PAKET PEMBANGUNAN SISTEM MANAJEMEN TERINTEGRASI


Mengapa kita wajib mengintegrasikan sistem manajemen kita? Seperti yang sudah terjadi dan masih banyak pemilik usaha yang secara sistem manajemen dikerjakan secara manual. Misalnya ketika melakukan pembelian produk kepada supplier, prosesnya dilakukan secara manual. Purchase Order ( PO) dicetak dalam bentuk buku, dan admin pembelian akan mengisi PO dan diteruskan kepada supplier. Ketika supplier mengirimkan barang, bagian gudang membuat tanda terima lagi dan mendapatkan copy surat jalan dari supplier. Ketika barang diterima, bagian penerima barang tidak bisa melihat apakah supplier benar-benar mengirimkan barang berdasarkan pesanan. Setelah barang diterima, barang masuk gudang begitu saja dan dihitung manual terpisah dengan pembukuan administrasi. Berbeda jika kita menggunakan sistem yang terintegrasi. Dengan menggunakan software accounting minimal ketika membuat PO, PO bisa diambil dari sistem. Ketika akan menghubungi supplier, dari sistem bisa dipanggil nama supplier, dan dari situ munculah barang yang dijual supplier beserta harganya. Admin penjualan dapat melihat histori pembelian sebelumnya. Ketika PO sudah dikirimkan dan darang tiba di Gudang, admin gudang bisa mencocokan PO disistem sesuai yang dipesan dengan surat jalan dari supplier. Jika sudah cocok admin gudang tinggal mencentang di fitur software dan print penerimaan barang. Print penerimaan barang digunakan lampiran dengan copy surat jalan dari supplier. Sekarang tugas accounting membuat Faktur beli, dengan cara mencocokan penerimaan barang dan PO si sistem. Jika sudah benar accounting tinggal menarik data dari sistem untuk cetak Faktur Beli, dengan begitu barang di Inventory menambah dan hutang dagang perusahaan menambah. Jadi secara otomatis pencatatan pembelian terintegrasi antara : Admin pembelian – Admin gudang dan accounting.

Selanjutnya jika transaksi penjualan dilakukan, admin penjualan tinggal panggil nama pelanggan di sistem akan muncul nama pelanggan beserta barang yang pernah dibeli, atau langsung muncul barang yang rencana dibeli customer beserta harga dan status diskon yang diberikan kepada pelanggan. Ketika admin penjualan input SO (sales order) maka admin penjualan sudah bisa membuat surat jalan beserta Faktur penjualannya. Ketika Faktur penjualan dicetak, maka piutang penjualan pelanggan sudah menambah dan stok di gudang terkurangi. Jadi penjualan barangn ke pelanggan terintegrasi : Mulai Salesman/Marketing  ke admin penjualan, inventory dan accounting sudah dapat melihat piutang pelanggan setelah pencocokan pasca delivery service.

Begitu pula ketika pelanggan membayar sejumlah Faktur penjualan/Tagihan, accounting dapat melakukan penerimaan via sistem. Bisa pilih Kas besar jika uang tunai yang diterima, dan bisa pilih bank rekening perusahaan jika diterima giro bilyet atau cek diinput di fitur management cek. Pada saat penyetoran ke bank uang tunainya, tinggal memindahkan uang yang ada di buku besar ke rekening bank yang dituju untuk setor tadi. Di sini terintegrasi dan tidak bekerja sendiri-sendiri. Pemilik usaha tinggal melihat laporan lewat sistem akan uang yang diterima oleh Finance setiap hari, begitu pula dengan pengeluaran yang terjadi, sebab pengeluaran akan diinput oleh Finance setiap hari.

Semua transaksi bisa dilakukan dengan mudah oleh admin perusahaan dan pemilik usaha tinggal mencocokan uangnya di bank serta laporan semua transaksi baik penjualan, pembelian, pengiriman dan kas serta banknya. Hal ini akan semakin sempurna apabila sebelum implementasi software accounting, perusahaan menata sistem manajemennya secara tertulis. Mengapa perlu sistem manajemen tertulis? Beberapa alasan adalah :

Setiap admin keluar dari perusahaan, pemilik usaha tidak perlu mengajari admin baru satu persatu. Dengan sistem yang dibuat tertulis, admin akan bekerja berdasarkan panduan tertulis tersebut. Panduan tertulis tersebut terdiri dari Struktur Organisasi, Job description & job spesification, SOP (Standard operation procedure). Dengan dokumen tersebut admin dapat bekerja secara rinci atau detail.

Perusahaan juga akan mendapatkan form-form yang dibuat sedemikian rupa untuk menunjang operasional perusahaan apabila form-form itu tidak ada di sistem. Form-form merupakan bantuan agar sistem sofware yang digunakan bisa dijalankan dengan cepat dan benar.

Dengan adanya sistem manajemen tertulis yang diatur sedemikian rupa, maka setiap admin memiliki tugas dan tanggung jawab masing-masing. Serta yang paling penting setiap admin tidak bisa menjaili pekerjaan admin lainnya, sebab hak akses di sistem software akan dibuat sedemikian rupa sehingga bagian keuangan tidak diintervensi oleh bagian pencatatan. Artinya di dalam sistem manajemen yang rapi setiap fungsi pekerjaan diatur sedemikian rupa agar setiap fungsi dalam menajemen ini saling mengontrol satu sama lainnya.

Oleh sebab itu sangatlah sayang apabila di perusahaan belum adanya sistem manajemen secara tertulis. Melalui paket intergrasi antara software dan sistem manajemen tertulis maka perusahaan akan mendapatkan manfaat yang sangat powerfull dalam operasionalnya dalam aktivitas harian di perusahaan. Dapatkan paket sistem manajemen terintegrasi, sistem manajemen tertulis dan software accounting/distribusi dengan harga terjangkau. Kontak kami di 0818521172 atau 081-252-982900 kami siap membantu dan membimbing bapak ibu dalam mengelola perusahaan agar efektif dan maksimal.