Sebelum menggunakan software accounting sebaiknya menyiapkan apa saja yang dibutuhkan agar ketika software digunakan bisa berjalan dengan lancar. Pengalaman membuktikan tanpa persiapan yang baik, software accounting sebaik apapun akan gagal di pakai oleh perusahaan. Sehingga perusahaan akan buang-buang waktu saja dalam menggunakan software baru tersebut. Dari pada macet dan tidak terimplementasikan sebaiknya lakukan persiapan dengan matang. Lalu apa saja yang mesti disiapkan agar implementasi software bisa berjalan dengan baik? Antara lain adalah :

• Buatlah daftar aktiva atau harta yang selama ini dipakai dalam operasional perusahaan.
• Buatlah daftar pelanggan.
• Buatlah daftar Piutang penjualan pelanggan.
• Buatlah daftar supplier.
• Buatlah daftar hutang dagang ke supplier.
• Buatlah daftar item barang dagangan.
• Siapkan saldo awal barang dagangan.
• Siapkan saldo awal kas perusahaan.

Daftar aktiva sangat penting disiapkan. Apa saja yang masuk dalam aktiva tersebut ? Bisa Gedung, mobil  dan sepeda motor milik perusahaan yang dioperasikan sehari-hari. Lalu harta yang ada di dalam gedung misalnya computer, genset, Lemari Besi, serta lain-lainnya yang didaftar sebagai harta perusahaan. Tujuan pembuatan daftar aktiva ini adalah agar laporan keuangan nampak, dan sesuai dengan kondisi fisik yang ada di perusahaan, serta untuk mengukur nilai asset yang digunakan oleh perusahaan dalam berbisnis. Aktiva ini nanti akan menjadi harta yang tercantum dalam Neraca perusahaan.

Daftar pelanggan sangat penting disiapkan agar tidak meng-input satu persatu. Data pelanggan ini untuk memudahkan pencarian pelanggan di system serta pembuatan master pelanggan baru. Mengapa harus dibuat? Karena perusahaan sudah berjalan maka tentunya memiliki data pelanggan tetap yang tidak boleh hilang dari daftar pelanggan tetap. Sistem akan mencatat semua data pelanggan dan berguna untuk hal-hal yang berkaitan dengan aktivitas penjualan.

Daftar piutang penjualan pelanggan juga perlu dibuat agar semua piutang penjualan yang merupakan milik perusahaan bisa terekam dalam system. Memang ada system yang mengakui piutang penjualan itu dengan tanggal pembuatan invoice sama dengan tanggal ketika daftar piutang penjualan ini (Invoice) di-export ke system software. Sehingga pihak admin wajib memiliki catatan dalam excelnya, sehingga ketika dilakukan pelunasan piutang penjualan ini langsung dicoret dari cacatan.

Daftar nama supplier sangat penting bagi perusahaan, sehingga dengan menyiapkan daftar supplier ke system perusahaan akan mendapatkan informasi : TOP (term of payment) dar supplier, NPWP supplier, harga dari supplier serta manfaat lainnya. Daftar supplier ini juga bermanfaat ketika admin membuat PO untuk supplier masing-masing, melakukan grouping produk per supplier dan lainnya. Jadi jangan remehkan atau tinggalkan data ini sebelum implementasi software accounting.

Daftar hutang dagang juga perlu disiapkan karena ini sangat penting untuk pembayaran kepada supplier, apabila tidak memiliki data hutang dagang maka dalam membayar hutang dagang juga kesulitan. Daftar hutang dagang ini juga sama halnya dengan piutang penjualan yang tanggalnya akan mengikuti ketika daftar hutang ini di-export ke software accounting. Oleh sebab itu buatlah catatan excelnya supaya memudahkan melakukan pelunasan hutang dagang jika hutang dagang sudah dibayar. Serta mengurangi kelebihan bayar ke supplier.

Daftar item barang dagangan juga perlu disiapkan agar item barang ini bisa dipakai ketika input Sales order di system. Karena item barang akan muncul dengan otomatis, selain itu daftar item barang juga bisa dipakai untuk melakukan pemesananan pembelian, pemberian harga dan lain-lain. Daftar item barang juga berguna ketika lakukan stok opname barang secara berkala.

Saldo item barang dagangan patut disiapkan adalah agar ketika melakukan transaksi di system bisa dilakukan dengan baik. Oleh karena software di- setting apabila tidak ada barang atau stok kosong maka admin tidak bisa bikin invoice. Jadi perlu dipersiapkan saldo barang dagangan perusahaan.

Terakhir siapkan kas yang ada di perusahaan, baik yang ada di Bank, dan kas tunai di brankas. Hal ini untuk mengawali sebagai saldo awal. Nah, pada saat implementasi sebaiknya melakukan cut off agar ketika implementasi software semuanya dimulai dengan baru. Bagaimana agar semua data bisa di-export ke software, salah satunya dengan menggunakan file excel. Melalui file excel maka data yang disiapkan bisa langsung diexport. Admin perussahaan tidak perlu bersusah paya melakukan inputb data satu persatu. Kalau sudah memiliki excelnya maka sesuaikan isi dengan template excel yang disarankan implementor. Semuanya pasti akan berjalan dengan lancar apabila langkah-langkah di atas dilakukan dengan seksama.

Semoga artikel ini berguna bagi pembaca. Apabila pembaca masih membutuhkan bimbingan konsultasi, membutuhkan software accounting dan implementasi software agar berhasil. Silahkan hubungi groedu@gmail.com dan kontak 0818521172 atau 081-252-98-2900. Kami siap membantu. ( Frans M. Royan)