PENGERTIAN SEBENARNYA DARI PENGGUNAAN PROGRAM HUMAN RESOURCES INFORMASTION SYSTEM (HRIS) TERHADAP DUNIA HR

What-is-an-HRIS-

Dalam internal perusahaan, apalagi untuk jenis perusahaan yang sudah berskala besar terdapat satu divisi vital yang disebut dengan Divisi Pengembangan Sumber Daya Manusia atau lebih sering disebut juga dengan Human Development Department (HRD) merupakan satu divisi khusus pada intenral erusahaan yang  tugasnya adalah untuk mengelola sumber daya manusia yang masih dimiliki oleh perusahaan.

Pengelolaannya juga tidak hanya sekedar terkait dengan urusan pendataan seputar kehadiran saja, namun lebih daripada itu sudah meliputi segala aspek-aspek seperti pembayaran gaji, cuti, shift kerja, program pelatihan karyawan, review kinerja karyawan, perekrutan, sampai dengan pemecatan karyawan. Tadinya semua hal ini lebih banyak dilakukan dengan cara yang manual yaitu berupa pencatatan dan penghitungan seperti di atas kertas. Namun seiring dengan semakin berkembangnnya zaman, sudah mulai digunakan program komputer dengan sebutan Human Resources Information System (HRIS). Beberapa jenis dari HRIS Indonesia lebih banyak dikenal dan kemudian mulai diaplikasikan untuk lebih mempermudah pekerjaan dari divisi HR.

HRIS sendiri bisa diartikan sebagai satu perangkat lunak atau berupa program online untuk melakukan peng-input-an data-data, pelacakan data, dan juga informasi sampai dengan rekapitulasi dari berbagai data-data yang sangat diperlukan dalam bidang HR. Program ini juga sebenarnya bisa diaplikasikan oleh pihak manajemen serta bagian/divisi akuntansi, karena memang memiliki beberapa fitur-fitur yang lebih relevan dengan pekerjaan-pekerjaan dari bidang tersebut.

index1. Dimulainya pemberlakuan sistem pengelolaan dan pengolahan terpadu.

Sistem HRIS lebih memungkinkan bagi Anda untuk memberlakukan sistem yang lebih seragam untuk semua karyawan pada beberapa bidang sekaligus. Misalnya saja ketika terdapat salah satu karyawan baru yang baru masuk dan perlu untuk dimasukkan pada database milik perusahaan. Maka Anda bisa dengan mudah memberikan akses terhadap karyawan tersebut untuk melakukan pengisian data-data seputar dirinya, sehingga data karyawan tersebut akan langsung masuk ke dalam sistem operasional HRIS yang sudah digunakan.

2. Urusan pajak dan potongan-potongan wajib dari penghasilan.

Selain dari pemberlakukan sistem pengelolaan dan pengolahan terpadu bagi karyawan, program HRIS juga bisa digunakan untuk urusan lainnya, seperti pembayaran pajak dan juga iuran BPJS. Karena potongan wajib seperti ini secara otomatis akan diambil dari gaji setiap masing-masing karyawan, serta harus disesuaikan dengan nilai besaran jumlah tanggungan berdasarkan dari regulasi yang saat ini masih berlaku. Misalnya saja untuk karyawan terdapat potongan PPh 21 dengan batas PTKP dan berupa ketentuan-ketentuan lainnya yang masih terkait. Penggunaan sistem HRIS lebih memungkinkan untuk perhitungan semacam ini bisa dilakukan secara otomatis, tanpa Anda harus menghitungnya satu persatu.

Pengelolaan segala urusan HR yang sudah dilakukan oleh manusia biasanya memiliki tingkat kesalahan pada satu titik tertentu yang mungkin saja masih bisa ditolerir. Namun dengan penggunaan HRIS ini adalah bertujuan untuk membantu kinerja HR akan semakin menurunkan tingkat titik tersebut, sehingga kesalahan yang sudah terjadi terkait dengan bidang ke-HR-an ini akan bisa lebih ditekan mendekati nol. Tentu saja hal seperti ini juga akan bisa dijamin ketika orang-orang yang masih bertugas dalam bidang HR bisa mengoperasikannya dengan benar program HRIS tersebut, sehingga kombinasi kinerja manusia dan mesin bisa terjalin dengan sangat baik dan mampu membawa hasil yang lebih maksimal.

Salah satu keunggulan utama dari program HRIS sebenarnya adalah terletak pada aksesibilitasnya yang bisa dikatakan sama sekali tidak terbatas ruang dan waktu. HRIS yang sudah berbasis web atau cloudstore ini bisa diakses dari mana saja dan kapan saja bahkan oleh siapa saja. Tentu saja akses seperti ini bisa diatur tingkat dan hak aksesnya, sehingga untuk setiap masing-masing bagian memiliki hak akses yang sesuai dengan porsi kepentingannya masing-masing. Sebagai seorang pengusaha, Anda juga tidak lagi diharuskan untuk hadir ketika harus mengurus payrol,  misalnya karena persetujuan yang bisa dilakukan dari jarak yang jauh. Selain itu, pembayaran payroll juga tidak terkendala dengan hari libur atau gangguan waktu lainnya, karena dilakukan secara online dan hanya melalui proses yang sangat singkat.

3. Urusan penggajian, lembur, jatah cuti dan yang segala hal yang terkait dengan tingkat kehadiran karyawan.

Data-data seperti ini juga kemudian akan terhubung langsung dengan sistem pembayaran payroll setiap bulannya. Pembayaran payroll sendiri adalah dilakukan dengan rincian yang sudah ditentukan sebelumnya. Sehingga orang yang memang berkewajiban dalam hal ini hanya tinggal memasukkan data-data baru seperti jumlah lembur, potongan cuti, dan beberapa hal-hal penting lain yang cukup memengaruhi besaran nilai dari payroll itu sendiri. Penggunaan HRIS yang kemudian dapat memberikan laporan payroll yang lebih terperinci, sehingga karyawan akan semakin mengetahui benar berapa nilai rincian dari pemotongan dan tambahan yang sudah terjadi pada gajinya sendiri.

Secara lebih singkat sebenarnya keberadaan HRIS di Indonesia sendiri sangat membantu dalam upaya untuk lebih meningkatnya efektivitas dari pengelolaan HR di negara ini. Selain lebih murah karena bisa merampingkan divisi HR dengan tingkat kinerja yang sama, program HRIS juga lebih banyak menghemat waktu pengelolaan, sehingga akan bisa dialokasikan pada setiap masing-masing pos-pos lain yang lebih strategis yang terkait dengan pengembangan usaha. Dengan demikian, maka waktu yang masih dimiliki oleh seorang pengusaha akan menjadi semakin banyak. Jika Anda merasa tertarik dengan strategi HR (Human Resource) lainnya, Maka Groedu Consultan lah solusinya. Anda bisa menghubungi kami via WhatsApp 0812-5298-2900 atau email ke groedu@gmail.com. Tim kami akan siap membantu Anda dan kami tunggu kabar baiknya dari Anda.