan sejenis (perangkat lunak) software akuntansi yang digunakan untuk mencatat segala jenis transaksi jurnal, buku besar, sampai bisa menghasilkan laporan keuangan seperti : Laporan Neraca, Laba Rugi, Arus Kas, dan lain sebagainya secara otomatis, tentunya hal ini tidak akan menjadikan Anda semakin bertambah pusing atau waktu Anda sampai terbuang sia-sia.
Software akuntansi buku besar biasanya akan dibuat secara lebih sederhana untuk mencatat data master (akun, sub akun, data karyawan dan lain-lain) atau pembuatan jurnal double entry yaitu posisi debit dan kredit langsung pada form yang telah disediakan pada menunya. Penerapannya Anda hanya akan memasukkan akun-akun yang telah dilibatkan di jurnal yang kemudian diisi dengan data penunjang lainnya seperti nama tujuan, nilai kurs (apabila menggunakan mata uang asing), departemen, dan lain sebagainya.
Saat seorang pengguna software telah memutuskan untuk merekam transaksi jurnal tersebut, maka secara otomatis sistem akan langsung sudah memposting jurnal tersebut ke dalam fitur buku besar sekaligus akan menghasilkan Laporan Keuangan tanpa harus melakukan tutup buku akhir bulan terlebih dahulu. Karena begitu simpel dan mudahnya menggunakan software akuntansi buku besar dan lebih mendukung dari segi pencatatan jurnal (double entry) secara umum namun tidak seperti software akuntansi yang lebih lengkap secara fitur yang digunakan untuk pencatatan transaksi yang lebih spesifik, software tersebut tentunya sangat tepat untuk digunakan sebagai alur bisnis yang juga sangat sederhana tanpa adanya kontrol penuh secara offline terhadap persediaan, bahkan dari sisi pencatatan keuangan untuk rumah tangga. Banyak sekali diantara para penyedia software akuntansi buku besar yang membuatnya hanya berdasarkan keperluan saja sehingga akan banyak juga pilihan atau variasi dari fasilitas yang telah dimasukkan didalam software tersebut.
Biasanya Fitur & Fasilitas yang Tersedia Dalam Software Akuntansi Buku Besar Adalah Sebagai Berikut :
1. Tersedia Data Master (nama karyawan, akun, departemen, supplier, customer dan lain sebagainya).
2. Fitur Jurnal Umum double entry (debit-kredit).
3. Menampilkan dan mencetak Voucer dari Jurnal (ournal voucher).
4. Menu Buku Besar.
5. Laporan Neraca Saldo.
6. Laporan Neraca.
7. Laporan Laba-Rugi.
8. Ekspor Laporan (dalam format file : excel, jpeg, pdf dan lain-lain).
Keuntungan yang Akan Anda Dapatkan Apabila Menggunakan Software Akuntansi Buku Besar (General Ledger) Adalah :
• Sangat mudah dan sederhana sehingga bisa digunakan oleh setiap orang secara umum yang hanya mengetahui dasar dari pembukuan keuangan.
• Para pengguna hanya harus menginput jurnal umum pada satu tempat dengan cara memasukkan akun-akun yang sudah terkait tanpa harus mengatur ulang akun penting (control account).
• Laporan keuangan akan langsung dapat terlihat setelah terposting tanpa harus dilakukan dengan langkah tutup buku akhir bulan.
• File databasenya tidak memakan memori/ram atau hardisk terlalu banyak karena memang didesain sangat ringan dan tidak memiliki alur yang terlalu kompleks.
Selain beberapa informasi secara umum di atas, tentunya masih terdapat manfaat lain yang akan Anda dapatkan dalam penggunaan software akuntansi buku besar ini. Kelebihan lain dari software akuntansi buku besar adalah dapat membantu Anda dalam menjaga asset-asset penting yang ada. Karena secara umum software buku besar juga memiliki fitur asset, segala kekayaan (asset tetap) dari bisnis Anda akandapat direkam dalam software akuntansi buku besar. Sehingga Anda sebagai seorang pemilik/pengelola akan jauh lebih terbantu dalam mengelola bisnis Anda.
Segeralah tinggalkan cara manual yang banyak membuang-buang waktu Anda dan beralihlah kepada teknologi yang akan banyak merubah kehidupan bisnis Anda. Informasi lebih lanjut dan pemesanan silahkan hubungi Kontak Kami.
Apabila pembaca membutuhkan bantuan dan pendampingan tentang perkembangan bisnis dan konsultasi bisnis atau seputar software akuntansi, silahkan hubungi 0818521172, atau email ke groedu@gmail.com atau groedu_inti@hotmail.com.