Kadangkala kita sangat ambisius dengan apa yang kita inginkan untuk perbaikan manajemen usaha kita. Khususnya antusias kita mengelektronikan semua kegiatan di perusahaan baik itu di manufacturing maupun di perusahaan trading yang berbasis penjualan, atau perusahaan distributor lainnya. Motivasi ini sangat positif, tetapi kadang membuat kita terjerumus apabila tidak bisa memilih perangkat/tools software yang cocok dengan usaha kita. Oleh sebab itu sebelum menentukan software mana yang cocok yang akan kita pilih, maka ketahuilah terlebih dahulu apa yang hendak kita efektifkan dan efisienkan.

Cek terlebih dahulu proses bisnis yang ada di perusahaan dengan melakukan mapping proses bisnis, ibarat cara sederhananya di perusahaan ada kegiatan apa saja? Kalau perusahaan distributor/kantor cabang umumnya memiliki proses bisnis : pembelian barang, penjualan barang, penerimaan barang digudang dan pengiriman barang ke pelanggan, menghitung stok dan kegiatan stok opname, kegiatan pencatatan kas keluar dan kas masuk, laporan keuangan (Neraca, Rugi-Laba) dan pajak, mengelola giro/cek yang didapat dari pelanggan, atau melakukan pembayaran kepada supplier, memberikan komisi pada tim penjualan, mengelola piutang penjualan, melakukan klaim atas promosi yang beragam dan terus menerus yang dilakukan oleh produsen serta lain-lain. Apabila proses bisnis kita kurang lebih seperti ini, tentunya dalam memilih software accounting cari tipe software accounting yang kelasnya ke posisi khusus Distribusi. Jadi software accounting yang bisa untuk kegiatan distribusi barang.
Berikutnya apabila proses bisnis kita sama seperti diatas, tetapi tidak memiliki kegiatan program promosi ke pelanggan yang beragam dan terus menerus, dan ada kegiatan produksi seperti membuat item baru dengan merakit beberapa produk sehingga menjadi SKU (Stock Keeping Unit) baru atau produk baru, maka carilah software accounting yang terdapat program Job Costing. Begitu pula industri rumahan yang membuat/produksi, seperti pabrik roti, pembuat sol sepatu, digital printing, dan lain-lain yang mana dalam proses bisnis ada kegiatan produksi sederhana, maka software accounting yang harus dicari adalah software accounting yang terdapat program job costing.
Selanjutnya apabila di perusahaan ternyata memiliki kegiatan selain poin nomer satu, dan ada prosuksi yang sangat kompleks maka sebaiknya menggunakan software accounting bertipe distro dan sekaligus terintegrasi dengan manufacturing. Ada software yang sejenis ini yang terintegrasi mulai penjualan, pembelian, inventory, sampai ke kegiatan produksi.
Nah, diatas adalah caranya supaya kita mendapatkan software yang benar-benar sesuai dengan apa yang kita inginkan. Lalu selain langkah-langkah diatas, ada dua tipe software yang biasanya dipasarkan yaitu yang customize dan yang sudah jadi. Ada kelebihan dan kekurangan dari pemilihan software keduanya. Sebagai anjuran sebaiknya carilah software yang sudah jadi dan sudah teruji, misalnya merek software tersebut sudah exsis diatas 5 tahun. Sedangkan untuk yang jenis customize sebaiknya berhati-hati, carilah program pembuatnya yang memiliki tim, sebab software memerlukan layanan purna jual. Sementara program yang sudah jadi umumnya didukung oleh tim yang sudah terbentuk karena klien pengguna sudah cukup banyak, sehingga mau tidak mau software house akan memaintenace setiap software yang dipakai oleh customernya.

Semoga artikel ini bermanfaat. Apabila memerlukan info yang lebih detail silahkan hubungi 0818521172 atau email ke groedu@gmail.com