Penggunaan aplikasi HR pada internal perusahaan modern saat ini telah dipandang sebagai salah satu upaya yang sudah dilakukan oleh perusahaan untuk mengikuti perkembangan dunia teknologi yang terkini. Aplikasi semacam ini memang lebih dipandang cukup mampu dalam merampingkan kinerja dari pengelola administrasi HR dan personalia. Segala informasi perusahaan serta data-data dari para karyawan dapat tersimpan lebih aman serta diolah dengan lebih mudah hanya dengan bermodalkan aplikasi serta koneksi internet yang stabil.
Namun demikian, segala macam bentuk teknologi tentu saja masih memiliki kelebihan dan kekurangannya masing-masing. Berikut ini adalah beberapa kelebihan dan kekurangan dari penggunaan aplikasi HR yang setidaknya perlu untuk Anda pahami sebelum akan memutuskan untuk menggunakannya.
1. Beberapa Kelebihan-Kelebihan Penggunaaan Aplikasi/Software HR bagi Perusahaan.
• Memiliki beberapa fitur-fitur penting yang bermacam-macam dan dapat disesuaikan dengan apa yang menjadi kebutuhan bagi perusahaan.
Pengelolaan hr antara perusahaan satu dengan perusahaan yang lain tentu saja tidak selalu dapat disamaratakan. Setiap-tiap perusahaan biasanya memiliki kebijakan yang berangkat dari karakter, kebutuhan, serta tujuan yang ingin dicapai. Kebijakan semacam ini diantaranya akan dapat berupa penentuan jabatan yang terdapat pada struktur organisasinya, besaran gaji yang akan diterima, serta kebijakan berupa potongan gaji apabila karyawan tersebut ingin mengambil cuti di luar jatah tahunannya. Dengan kata lain, perusahaan tentu saja membutuhkan perangkat yang paling tepat yang memang dirasa cukup mampu dalam memenuhi berbagai kebutuhan yang terkait dengan kebijakan tersebut.
Keberagaman fitur yang paling dibutuhkan dan sudah terdapat pada aplikasi HR bisa dibilang merupakan satu kelebihan yang paling utama dari layanan semacam ini. Adapun fitur yang dimaksudkan adalah dapat berupa database yang mampu memuat struktur organisasi terbaru perusahaan serta merangkum data absensi harian dari para karyawan. Fitur payroll juga tidak kalah penting karena data gaji para karyawan harus terintegrasi masuk ke dalam sistem, sehingga akan semakin memudahkan pelaporan anggaran milik perusahaan.
• Tidak perlu melakukan pengadaan untuk perangkat khusus.
Setiap masing-masing perusahaan biasanya sudah memiliki perangkat komputer /laptop yang secara khusus digunakan untuk melakukan berbagai macam jenis pekerjaan di kantor. Beberapa perusahaan bahkan sudah turut menyediakan perangkat tambahan berupa fingerprint untuk kebutuhan absensi para karyawannya.
Keputusan perusahaan untuk menggunakan aplikasi HR setidaknya cukup mampu untuk mengurangi alokasi anggaran untuk pengadaan perangkat khusus. Aplikasi semacam ini biasanya sudah berbasis cloud, sehingga cukup hanya diakses dengan menggunakan komputer, laptop, atau bahkan smartphone milik karyawan perusahaan. Beberapa penyedia layanan semacam ini bahkan turut mendukung layanan absensi karyawan, sehingga pengadaan perangkat fingerprint tidak lagi diperlukan oleh perusahaan.
• Bisa diakses oleh para karyawan dengan sangat mudah.
Para karyawan pada dasarnya merupakan salah satu unsur yang sangat penting yang dapat menjadikan perusahaan senantiasa tetap mampu beroperasi. Karena itu, perusahaan tentu saja sangat perlu untuk terus berupaya menjaga loyalitas dari para karyawannya. Caranya adalah dengan menumbuhkan rasa kepercayaan dari setiap masing-masing karyawan terhadap perusahaan. Rasa percaya semacam ini hanya dapat dibangun dengan cara pemberian akses informasi terhadap setiap masing-masing karyawan perusahaan.
Penggunaan aplikasi HR sebenarnya cukup mampu dalam menjembatani kebutuhan informasi dari para karyawan. Layanan semacam ini biasanya cukup memungkinkan bagi karyawan untuk memiliki akun khusus yang sudah terintegrasi dengan akun resmi milik perusahaan. Karyawan pun akan dapat dengan mudah untuk mengetahui kebijakan perusahaan serta segala informasi-informasi lain yang dianggap cukup relevan.
2. Kekurangan-Kekurangan dari Penggunaaan Aplikasi/Software HR bagi Perusahaan.
• Membutuhkan jaringan koneksi internet yang lebih stabil.
Aplikasi HR yang senantiasa tergantung pada koneksi internet. Hal ini bisa dipandang sebagai salah satu bentuk dari kekurangannya, khususnya ketika proses input atau pembaruan data sedang dilakukan manakala sedang terjadi gangguan jaringan. Selain itu, perusahaanpun dinilai masih perlu untuk menyediakan koneksi internet yang lebih stabil agar aplikasi seperti ini dapat berfungsi dengan lebih baik.
• Membutuhkan waktu sedikit lebih lama untuk mempelajarinya.
Pada sebuah perusahaan, setiap masing-masing karyawannya memiliki kemampuan untuk belajar yang berbeda-beda, ada yang bisa dengan cepat menangkap apa yang barusan dia pelajari dan ada pula yang lambat, namun cepat untuk beradaptasi dengan apa yang sudah dia pelajari, begitu pula dengan cara untuk penggunaan dari teknologi HR ini juga membutuhkan waktu yang tidak sebentar. Terlebih lagi, bagi karyawan perusahaan yang tidak terlalu paham dengan perkembangan teknologi terbaru. Berbeda dengan para generasi mudah yang cenderung cukup akrab dengan perkembangan dari dunia teknologi saat ini. Kecenderungan semacam ini bisa jadi cukup menyulitkan untuk penggunaan aplikasi HR. Karena alasan itulah, maka perusahaan perlu untuk memilih layanan HR dengan tampilan yang lebih sederhana dan tata bahasa yang lebih mudah untuk bisa cepat dipahami oleh berbagai kalangan usia karyawan.
Sebelum perusahaan Anda benar-benar memutuskan ingin menggunakan aplikasi HR, maka kelebihan dan kekurangan tersebut harus betul-betul Anda dipahami dengan seksama. Jika Anda memang cukup tertarik untuk merampingkan kinerja HR dengan layanan HR semacam ini. Jika Anda merasa tertarik dengan strategi HR (Human Resource) lainnya, Maka Groedu Consultan lah solusinya. Anda bisa menghubungi kami via WhatsApp 0812-5298-2900 atau email ke groedu@gmail.com. Tim kami akan siap membantu Anda dan kami tunggu kabar baiknya dari Anda.