CARA MENGELOLA GANDA PROYEK DAN BERBATAS WAKTU SEKALIGUS DI TEMPAT KERJA

Tips-to-Protect-Your-Eyes-if-You-Work-in-an-Office

Beberapa orang saat ini memiliki kemewahan untuk mengerjakan satu proyek pada satu waktu; kebanyakan dari kita menangani tuntutan banyak tim sekaligus. Secara teori, sistem “multiteaming” ini menawarkan sejumlah keuntungan: Anda dapat menerapkan keahlian Anda tepat di tempat dan saat paling dibutuhkan, berbagi pengetahuan Anda di seluruh grup, dan beralih proyek selama waktu jeda, menghindari waktu henti yang mahal.

Mengelola banyak proyek dan tenggat waktu telah menjadi norma baru bagi manajer proyek di tempat kerja, sebagian karena keterbatasan sumber daya perusahaan dan sebagian karena upaya perusahaan untuk meningkatkan efisiensi. Seringkali, upaya semacam itu dapat menyebabkan manajer proyek tenggelam dalam dokumen, menghabiskan waktu dan energi penting mereka.

Santai, Atur dan Prioritaskan
Apa hal pertama yang harus Anda lakukan saat menghadapi situasi stres, seperti kebakaran di dalam gedung Anda? Tetap tenang. Saat Anda berada dalam kondisi kecemasan dan stres yang meningkat, tetap tenang dan tenang membantu Anda berpikir jernih dan tetap tenang. Akibatnya, salah satu hal terpenting yang dapat Anda lakukan saat menyulap berbagai aktivitas dan tenggat waktu adalah menarik napas dalam-dalam dan melakukan kalibrasi ulang.
Langkah selanjutnya adalah mengatur dan memprioritaskan pekerjaan Anda. Ini mengharuskan Anda untuk menjadi proaktif daripada reaktif dengan membuat Anda berpikir “gambaran besar” sehingga Anda menyadari semua tugas dan tenggat waktu yang Anda pegang. Yang penting adalah Anda mengatur semua proyek di atas meja dan mencatat waktu krisis – atau periode permintaan tinggi dan tekanan serta hasil.
Prioritaskan proyek Anda berdasarkan tugas, garis waktu, dan waktu krisis. Proyek yang memiliki jadwal waktu dan waktu penyelesaian yang ketat harus diprioritaskan, sedangkan proyek dengan jadwal yang lebih lama harus mengambil kursi belakang. Pastikan untuk menentukan aktivitas spesifik mana dalam sebuah proyek yang harus menjadi preseden dan mengkomunikasikan kemajuan Anda dengan anggota tim Anda, jika memungkinkan.

Tetap Fokus pada Tugas Anda
Setiap tugas yang mendekati harus mendapatkan perhatian penuh Anda. Meskipun multitasking mungkin tampak berguna, tahan keinginan untuk mengerjakan proyek yang berbeda secara bersamaan atau meninggalkan tugas yang belum selesai sebelum melanjutkan ke tugas berikutnya. Penelitian menunjukkan bahwa sisa perhatian – atau pemikiran tentang proyek atau tugas sebelumnya yang Anda rencanakan untuk dilanjutkan di masa mendatang – menyedot perhatian dan mengurangi kinerja.
Jika Anda mengalami perubahan haluan yang ketat dan Anda tidak punya pilihan selain melakukan banyak tugas, tanyakan apakah anggota tim atau kolega dapat bergabung. Yang terpenting, pastikan untuk memfokuskan energi Anda pada satu tugas pada satu waktu.

Memanfaatkan Alat dan Sumber Daya Manajemen Proyek
Tidak tahu harus mulai dari mana? Untungnya, ada sejumlah alat dan sumber daya manajemen proyek di luar sana. Misalnya, Project Management Institute memiliki templat untuk membantu Anda tetap pada jalurnya, ditambah rencana proyek dan daftar periksa.
Jika Anda mencari alat yang lebih substantif, perangkat lunak manajemen proyek seperti Trello, Quire, Smartsheet dan Asana, dapat membantu Anda melacak beberapa proyek dan hasil proyek. Sejumlah bisnis menggunakan alat ini dan lainnya untuk membantu karyawan mereka mengelola banyak proyek dan tenggat waktu.
Jangan takut untuk dengan sopan menolak proyek atau tugas baru jika Anda sudah terlalu banyak pekerjaan. Anda dapat mengatakan bahwa Anda memiliki terlalu banyak proyek dan tugas lain untuk dikerjakan untuk dikerjakan pada pekerjaan baru saat ini, atau Anda dapat mendiskusikan proyek atau tugas mana yang akan diberikan kepada orang lain jika Anda diminta untuk mengerjakan pekerjaan lain. Membebani diri sendiri dengan pekerjaan seperti menyiapkan diri sendiri untuk kegagalan menyelesaikan semuanya tepat waktu.