Dalam menjalankan segala macam jenis kegiatan akuntansi, terjadinya kesalahan merupakan salah satu hal yang dianggap wajar terjadi. Namun, yang harus diketahui adalah bahwa tidak semua kesalahan tersebut dapat sepenuhnya ditoleransi. Karena terdapat dua jenis kesalahan dalam bidang akuntansi, yaitu:

1. Kekeliruan (error/human error).
2. Tindakan kecurangan akuntansi (fraud).

Dan Fraud inilah yang paling mengkhawatirkan karena pelakunya kemungkinan besar dengan sengaja akan melakukannya, lain halnya jika kesalahan error yang idealnya memang tidak disengaja dilakukan.

Fraud sendiri dapat dikatakan sebagai suatu tindakan kecurangan yang sudah banyak dilakukan dengan berbagai macam cara, dengan tujuan untuk memperoleh keuntungan kelompoknya sendiri atau pribadi namun bersifat merugikan pihak lainnya. Karena tindakan fraud sendiri lebih cenderung akan dilakukan secara disengaja, biasanya karyawan atau pihak-pihak yang dengan sengaja melakukannya akan berusaha untuk menyembunyikan kecurangan tindakannya tersebut.

Karena itulah mengapa tindakan fraud biasanya terlalu sulit untuk bisa terdeteksi daripada error/human error. Namun untuk tindakan fraud ini masih tetap bisa dicegah agar tidak sampai terjadi. Beberapa caranya dapat Anda perhatikan seperti di bawah ini.

Jenis-Jenis Kecurangan (Fraud) yang Banyak Terjadi Pada Perusahaan

Kecurangan/Fraud sebenarnya jenisnya berbeda-beda. Jenis-jenis ini terbagi berdasarkan dua macam hal, yaitu: antara pelaku dan tindakan. Berikut ini adalah penjelasan dari konsultan manajemen autopilot yang lebih lengkap.

1. Jenis fraud berdasarkan pelaku:

• Employee fraud : adalah berupa kecurangan akuntansi yang dilakukan oleh karyawan internal organisasi perusahaan.
• Management fraud: merupakan tindakan kecurangan akuntansi yang dilakukan oleh pihak manajemen dengan cara menggunakan laporan keuangan sebagai salah satu sarananya. Biasanya mereka yang bertujuan untuk mengelabui para pemegang kepentingan (stakeholders) perusahaan.

2. Jenis fraud berdasarkan tindakan:

• Misappropriation of assets: merupakan penyalahgunaan asset perusahaan yang dilakukan secara sengaja demi kepentingan pribadi dan golongan tertentu, biasanya paling sering dilakukan oleh karyawan, seperti contoh penggelapan dana kas perusahaan.
• Fraudulent financial reporting: adalah kesengajaan untuk mengabaikan jumlah dan pencatatan dari laporan keuangan untuk menipu para pengguna dari laporan keuangan tersebut, biasanya paling sering dilakukan oleh pihak manajemen untuk menipu para investor dan kreditur, seperti contoh overstating asset.

3. Faktor penyebab terjadinya fraud pada internal peruahaan.

Baik itu yang dilakukan oleh karyawan sendiri atau dari kalangan pihak manajemen, namun terjadinya fraud pada perusahaan biasanya lebih banyak dipengaruhi oleh beberapa jenis faktor. Dalam hal ini, faktor utama sebagai pendorong dari terjadinya tindakan fraud ini dikelompokkan menjadi dua macam jenis, yaitu:

• Faktor individual (Pribadi).

1. Karena kebutuhan, hal semacam ini berkaitan erat dengan mindset dan pandangan dari para karyawan atau pihak manajemen terhadap asset yang dimiliki oleh perusahaan, biasanya pelaku memang memiliki kebutuhan yang sangat mendesak sehingga “memaksanya” untuk melakukan tindakan kecurangan tersebut.
2. Adanya tekanan, karena adanya tekanan atau pressure yang begitu kuat dari lingkungan sekitar bisa juga memaksa orang yang sebelumnya jujur menjadi memiliki motif untuk berbuat tindakan kecurangan akuntansi, misalnya seperti karena peer pressure dari teman-teman sekantornya atau karena tertekan oleh kebutuhan hidup.
3. Rasa ketamakan yang luar biasa besar, hal ini tentu saja masih berhubungan erat dengan moral seseorang, yang mana memang masih dipengaruhi oleh lingkungan dan pandangan hidupnya.

• Faktor -faktor penyebab lain.

1. Ada kesempatan, faktor kesempatan untuk berbuat curang yang selalu ada pada setiap level karyawan, akan tetapi biasanya pihak manajemen perusahaan sendiri berpotensi lebih besar untuk melakukan hal itu karena akses yang jauh lebih luas.
2. Exposure , terjadinya fraud pada perusahaan bisa saja diam-diam banyak “menginspirasi” karyawan lain untuk melakukan hal yang serupa, karenanya setiap pelaku seharusnya dikenakan sanksi yang cukup serius.

Tips Untuk Mencegah Terjadinya Fraud pada Peruahaan

Terjadinya fraud pada internal perusahaan tentu saja dapat membawa kerugian yang tidak sedikit bagi perusahaan. Tidak hanya dari segi finansialnya saja, namun juga waktu dan tenaga untuk menyelesaikannya. Karena itulah, maka sebaiknya Anda melakukan langkah-langkah untuk pencegahan fraud sejak dari awal.

1. Menganalisa track record dan background check terhadap setiap karyawan.

Pencegahan fraud pada perusahaan sebenarnya sudah dapat Anda lakukan sejak dari awal terjadinya proses perekrutan karyawan. Sebelum memanggil seorang kandidat untuk wawancara kerja, sebaiknya lakukan terlebih dahulu background check terhadap para calon karyawan Anda, terutamanya adalah jika mereka nantinya akan bekerja dalam bidang akuntansi. Cari tahu apakah mereka pernah terlibat perbuatan-perbuatan kriminal, melanggar peraturan di tempat kerja sebelumnya. Lalu, pastikan juga bahwa semua informasi yang berada pada CV memang benar-benar terbukti seperti apa yang sudah disebutkan.

2. Perkuat kontrol internal perusahaan Anda.

Kendali atau kontrol internal merupakan upaya yang diterapkan untuk menjaga asset-asset milik perusahaan, memastikan integritas transaksi dan juga laporan keuangan, serta untuk mencegah terjadinya fraud. Cara terbaik untuk melakukan hal seperti ini adalah dengan cara membagi tugas dan tanggungjawab pada beberapa karyawan yang berbeda. Misalnya seperti, Anda bisa menugaskan salah satu karyawan untuk menangani pekerjaan kasir, satu karyawan untuk  mencatat laporan keuangan, dan satu lagi karyawan sebagai supervisornya.

Selain itu, lakukan pula kontrol internal melalui proses dokumentasi. Tujuannya adalah untuk membantu Anda dalam memninimalisir terjadinya resiko fraud. Seperti contoh, jika bukti penjualan sudah terdata dengan baik dalam sebuah dokumen, maka dalam hal ini laporan keuangan, dan si pemilik perusahaan bisa secara rutin memantau laporan tersebut untuk memastikan bahwa sama sekali tidak ada yang missed. Agar prosesnya dapat berjalan dengan lebih mudah, Anda bisa menggunakan software akuntansi yang sudah berbasis cloud. Dengan cara seperti itu, maka Anda dapat memantau laporan keuangan dari manapun dan kapanpun bahkan jika sedang tidak sedang berada di kantor sekalipun.

3. Menerapkan sistem pelaporan fraud secara anonym.

Setidaknya Anda tentu tidak bisa terus-menerus memasang mata atau cctv untuk memantau agar tidak terjadi fraud. Karena itulah, terapkan saja sebuah sistem dimana karyawan bisa melaporkan jika terjadi tindakan fraud secara anonim jika mereka mengetahuinya. Dan inilah alasannya mengapa penggunaan software accounting dapat sangat membantu perusahaan Anda. Sistem yang sudah berbasis cloud, software accounting dapat diakses dari mana saja dan kapan saja selama terdapat akses internet. Dengan cara begitu, maka karyawan bisa dengan sangat mudah untuk memantau laporan keuangan. Sebelumnya, jelaskan terlebih dahulu tindakan-tindakan seperti apa saja yang termasuk kedalam kategori fraud dan bagaimana tanda-tandanya. Beri tahukan juga kepada para karyawan Anda bahwa laporan mereka akan ditangani secara rahasia.

4. Meminta bantuan dari seorang akuntan professional dalam menangani pemeriksaan hal-hal semacam ini.

Pertimbangkanlah untuk merekrut tenaga akuntan terpercaya. Selain untuk mengelola financial perusahaan, dia juga dapat membantu Anda dalam hal menjadwalkan audit secara rutin. Biasanya, jika karyawan mengetahui bahwa perusahaan secara rutin melakukan audit atau pengecekan, maka mereka akan lebih cenderung untuk bekerja secara jujur. Selain itu, seorang akuntanpun bisa membantu Anda untuk menjaga efektivitas kontrol finansial pada internal perusahaan Anda, terlebih lagi dengan bantuan dari software akuntansi online.

Tindakan fraud pada perusahaan sebenarnya masih dapat dicegah sedini mungkin selama Anda memiliki sistem akuntansi yang sudah serba tersistematis dan bisa dipantau secara real-time. Dan penggunaan software accounting dapat menjadi salah satu pilihan yang paling tepat. Mulai dari menyusun laporan keuangan, mengelola invoice, sampai dengan stok gudang, semuanya bisa dilakukan menggunakan satu software. Apabila pembaca membutuhkan informasi lebih lanjut mengenai artikel di atas dan software HRD & Payroll, membutuhkan bimbingan dalam pembuatan SOP manufacturing, membutuhkan software accounting dan Job costing, silahkan hubungi groedu@gmail.com atau kontak 081-8521172 atau 081-252-982900. Kami siap membantu! Terimakasih dan salam sukses.