Sebagai seorang pemimpin, Anda memiliki tanggung jawab besar untuk menjaga anggota tim Anda tetap fokus, produktif, dan tetap pada jalurnya. Kamu juga harus pastikan bahwa beban kerja tim Anda terbagi secara adil. Jika Anda bekerja terlalu keras terhadap orang yang berkinerja tinggi, Anda akan kehilangan mereka karena mereka mulai membenci kenyataan bahwa mereka melakukan lebih banyak.

Terlepas dari skalanya, strategi utama dalam penanganan beban kerja yang sukses didasarkan pada prinsip yang sama: visibilitas tim, pendekatan berdasarkan data, dan budaya tim

Manajemen beban kerja adalah proses mendistribusikan dan mengelola pekerjaan secara efisien ke seluruh tim Anda. Ketika berhasil dilakukan, manajemen beban kerja memaksimalkan kinerja karyawan dan membantu menghilangkan kekacauan, membuat Anda dan tim Anda merasa puas di penghujung hari alih-alih kewalahan. Anggota tim akan merasa percaya diri dengan volume pekerjaan mereka dan memberikan pekerjaan berkualitas lebih tinggi dengan kecepatan yang lebih cepat. Menyeimbangkan beban kerja tim Anda bukanlah tugas yang mudah dan di sini akan kami sampaikan beberapa cara yang semoga bisa membantu Anda.

1. Cari tahu beban kerja dan kapasitas tim Anda

Dengan pekerjaan tim Anda yang tersebar di berbagai tempat bisanya akan terasa sulit untuk memahami seberapa banyak total pekerjaan yang perlu Anda tangani. Memiliki pengetahuan itu adalah kunci untuk mengetahui seberapa banyak yang dilakukan setiap anggota tim atau apa yang dapat mereka lakukan. Anda dapat melewatinya dan mencari tahu apa sebenarnya beban kerja tim Anda dengan menyusun rencana seperti berikut:

• Kumpulkan daftar lengkap proyek dan proses yang menjadi tanggung jawab tim Anda. Ini bisa berupa proyek yang dikendarai tim Anda, atau pekerjaan lintas fungsi yang akan mereka kontribusikan.
• Tentukan ruang lingkup dan waktu pengerjaan masing-masing. Apakah ini proyek besar dan kompleks dengan banyak kiriman atau apakah cakupannya lebih kecil? Berapa banyak dari setiap proyek atau proses yang menjadi tanggung jawab tim Anda?
• Bagi proyek menjadi tugas dan alur kerja yang lebih kecil. Setelah Anda memahami gambaran besar tentang pekerjaan tim Anda, bagi menjadi bagian-bagian yang lebih kecil sehingga Anda dapat mengetahui seperti apa muatan mingguan atau harian mereka.
• Prioritaskan pekerjaan berdasarkan kepentingan dan urgensi. Dengan cara ini, Anda juga akan tahu apa yang perlu ditangani tim Anda terlebih dahulu dan dapat menjadwalkan dengan lebih baik kapan Anda akan mengerjakan setiap proyek.

2. Alokasikan sumber daya dan uraikan beban kerja individu

Sekarang setelah Anda memiliki gambaran umum tentang semua yang perlu dilakukan tim Anda, sekarang Anda dapat mengetahui siapa yang akan mengerjakan apa dan kapan. Berikut lima hal yang dapat Anda lakukan sebagai pemimpin tim untuk menjaga beban kerja semua orang tetap seimbang dan terkelola:

• Tetapkan pekerjaan dengan prioritas tertinggi terlebih dahulu. Urutkan daftar tugas dan proyek tim Anda berdasarkan prioritas, dan kerjakan menyusun prioritas utama terlebih dahulu.
• Saldo mulai dan tanggal jatuh tempo. Sekarang Anda tahu siapa yang akan melakukan apa, jadwalkan di setiap tugas atau proyek. Gunakan garis waktu atau kalender untuk memvisualisasikan beban kerja Anda, sehingga Anda dapat menyeimbangkan beban kerja setiap individu.
• Pastikan Anda mencocokkan orang yang tepat untuk setiap tugas atau proyek. Pertimbangkan ketersediaan mereka, serta keahlian dan pengalaman mereka.
• Libatkan tim Anda dalam percakapandengan menanyakan bandwidth ekstra apa yang mereka yakini. Mereka tidak hanya akan paling mengetahui beban kerja dan kapasitas mereka sendiri, tetapi mereka juga akan merasa lebih berdaya saat Anda melibatkan mereka dalam perencanaan.
• Selalu beri tahu seseorang mengapa Anda memberikan tugas tertentu kepada mereka. Ini adalah cara yang bagus untuk meningkatkan keterlibatan dan menetapkan ekspektasi sejak awal.

3. Periksa dengan anggota tim Anda dan sesuaikan beban kerja sesuai kebutuhan

Untuk melacak bagaimana setiap anggota tim mengelola beban kerja mereka saat ini, jadilah proaktif dengan mengatur  check-in anggota tim Anda secara rutin untuk pembaruan. Jika check-in tersebut mengungkapkan bahwa seorang anggota tim merasa dibebani dengan tanggung jawab, periksa lagi untuk melihat siapa yang lain yang mungkin dapat melakukan hal tersebut. Saat Anda menugaskan ulang tugas atau proyek, pastikan untuk berkomunikasi dengan tim Anda tentang perubahan tersebut sehingga mereka memahami mengapa mereka sekarang ditarik ke arah yang berbeda. Pertimbangkan peluang pelatihan untuk membantu mereka menjadi lebih efisien dan terorganisir dan selalu mengenali kerja keras anggota tim Anda.

4. Meningkatkan efisiensi tim saat beban kerja terasa berat

Meskipun Anda terutama berfokus pada gambaran besarnya, dorong tim Anda untuk mengembangkan sistem mereka sendiri untuk mengelola beban kerja mereka. Ketika ada banyak hal yang harus dilakukan, penting bagi mereka untuk melakukan hal yang benar dan efisien. Berikut ini yang bisa Anda lakukan:

• Menyarankan metode prioritas yang sesuai dengan gaya masing-masing.
• Minimalkan jumlah rapat tim Anda diminta untuk hadir. Temukan cara baru untuk berkomunikasi yang tidak membutuhkan banyak waktu.
• Bantu tim Anda memahami manajemen proyek dan bagaimana rencana yang terorganisir bisa menghemat waktu.

Sekali lagi Anda perlu Ingat bahwa manajemen beban kerja adalah tentang menugaskan pekerjaan secara efisien, mengelola tugas-tugas tersebut, dan memperbarui pemangku kepentingan pada proyek Anda. Kiat yang telah kami uraikan di atas semoga dapat membantu Anda. Jika Anda membutuhkan informasi lebih lengkap perihal manajemen beban kerja karyawan Anda. Silahkan hubungi kami melalui email groedu@gmail.com, atau bisa langsung menghubungi kami melalui nomor whatsapp 0812-5298-2900. Kami siap membantu Anda.