Bermigrasi dari proses operasional (manual) terhadap proses terkomputerisasi menggunakan (software accounting) pada kebanyakan perusahaan diakui oleh sebagian besar pengusaha memang tidaklah mudah, beberapa dari mereka umumnya membutuhkan waktu proses peralihan yang sangat panjang. Diantara penyebab-penyebab utama mengapa dapat terjadi hal yang demikian bahkan mungkin seringkali mengalami kegagalan peralihan ditengah jalan setiap kali akan mencoba untuk menerapkan software accounting. Antara lain adalah karena :
1. Para pegawai merasa sudah terbiasa bekerja dengan menggunakan pola kerja lama, khususnya saat bekerja sudah terbiasa melakukannya dengan cara yanga manual. Walaupun jika sudah mulai menggunakan software, mereka lebih cenderung harus beradaptasi beberapa saat agar dapat mempelajarinya bagaiman cara untuk menggunakan software baru tersebut. Khusus untuk cara penggunaan pada umumnya memang mudah untuk bisa diatasi, namun untuk yang berpikir belum mampu menghilangkan pola lama dalam bekerja memang harus membutuhkan waktu untuk terbiasa dengan program tersebut.
2. Pihak direksi selaku pimpinan perusahaan tidak mampu berkomitmen dengan total (percaya sepenuhnya) terhadap perubahan migrasi tersebut. Sehingga jika terdapat karyawan yang mulai tidak nyaman dan agak keberatan untuk menggunakan software accounting tersebut, maka pimpinan (pihak direksi selaku pemilik usaha) hanya mampu untuk menurut saja yang didasari atas adanya perasaan “ketakutan” untuk kehilangan karyawan yang menurutnya sudah sangat bisa dipercaya, mampu mengambil kendali sebagai wakil pimpinan apabila pimpinan sedang tidak ada atau sedang berhalangan untuk hadir diperusahaan.
3. Permasalahan lainnya yang dirasa sangat fatal adalah jika nomor satu dan nomor dua tidak ada permasalahan yang serius, namun perusahaan sama sekali belum memiliki sistem organisasi management yang benar-benar baku dan tersusun dengan rapi. Yang mana fungsi-fungsi dari setiap jabatan seringkali tidak beraturan dan tumpang tindih tanpa adanya kejelasan yang pasti, sehingga sangat beresiko tinggi untuk munculnya berbagai macam kecurangan-kecurangan yang dilakukan oleh para karyawannya. Kekacauan yang seperti ini akan sangat beresiko tinggi yang menyebabkan terjadinya kegagalan dalam penerapan software accounting, dimana penggunaan software accounting ini sangat membutuhkan fungsi-fungsi (hak akses) yang jelas dan terspesialisasi dari setiap masing-masing jabatan karyawan. Software akuntansi pada dasarnya sengaja didesain sesuai dengan fungsi-fungsi yang terspesialisasi masing-masing, sehingga karyawan dapat saling mengontrol pekerjaan satu dengan yang lainnya.
Solusi dari ketiga poin masalah diatas adalah dengan mengikuti prosedur-prosedur yang harus dilakukan sebelum akhirnya memutuskan untuk menggunakan software akuntansi, prosedur-prosedur tersebut antara lain adalah :
1.Memperbaiki dan Menyusun Ulang Struktur Organisasi Perusahaan.
Memperbaiki susunan struktur organisasi perusahaan, selain untuk mengetahui fungsi-fungsi jabatan sesungguhnya yang ada dalam struktur organisasi juga untuk efisiensi pengelolaan sumber daya manusia yang ada di dalam perusahaan. Usahakan jangan sampai terlalu banyak orang yang mengisi fungsi yang sama, sehingga penggunaan software pada akhirnya nanti benar-benar akan dapat membantu sesuai dengan fungsi masing-masing jabatan karyawan.
Apabila software akuntansi yang sudah dibeli tersebut berdasarkan licensi (pengguna), maka struktur organisasi yang dibuat akan dapat membantu setiap bagian mana yang membutuhkan licensi tambahan. Kerena akan percuma jika memberikan licensi pada komputer karyawan yang sama sekali tidak berhak atau berkepentingan terhadap penggunaan software akuntansi tersebut. Karena kesalah pahaman inilah yang akhirnya menjadikan kekeliruan yang fatal sehingga perusahaan akan buang-buang anggaran keuangannya dengan sia-sia karena sebelumnya tidak mampu dalam menetapkan terlebih dahulu tentang kejelasan posisi siapa saja yang akan menggunakan (menginput data) dan siapa saja yang berhak untuk mengatur otorisasi dan yang hanya sekedar diperbolehkan untuk membaca laporan atau yang hanya mampu untuk menginput transaksi saja.
2. Mengatur Susunan Uraian Tugas Masing-Masing Jabatan (Job Description).
Langkah selanjutnya adalah dengan mengatur susunan uraian tugas (job description) merupakan salah satu cara agar dapat memastikan posisi pekerjaan masing-masing jabatan karyawan agar tidak sampai tumpang tindih (over lapping) atau terjadinya kerancuan jabatan sehingga akan memudahkan bagi para trainer sofware accounting untuk dapat mengatur hak akses penggunaan software sesuai dengan jabatannya masing-masing, karena tidak semua fitur dari software accounting yang berhak untuk dibuka oleh setiap karyawan yang sekali tidak memiliki kepentingan terhadap fitur tersebut.
3. Mempersiapkan SOP (Standard Operasional Prosedure).
Mempersiapkan susunan standard operasional prosedure agar kinerja dari para karyawan memiliki alur yang jelas dan sudah sangat standard, sehingga penggunaan software dapat berjalan dengan baik. Penggunaan SOP (Standard operasional procedure) memang tidak bisa dibuat hanya dalam waktu yang singkat, dan biasanya membutuhkan campur tangan dari pihak ketiga (konsultan) yang dapat mengawasi segala proses bisnis yang rawan dan penting dalam setiap strukur organisasi perusahaan. Minimal penyusunan SOP hanya secara garis besar saja, yaitu berupa flow-flow (alur-alur) inti dari suatu proses bisnis. Lalu mengambil dari prosedur job description sebagai dasar utama dalam pembuatan SOP. SOP sederhana dapat dibuat sesuai dengan versi masing-masing perusahaan agar penggunaan software dapat mengikuti jalur yang sudah ditentukan oleh susunan SOP tersebut.
4. Lakukan Identifikasi Terhadap Hak Akses Setiap Jabatan.
Melakukan indentifikasi terhadap job description yang langsung berhubungan dengan proses input data, editing, otorisasi dan hanya mamp untuk membaca laporan saja. Setelah itu segara pilah-pilah setiap masing-masing aktivitas kunci tersebut agar dapat dipergunakan sebagai petunjuk “training terhadap software akuntansi” yang berhubungan dengan segala aktivitas kunci tersebut. Pada umumnya jika sudah ditentukan hak aksesnya masing-masing, maka setelah penggunaan software accounting akan dapat meminimalisir kesalahan, memperkecil resiko pengubahan data dan keamanan data sudah terjamin dengan sangat baik.
5. Mempersiapkan Data Penting Sebelum Akhrinya Software Akuntansi Mulai Digunakan.
Persiapan selanjutnya setelah poin 1 sampai dengan poin 4 sudah terpenuhi semua adalah mempersiapkan untuk menginput atau meng-copi paste data penting yang dimiliki oleh perusahaan saat ini, seperti halnya data customer, data supplier, data hutang usaha, data piutang penjualan, data aktiva, modal yang disetor, data inventory (umumnya dilakukan ketika akan cut off atau peralihan bulan/tahun berikutnya) serta data-data pendukung lainnya yang dibutuhkan adalah agar penggunaan software accounting menjadi mudah. Data-data tersebut di input pada format excel lalu diimport ke dalam software yang sudah terinstal dikomputer. Melalui teknik seperti ini, karyawan tidak perlu lagi harus dibuat susah ketika harus melakukan input satu persatu didalam software accounting yang tentu saja masih sangat kurang lancar pada saat masa training. Hal seperti inilah yang seringkali merupakan penyebab kenapa penggunaan software seringkali mengalami kegagalan ditengah jalan.
6. Menginstal Software Akuntansi Pada Tiap-Tiap Komputer.
Jika poin-poin di atas sudah selesai dan sudah terpenuhi maka trainer software accounting sudah sepenuh diperkenankan untuk melakukan instalasi software accounting. Apabila software sudah terinstal setidaknya karyawan sudah siap untuk mulai menggunakan software yang sudah dibeli sepenuhnya oleh perusahaan dalam rangka untuk lebih mengefektifkan pekerjaan masing-masing, dan untuk meminimalkan terjadinya resiko kehilangan, serta dalam rangka memaksimalkan profit perusahaan.
7. Mulai Melakukan Training Berdasarkan Uraian Pekerjaan dan Hak Akses.
Training yang akan dilakukan lebih berfokus kepada masing-masing uraian pekerjaan masing-masing jabatan karyawan. Baik itu adalah yang memiliki hak otorisasi tertinggi, yang hanya bagian input, atau yang hanya membaca laporan saja. Jika sudah diatur dengan baik mulai dari langkah 1 sampai dengan langkah 5 maka sudah pasti terjamin proses training akan dapat berjalan dengan lancar dan penggunaan software akan dapat terlaksana dengan baik dan benar.
8. Melakukan Monitoring dan Evaluasi Proses Input Data dan Laporan.
Agar dapat mengevaluasi sampai sejauh mana tingkat pemahaman dari proses training sebelumnya apakah sudah tersampaikan dengan baik, maka dari pihak trainer software accounting dan pihak ketiga (konsultan, jika memang memakai jasa tambahan konsultan) dapat dengan mudah memastikan apakah proses input data sudah benar atau belum, sudah sesuai dengan akun-akun yang benar dan sesuai dengan prosedur-prosedur yang sudah ditetapkan sebelumnya. Evaluasi ini dapat terlihat dari hasil laporan laba-rugi maupun output neraca serta laporan-laporan lainnya yang ingin dicocokan oleh pihak manajemen perusahaan. Langkah-langkah tersebut diatas jika sudah dilakukan dengan baik maka perusahaan sudah benar-benar berhasil dalam menggunakan software akuntansinya dengan sangat baik.
Apabila pembaca membutuhkan bimbingan dan pendampingan migrasi akutansi manual ke software akutansi, silahkan hubungi 0818521172, atau email ke groedu@gmail.com atau groedu_inti@hotmail.com.