PENTINGNYA BUSINESS PROCESS AUTOMATION BAGI MASA DEPAN BISNIS


Untuk memastikan karyawan tidak melewatkan langkah-langkah dalam alur kerja, mengabaikan detail, mengulangi tugas yang tidak perlu, atau mengabaikan tugas sebelum selesai, bisnis menetapkan proses standar. Proses bisnis ini memastikan kepatuhan dan kesesuaian dalam cara perusahaan beroperasi. Oleh karena itu, proses bisnis harus tetap konsisten atas eksekusi yang berulang. Di sinilah business process automation (BPA) diperlukan.

Apa itu Business Process Automation (BPA)?

BPA mengacu pada kodifikasi dan secara terprogram menggabungkan serangkaian aplikasi perangkat lunak yang terhubung untuk mengotomatisasi proses dan alur kerja di seluruh departemen bisnis agar terjadi tanpa campur tangan manusia secara manual. Lebih dari berfokus pada tugas individu, BPA berfokus pada proses secara keseluruhan.

Meskipun beberapa proses bisnis seperti pengisian formulir dan pencatatan dilakukan secara otomatis, BPA adalah tentang fungsi yang lebih canggih yang terlibat dalam menjalankan bisnis, seperti memproses penggajian atau melacak inventaris, misalnya.

Bagaimana cara kerja business process automation?

Business process automation menggunakan perangkat lunak untuk mengotomatisasi tugas berulang yang memerlukan upaya manual. Ada berbagai metode untuk mengotomatisasi tugas, dan pengguna akan berinteraksi dengan setiap metode secara berbeda.

Secara keseluruhan, BPA dapat didefinisikan sebagai perangkat lunak yang melakukan tugas yang sama berulang kali dan dengan cara yang persis sama sampai penggunaannya diubah atau dihapus.

Baca juga artikel terkait: TIPS MEMBUAT MANAJEMEN AUTOPILOT YANG EFEKTIF

Proses bisnis apa yang dapat diotomatisasi?

Ada dua kategori fungsi bisnis: inti dan dukungan. Fungsi inti adalah kegiatan yang menghasilkan pendapatan bagi bisnis. Inilah alasan utama bisnis itu ada—dan semoga berhasil. Fungsi pendukung adalah kegiatan sekunder yang mendukung fungsi inti.

Bisnis menggunakan BPA untuk mengotomatisasi berbagai langkah baik dalam fungsi inti maupun fungsi pendukung untuk meningkatkan efisiensi dan mengurangi biaya.

Fungsi pendukung adalah aktivitas yang paling mungkin dilakukan oleh perusahaan untuk dialihdayakan, diinsource, atau didekati. Dengan demikian, BPA dapat memotong atau menghilangkan biaya outsourcing ini. Banyak perusahaan menggunakan BPA untuk fungsi pendukung sehingga mereka dapat menyalurkan upaya karyawan semata-mata untuk kegiatan yang menghasilkan pendapatan. Contoh fungsi BPA termasuk dukungan otomatis dalam:

  1. Distribusi/logistik – Contohnya termasuk perutean pengiriman otomatis, pelabelan, dan pelacakan.
  2. Pemasaran dan penjualan – Contohnya termasuk email pemasaran otomatis, proposal penjualan, pelacakan dan laporan penjualan.
  3. Layanan TI dan teknis – Contohnya termasuk pemeliharaan otomatis dan laporan status, tiket masalah dan resolusi, dan laporan swalayan otomatis.
  4. Tugas administratif – Contohnya termasuk fungsi SDM otomatis seperti pendaftaran tunjangan karyawan dan pelacakan distribusi, dan penggajian otomatis dari pelacakan waktu hingga perhitungan pemotongan pajak hingga pemrosesan pembayaran.

Mengapa Otomasi Penting?

BPA meningkatkan kepatuhan sehingga bisnis tidak melanggar peraturan dan menimbulkan denda dan biaya yang besar—itu juga menerapkan kontrol pada bisnis untuk mengurangi penipuan dan pencurian di dalam perusahaan. Hal ini juga dapat mempercepat proses sehingga pekerjaan selesai lebih cepat dan dengan pengulangan yang lebih sedikit. Pikirkan, misalnya, perangkat lunak yang melacak persetujuan berbagai manajer atas pesanan pembelian, vs. seorang karyawan yang meminta manajernya untuk menandatangani satu per satu.

BPA juga menstandardisasi proses bisnis, yang dapat membantu menghilangkan bias dan prasangka yang mungkin dibawa karyawan ke tugas tertentu (misalnya, karyawan SDM memilih kandidat mana yang akan diwawancarai vs. sistem otomatis yang membuat pilihan berdasarkan persyaratan yang telah ditentukan sebelumnya). Ini secara substansial mengurangi kesalahan (misalnya, bahwa karyawan HR lupa mengirim email undangan wawancara) dan meningkatkan efisiensi. Selanjutnya, BPA membebaskan pekerja dari tugas-tugas monoton (seperti menguraikan lamaran kerja online kandidat), meningkatkan pengalaman karyawan dan pelanggan.

Pada akhirnya, otomatisasi membuat bisnis lebih kompetitif dan dengan demikian lebih mungkin menguntungkan.

Semoga bermanfaat.

Dan jika Anda membutuhkan konsultan untuk membantu bisnis Anda agar bisa autopilot. Kami siap membantu.

ANDA JALAN-JALAN, BISNIS ANDA TETAP JALAN

Silahkan hubungi kami melalui email groedu@gmail.com, atau bisa langsung menghubungi kami melalui nomor WhatsApp 0812-5298-2900.