Bagi mereka yang sudah banyak menerapkan software accounting yang sebelumnya adalah berbasis desktop kemudian sudah mulai banyak beralih kepada software yang berbasis online (cloud) yang mulai banyak beredar di pasar-pasar IT, karena kemampuannya yang dapat mengakses accounting kapan saja dan di mana saja yang merupakan salah satu keunggulan yang sudah cukup keren. Segala informasi penting tentang berbagai kelebihan software pembukuan akuntansi dari sisi sistem keamanan yang tentunya selain membuat semua pekerjaan accounting menjadi lebih mudah namun juga banyak memberikan ketenangan dalam menjalankan berbagai aktivitas bisnis.

Software accounting online banyak memberikan garansi keamanan dari adanya kehilangan atau kerusakan data, dan bahkan terhadap pencurian data. Keuntungan ini lebih dimungkinkan bahwa faktanya adalah, informasi bisnis Anda dapat tersimpan dengan sangat aman dalam server software yang berbasis online, apabila dibandingkan dengan langsung menyimpannya pada drive miliki Anda sendiri. Dan hal itu harus membuat Anda lebih tertarik untuk mengetahui tentang kualitas keamanan dari data bisnis Anda.

Terdapat beberapa saran yang harus Anda ingat untuk berbagai software accounting yang berbasis online pada umumnya.

Terdapat Tiga Pilar Penting dalam Keamanan Software Accounting Online

1. Penyimpanan Data.

Karena kita semua telah akrab dengan tata cara penyimpanan data pada file komputer. Hal pertama yang biasanya para pebisnis pikirkan adalah:

Dimana Anda menyimpan data sendiri? Aplikasi online yang baik biasanya memiliki server yang terlindungi secara aman baik dari segi fisik maupun digitalnya. Secara fisik, apakah server tersebut telah terkunci rapat dan telah diamankan dalam bangunan yang hanya boleh dimasuki oleh orang-orang yang berwenang? Secara digital, apakah hal itu aman dari hacker? Apakah terdapat backup server saat server utama sedang bermasalah?

Untuk software accounting yang berbasis online, tentu saja biasanya memiliki server fisik yang telah diamankan pada sebuah lokasi yang sangat rahasia dan benar-benar terjamin keamanannya, secara elektronik juga sudah dijamin dan data Anda tetap akan di backup sehingga tidak perlu merasa khawatir akan kehilangan data bisnis Anda yang sangat berharga tersebut.

2. Transit Data.

Hal ini sebenarnya belum terpikirkan oleh para pebisnis, mungkin Anda juga belum menyadarinya. Hal ini memang tekait dalam dalam keamanan online untuk melindungi data Anda saat sedang bergerak bolak balik dari komputer Anda kepada server. Pada dasarnya, yang dimaksud disini adalah tentang bagaimana keamanan data Anda tetap dijaga saat berpindah dari komputer kepada server utama, begitu juga sebaliknya. Saat Anda mendengarkan sesuatu seperti “enkripsi 128 bit”, artinya adalah tentang data yang masih dalam transit. Kebanyakan perbankan dan layanan berbelanja online sudah menggunakan enkripsi 256 bit untuk dapat menyimpan dan transit informasi Anda (nomor kartu kredit, misal). Enkripsi pada dasarnya berarti kode, dan semakin tinggi jumlah bit tersebut maka akan semakin sulit untuk memecahkan kode-kode agar bisa mendapatkan data Anda.

Maka untuk itu apa yang harus dilakukan? Saat Anda akan mengirim atau menerima beberapa informasi yang sensitif dan berharga kepada situs atau layanan online, pastikan untuk menyelidiki enkripsi yang digunakan, pada kebanyakan software accounting yang berbasis online biasanya akan menggunakan sistem engkripsi 256 bit dengan kunci-kunci yang dibuat secara khusus bagi setiap pengguna. Semua data Anda akan tersimpan dengan aman karena jaringan komunikasi antara Anda dan para vendor penyedia layanan akuntansi berbasis online juga telah diamankan dengan teknologi SSL untuk memastikan data sudah benar-benar aman.

3. Faktor Manusia.

Hal apapun yang dilindungi secara online dan sudah dilengkapi dengan password, merupakan hal terpenting untuk menjaga agar password Anda tetap aman. Apabila Anda hanya menuliskan kata sandi pada catatan kecil dan meletakknya diatas meja kerja, atau bahkan seringkali dimonitor komputer Anda, sudah jelas Anda akan mempermudah orang lain untuk mengakses data Anda dan (mungkin) akan bertindak jahat. Hal ini juga sama seperti tidak menyimpan nomor PIN kartu ATM Anda dalam dompet, Jika dompet Anda dicuri, Anda sudah bisa menebak apa yang akan terjadi, bukan?

Simpan password Anda secara aman, dan buatlah sesulit mungkin untuk bisa ditebak oleh orang lain. Jangan berbagi password, mengubah sandi setiap beberapa bulan. Dan sama pentingnya, apabila Anda menggunakan layanan seperti software accounting yang berbasis online yang lebih memungkinkan beberapa kolaborator dalam satu akun, pastikan semua kolaborator Anda dapat mengambil langkah-langkah keamanan juga.

Manfaat Software Accounting Berbasis Online untuk Keberlangsungan Bisnis

Setidaknya Anda harus mengambil tindakan pencegahan yang mungkin saja terdengar menyusahkan. Akan tetapi software accounting online memiliki manfaat yang sangat besar apabila dibandingkan dengan software akuntansi yang berbasis desktop. Seperti berikut:

1.    Dengan menggunakan sistem akuntansi berbasis online Anda tidak perlu khawatir saat bisnis Anda bencana alam, kebakaran, atau jika komputer Anda rusak, hilang atau dicuri, maka Anda sudah memiliki backup untuk data Anda yang dulu.
2.    Apabila informasi akuntansi Anda sudah dibackup, kapan terakhir kali Anda melakukan itu? Pasti Anda dapat memulihkannya kembali.
3.    Apakah backup Anda berada di lokasi yang sama dengan komputer Anda? Misalnya, jika terjadi banjir atau kebakaran di kantor Anda, akan selalu ada komputer dan backup Anda tidak akan hancur jika data Anda sudah tersimpan pada server online.
4.    Dengan menggunakan software accounting berbasis online maka data dari para pengguna akan selalu dapat dibackup secara otomatis. Dengan cara itu, keamanan dan kelangsungan informasi bisnis dengan layanan online daripada menggunakan software desktop yang harus diinstall pada komputer. Jaringan komunikasi antara para pengguna dan software accounting online juga diamankan dengan teknologi SSL untuk dapat memastikan data benar-benar aman. Sekarang tunggu apa lagi?

Apabila pembaca membutuhkan bantuan dan pendampingan tentang perkembangan bisnis dan konsultasi bisnis atau seputar software akuntansi, silahkan hubungi 0818521172, Office : 031-21100152 atau email ke groedu@gmail.com bisa juga groedu_inti@hotmail.com