Mengelola keuangan dari bisnis sendiri tidak harus seperti memakan sayur-sayuran setiap hari (membosankan). Kuncinya adalah Anda harus membuat rencana keuangan yang realistis dengan anggaran yang telah disepakati, mencatat transaksi dengan benar, meninjau performa Anda secara teratur dan akan selalu menjaga catatan keuangan dengan baik. Tiga laporan dasar dari  keuangan yang terpenting dalam mengevaluasi kesehatan fiskal dari bisnis Anda adalah :

1. Neraca.
2. Laporan laba-rugi.
3. Laporan perubahan modal.
4. Laporan arus kas.

Lalu kapan waktu yang tepat untuk melakukannya? Mungkin berikut ini dapat Anda dijadikan sebagai bahan rekomendasi bagaimana dalam mengeloa fungsi akuntansi. Agar menjadikan Anda semakin terbiasa dengan keadaan bisnis sendiri, serta akan sangat membantu dalam persiapan pajak bisnis.

1. Tugas Akuntansi Harian.

•    Periksalah Posisi Kas Anda.

Karena kas merupakan bahan bakar utama bagi bisnis, tentu Anda tidak ingin bukan menjalankan aktivitas bisnis dengan uang kas yang kosong. Mulailah hari Anda dengan memeriksa seberapa banyak kas yang Anda miliki saat ini. Mengetahui berapa banyak pendapatan yang bisa Anda harapkan untuk diterima dan berapa banyak pengeluaran yang mungkin Anda harapkan untuk satu minggu atau satu bulan kedepan tidak kalah pentingnya, namun itu semua tidak akan menjadi gas bagi bisnis Anda.

2. Tugas Akuntansi Mingguan.

•    Rekam Transaksi Keuangan.

Merekam (mencatat/jurnal) setiap transaksi seperti : penagihan kepada pelanggan, menerima uang tunai dari pelanggan, membayar suplier, dan lain-lain pada akun yang tepat baik itu adalah dari sisi berkala, secara harian atau mingguan, tergantung kepada volume bisnis dan juga kebutuhan bisnis Anda. Meskipun pencatatan transaksi secara manual atau dalam spreadsheet Excel dapat digunakan, mungkin juga akan menjadi lebih mudah jika menggunakan software akuntansi online. Manfaat dan mengontrol rekam jejak transaksi akan jauh mudah saat Anda menggunakan software akuntansi online.

•    Dokumen dan Berkas Penerimaan.

Menyimpan segala salinan dari tagihan yang telah dikirim, penerimaan kas (kas masuk) seperti : uang tunai, cek, dan kartu kredit deposito, serta semua pembayaran cash (kas keluar) seperti pembayaran tunai, cek, laporan kartu kredit, dan lain sebagainya). Mulai dari mengajukan suplier, pengurutan sesuai abjad, atau ke dalam berbagai teknik pengelolaan agar semakin memudahkan akses. Adalah sebuah kebiasaan untuk menelantarkan semua faktur dan kwitansi penerimaan ke dalam kotak dan mencoba untuk menguraikannya satu persatu pada saat ingin mempersiapkan pelaporan pajak. Akan tetapi saran untuk Anda yang memiliki jumlah transaksi besar, disarankan untuk memisah file dari berbagai macam penerimaan. Pada sisi lain, banyak sekali software akuntansi yang membiarkan Anda untuk mengecek penerimaan dan menghindari adanya file fisik sama sekali.

•    Menyiapkan Pengiriman Faktur.

Pastikan Anda menyertakan syarat pembayaran. Kebanyakan faktur jatuh tempo adalah dalam waktu 30 hari, tercatat sebagai “30 Net” pada bagian bawah faktur. Tanpa adanya tenggang waktu, Anda telah memiliki lebih banyak pendapatan yang sulit untuk diprediksi setiap bulannya. Untuk penerimaan pembayaran yang relatif lebih cepat, pertimbangkanlah untuk menawarkan insentif/keringanan pembayaran dari awal.

•    Mengulas Proyeksi Arus Kas Anda.

Mengelola arus kas Anda sangatlah penting, terutama pada tahun-tahun pertama bisnis Anda berjalan. Prediksi berapa banyak uang yang Anda butuhkan dalam beberapa minggu/bulan kedepan akan sangat membantu Anda dalam menyimpan cukup uang untuk membayar berbagai tagihan, termasuk gaji karyawan dan para suplier. Dan lagi, Anda dapat membuat keputusan bisnis yang lebih baik tentang bagaimana cara Anda dalam menggunakan uang itu. Yang Anda butuhkan hanya pernyataan/laporan sederhana yang menunjukkan keberadaan posisi kas Anda saat ini, serta berbagai penerimaan dan pembayaran kas yang diharapkan selama seminggu/sebulan mendatang.

3. Tugas Akuntansi Bulanan.

•    Menyeimbangkan Buku Cek dari Bisnis Anda.

Sama halnya saat Anda menyesuaikan rekening pribadi Anda, pastikan bahwa transaksi bisnis Anda sudah akurat setiap bulannya dan Anda telah bekerja dengan posisi kas yang benar. Rekonsiliasi kas akan membuat Anda menjadi lebih mudah untuk menemukan dan memperbaiki segala kesalahan atau kelalaian, baik yang telah Anda lakukan sendiri atau oleh pihak bank sehingga Anda masih memiliki waktu untuk memperbaikinya.

•    Memperhatikan Piutang yang Masih Belum Tertagih dan Semakin “Menua”.

Pastikan Anda membentuk sebuah kolom untuk memisahkan “faktur terbuka” dengan jumlah tagihan yang telah melewati batas pembayarannya. Hal Ini melatih Anda untuk lebih teliti dalam membedakan antara piutang yang belum memasuki jatuh tempo dan mana piutang pelanggan yang telah melewati batas waktu jatuh temponya. Awal bulan adalah waktu yang sangat baik untuk mengirimkan tanda pengingat jatuh tempo terhadap pelanggan, klien dan orang lain yang berutang pada bisnis Anda.

•    Menganalisis Kondisi Persediaan.

Periksalah persediaan Anda (jika bisnis Anda adalah perusahaan dagang) dan sisihkan waktu untuk memesan kembali produk yang cepat terjual serta mengidentifikasi produk lain yang berputar (terjual) sangat lamban, dan mungkin juga harus dihapuskan dari persediaan. Dengan memeriksa kondisi gudang secara teratur (dan membandingkan angkanya pada bulan-bulan sebelumnya), akan menjadi lebih mudah untuk melakukan penyesuaian sehingga Anda tidak sampai kekurangan atau kelebihan beban barang persediaan.

•    Memeriksa dan Membandingkan Antara Realisasi Laba Rugi, Anggaran, dan Neraca Perusahaan dengan Periode-Periode Sebelumnya.

Laporan laba rugi (profit and loss statement) membantu dalam menunjukkan kepada Anda berapa banyak pendapatan dan pengeluaran yang telah Anda lakukan selama periode tertentu. Membandingkan angka yang sebenarnya telah Anda habiskan dengan apa yang Anda rencanakan mungkin saja tidak sesuai sehingga perlu adanya evaluasi. Kedepannya segala evaluasi akan dapat digunakan untuk meningkatkan performa bisnis Anda.

Ditambah lagi, dengan cara membandingkan neraca Anda pada satu periode dengan periode sebelumnya. Ini akan sangat membantu untuk mendapatkan gambaran tentang bagaimana mengelola asset dan kewajiban Anda. Kuncinya adalah untuk mencari apa yang sangat berpotensi. Seperti contoh : jika piutang Anda telah naik, itu adalah karena peningkatan penjualan baru atau untuk pembayaran yang lebih lambat dari para pelanggan? Dan Anda harus segera memahaminya.

Apabila pembaca membutuhkan bantuan dan pendampingan tentang perkembangan bisnis dan konsultasi bisnis atau seputar software akuntansi, silahkan hubungi 0818521172, Office (only call no sms)  : 081-59417699 atau email ke groedu@gmail.com bisa juga groedu_inti@hotmail.com