Sulit untuk menemukan karyawan yang hebat. Setelah Anda melakukannya, hal terakhir yang Anda dapatkan adalah kehilangan karyawan ini dan harus merekrut yang baru. Ini mahal, dan membutuhkan waktu. Sayangnya, salah satu alasan karyawan berhenti dari pekerjaannya adalah karena masalah penjadwalan.
Jadi, bagaimana Anda menghindari tantangan penjadwalan, dan membuat karyawan terbaik Anda senang? Jawabannya adalah mengembangkan rencana penjadwalan dan menaatinya. Sebelum membahas solusinya, mari kita bicara tentang beberapa masalah penjadwalan karyawan yang umum di tempat kerja hari ini.
1. Tidak cukup karyawan
Sekarang, Anda memiliki lebih sedikit karyawan yang dijadwalkan daripada yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan tepat waktu. Atau katakanlah Anda tidak yakin bagaimana menjadwalkan staf ritel karena Anda memiliki arus pelanggan yang tidak terduga karena ada acara besar di kota. Terlepas dari industri, kekurangan staf dapat menyebabkan mimpi buruk terhadap layanan pelanggan. Tidak hanya untuk moral tim, tetapi juga untuk penjualan dan pengalaman pelanggan.
Solusinya adalah mekrut karyawan yang cukup.
Jika salah satu masalah penjadwalan Anda adalah Anda tidak memiliki cukup karyawan untuk melakukan pekerjaan itu, maka Anda perlu mempekerjakan lebih banyak.
Terkadang sulit untuk mengetahui berapa banyak karyawan yang Anda perlukan jika Anda baru memulai. Jika Anda adalah bisnis kecil, biasanya Anda tidak ingin ada biaya tambahan.
Masalahnya adalah Anda juga tidak ingin mengusir calon pelanggan dengan tidak memiliki staf yang memadai. Sangat penting untuk melihat lalu lintas dan pola penjualan masa lalu sehingga Anda tidak dibiarkan berebut untuk mempekerjakan karyawan pada menit terakhir.
2. Penjadwalan yang berlebihan
Di sisi lain, menjadwalkan seorang karyawan selama berjam-jam akan menyebabkan kelelahan dan menyebabkan berhenti. Anda perlu memaksimalkan jadwal sehingga setiap orang mendapatkan jam yang mereka inginkan sambil membatasi kelelahan dan lembur.
Solusinya adalah tawarkan waktu antar shift.
Tidak ada orang yang ingin bekerja terlalu keras. Pastikan karyawan Anda memiliki banyak istirahat dan waktu yang direncanakan di antara shift. Penting juga untuk mengomunikasikan hal ini selama proses perekrutan. Biarkan karyawan Anda tahu bahwa Anda menghargai budaya perusahaan dan bahwa Anda adalah sebuah tim. Misalnya, jika Anda berada di ritel dan buka tujuh hari seminggu, berikan karyawan dua hari libur yang sama per minggu. Dengan begitu, karyawan memiliki cukup waktu pribadi dan istirahat dari pekerjaan. Plus, minggu kerja yang direncanakan yang dapat mereka ikuti dan gunakan untuk membangun rutinitas.
3. Hari sakit dan ketidakhadiran yang tidak terduga
Tantangan penjadwalan umum termasuk ketika seorang karyawan perlu mengambil cuti. Katakanlah karyawan Anda sakit dan Anda tidak memiliki karyawan sementara untuk menggantikan karyawan yang sakit ini. Ya, tentu saja kondisi seperti ini bisa membuat Anda sakit kepala. Ini menandakan bahwa shift kerja perlu diatur. Anda memiliki bisnis untuk dijalankan, tetapi Anda juga ingin menjadi manajer yang adil ketika masalah pribadi muncul.
Solusinya adalah melakukan praktik terbaik manajemen absensi.
Dengan memiliki sistem penjadwalan, mudah untuk melihat siapa yang tidak bekerja pada hari libur yang tidak terduga. Hubungi karyawan ini untuk melihat siapa yang dapat menangani shift tambahan ini dan menawarkan insentif untuk melakukannya. Misalnya, berikan karyawan ini beberapa hari libur ekstra atau tawarkan beberapa upah lembur.
4. Waktu istirahat yang direncanakan
Tidak ada karyawan yang dapat bekerja tanpa istirahat. Selain itu, semua orang menginginkan liburan atau hari pribadi. Katakanlah misalnya Anda mempekerjakan banyak orang tua yang semuanya tinggal di kota yang sama dan memiliki liburan musim semi yang sama. Bagaimana Anda menjadwalkan ketika setiap karyawan meminta hari libur yang sama?
Solusinya adalah merampingkan hari liburan.
Salah satu tantangan penjadwalan termasuk perencanaan hari libur.
Ketika semua karyawan Anda menginginkan waktu istirahat di sekitar hari libur tertentu, sulit untuk menjadwalkannya dengan benar. Menggunakan aplikasi penjadwalan karyawan memungkinkan Anda untuk menyetujui, menolak, dan melacak waktu istirahat karyawan yang dibayar termasuk liburan. Plus, karyawan dapat merencanakan ke depan dengan mengetahui hari apa mereka disetujui untuk lepas landas.
5. Perputaran karyawan
Anda mencoba untuk menghindari pergantian staf sebanyak mungkin. Sayangnya, orang-orang meninggalkan perusahaan dan terkadang ini adalah keadaan di luar kendali Anda. Namun, ini menciptakan masalah penjadwalan yang besar ketika Anda memiliki banyak waktu tanpa cakupan karyawan.
Solusinya adalah merencanakan pergantian karyawan.
Karyawan berhenti dari pekerjaan sepanjang waktu karena beberapa alasan. Tetapi Anda dapat mengurangi omset Anda dengan menerapkan tips retensi karyawan. Misalnya, komunikasikan perubahan shift menit terakhir sebelumnya, bangun kepercayaan antara Anda dan karyawan Anda, dan berterus terang tentang harapan.
Setiap industri memiliki serangkaian masalah penjadwalan karyawannya sendiri. Namun, dengan memanfaatkan solusi ini akan membantu meminimalkan pergantian karyawan, masalah komunikasi, dan membantu merencanakan penjadwalan yang mulus dari tahun ke tahun.