Di tempat kerja modern, produktivitas tingkat tinggi adalah yang diharapkan manajer dari karyawan mereka. Standar ditetapkan tinggi karena mereka harus bekerja dalam masyarakat sesuai permintaan. Bisnis dipaksa untuk mengikuti permintaan pelanggan mereka karena persaingan yang ketat, dan jika satu bisnis tidak dapat memuaskan selera masyarakat yang menuntut dan sering berubah-ubah, itu tidak akan bertahan.
Aset terbesar yang dimiliki bisnis apa pun adalah tenaga kerjanya, dan jika karyawan terlalu banyak bekerja dan kewalahan, mereka mungkin merasa sulit untuk menyelesaikan semua tugas yang diberikan. Berikut beberapa cara Anda dapat membantu karyawan Anda mengelola beban kerja mereka.
1. Pahami mengapa beberapa anggota tim tidak produktif
Sementara beberapa anggota tim memiliki lebih dari sekadar bagian pekerjaan yang harus mereka lakukan, yang lain mungkin tidak cukup. Jika ada ketidakseimbangan beban kerja, Anda perlu mencari tahu mengapa anggota tim individu berkinerja buruk dan mendistribusikan ulang pekerjaan secara merata. Misalnya, mereka mungkin merasa sulit untuk menyelesaikan proyek tertentu atau mendedikasikan terlalu banyak waktu untuk tugas yang salah.
Mendekati anggota tim tentang kinerja mereka yang rendah tidak pernah mudah. Namun, penting untuk berbicara dengan karyawan untuk mencari tahu mengapa inefisiensi terjadi dan bagaimana Anda dapat membantu mereka memprioritaskan tugas yang tepat dan meningkatkan keterampilan manajemen waktu mereka. Dengan cara ini, Anda dapat menyeimbangkan beban kerja seluruh tim Anda.
2. Buat alur kerja yang transparan dengan proses persetujuan
Saat Anda menetapkan tugas, penting bagi Anda untuk mendapatkan semua orang di halaman yang sama dengan mengatur alur kerja yang jelas dan proses persetujuan. Anda tidak ingin seseorang memulai proyek dan kemudian terjebak karena tidak ada orang yang mengambil alih tanggung jawab. Alur kerja yang tidak jelas menyebabkan proyek yang hilang dan klien yang tidak bahagia.
Tetapkan alur kerja yang jelas, sehingga semua orang memahami siapa melakukan apa dan kapan. Misalnya, tentukan siapa yang akan mengedit, siapa yang akan menyetujui, dan siapa yang akan mengirim konten ke klien setelah draf pertama siap.
Pastikan untuk mendelegasikan tugas ini ke anggota tim yang berbeda, sehingga Anda tidak membebani siapa pun dengan meminta mereka mengedit, menyetujui, dan mengirim konten untuk semua akun klien. Pastikan untuk mendokumentasikan alur kerja sehingga jika ada yang lupa suatu langkah, mereka dapat mengandalkan dokumen tertentu untuk mengaturnya di jalur yang benar.
3. Prioritaskan tugas
Sebelum Anda berhasil mendistribusikan beban kerja tim Anda, Anda harus memprioritaskan tugas terlebih dahulu. Tidak setiap pekerjaan menjadi prioritas, jadi penting untuk menemukan keseimbangan yang tepat untuk membantu anggota tim menangani tugas sehari-hari dengan proyek yang lebih mendesak yang mungkin muncul.
Pertimbangkan daftar tugas Anda dan atur sesuai urutan kepentingannya. Jika Anda memiliki proyek prioritas tinggi dan seseorang yang dapat menyelesaikannya dengan cepat, pastikan untuk menetapkan tugas itu terlebih dahulu.
Memprioritaskan tugas akan membantu karyawan merencanakan hari kerja mereka dengan tepat dan meningkatkan efisiensi mereka.
4. Jaga jalur komunikasi tetap terbuka
Sangat penting untuk membangun hubungan dengan karyawan di mana mereka merasa cukup nyaman untuk datang kepada Anda dan mendiskusikan proyek yang sedang berlangsung. Karyawan yang terlalu banyak bekerja yang menganggap Anda tidak dapat didekati cenderung tidak produktif.
Tidak setiap anggota tim akan merasa nyaman menyuarakan pemikiran mereka. Namun, Anda dapat membuat survei anonim untuk mendapatkan umpan balik dari karyawan Anda tentang distribusi beban kerja. Anda dapat mencari tahu apakah semua orang di tim menganggap beban kerjanya adil, atau mendapatkan saran tentang cara menyelesaikan masalah.
Menjadi pemimpin yang mampu mengerti kondisi karyawan adalah sosoj pemimpin idaman yang diinginkan oleh karyawan. Anda akan disegani dan dihormati. Jika Anda merasa seperti belum melakukan tugas pemimpin dengan benar atau belum mengeluarkan potensi kepemimpinan Anda dengan maksimal dikarenakan kurangnya pengetahuan perihal kepemimpinan. Kami memiliki program pelatihan kepemimpinan atau manajerial skill yang sudah terbukti selama puluhan tahun. Anda ingin mengikutinya? Silahkan hubungi kami melalui email groedu@gmail.com, atau bisa langsung menghubungi kami melalui nomor whatsapp 0812-5298-2900. Kami siap membantu Anda.