
Apakah selama ini diperusahaan Anda tidak pernah mengadakan evaluasi kinerja yang transparan? Atau kenaikan gaji bahkan dilakukan atas dasar rasa suka dan tidak suka (like and dislike)? Apa akibatnya jika hal ini sampai terjadi kepada para karyawan Anda? Tentunya demotivasilah yang akan segera terjadi kepada mereka dan tahukah Anda apa dampak buruk bagi mereka dalam jangka panjang? Mereka akan segera mencari lowongan pekerjaan baru mereka rasa jauh lebih baik dari perusahaan Anda. Dan tahukah Anda tentang bagaimana pentingnya evaluasi kinerja karyawan. Apa saja yang harus kita perhatikan dalam mengevaluasi bagaimana kinerja karyawan, perhatikan poin-poin penting berikut ini.
1. Bahan sebagai evaluasi kinerja karyawan.
Bagaimana cara Anda sebagai bagian dari HR akan melakukan evaluasi kinerja karyawan apabila Anda tidak memilik bahan atau data-data yang bisa digunakan? Oleh karena itu, langkah pertama yang harus Anda lakukan adalah dengan mempersiapkan data. Data itu bisa berupa apa saja yang berasal dari karyawan seperti :
• Laporan hasil pekerjaan.
• Catatan tentang perilaku karyawan.
• Hasil bimbingan terakhir dari divisi HR terhadap masing-masing karyawan.
Jangka waktu evaluasi ini juga tidak boleh terlalu lama, namun juga tidak boleh terlalu cepat. Evaluasi kinerja bisa dilakukan setiap enam bulan atau bahkan setiap tahun sekali.
2. Buat sistem penilaian yang terstruktur.
Data-data yang sudah Anda kumpulkan tadi adalah dasar utama dalam hal penilaian. Buatlah draf penilaian sementara. Yang menjadi fokus adalah mengetahui seberapa produktifkah karyawan dalam bekerja. Lalu, apakah karyawan akan memiliki kinerja yang sama atau tidak, semakin lebih baik, atau justru malah menjadi lebih buruk pada masa mendatang. Yang dinilai dalam penilaian kinerja ini juga harus jelas dan telah disepakati sebelumnya dengan karyawan. Misalnya, seorang tenaga marketing dinilai dari seberapa banyak produk yang ia jual. Ataupun seorang customer servis dinilai dari pelayanannya terhadap para klien. Sangat penting untuk melakukan hal ini demi adanya pengukuran evaluasi kinerja karyawan.
3. Tanyakan pada atasannya secara langsung.
Yang mengetahui secara persis bagaimana kinerja karyawan adalah atasannya langsung.Maka setelah Anda membuat sistem penilaian terstruktur, segera berikanlah kepada atasan karyawan masing-masing divisi. Yang perlu diingat adalah sang atasan harus memberikan penilaian dengan adil dan rasional, bukan atas dasar rasa suka atau tidak suka kepada bawahan. Karena penilaian pribadi dari atasan sangat tidak efektif. Sang atasan harus dapat menjelaskan dasar pemikiran ia harus benar-benar memberikan nilai baik atau buruk terhadap kinerja anak buahnya tersebut.
4. Berdiskusi dengan karyawan.
Setelah penilaian selesai, maka Anda dan atasan tadi bisa mendiskusikan hasil penilaian dengan sang karyawan. Dalam diskusi tersebut, karyawan harus tahu kenapa alasan HR dan atasan memberikan penilaian tersebut. Apabila nilai kinerja yang diberikan buruk, maka sampaikanlah apa adanya dengan kalimat yang baik dan tidak menyinggung perasaan karyawan. Biarkan sang karyawan untuk menjelaskan alasan mengapa kinerjanya sampai buruk seperti itu. Apabila cara menyampaikan hasil evaluasi terlalu menyinggung perasaan mereka, maka sang karyawan bisa saja demotivasi dan semakin kehilangan semangat bekerjanya.
5. Aksi setelah terjadi evaluasi.
Tujuan utama dari evaluasi sebenarnya adalah agar karyawan dapat mengetahui apa saja kelebihan dan kelemahannya serta bagaimana untuk memperbaiki kelemahan dan meningkatkan kelebihannya tersebut. Juga agar karyawan dapat mengetahui standard hasil yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Apalah artinya penilaian kinerja jika sama sekali tidak ada tindak lanjut setelah itu. Maka setelah proses evaluasi, yang terpenting adalah adanya aksi. Diskusikan dengan atasan tentang bagaimana langkah selanjutnya yang harus dilakukan untuk meningkatkan kinerja karyawan tersebut. Berikanlah beberapa saran dan (kritik) jika memang harus dikritik namun tetap harus membangun kepada karyawan. Jika karyawan yang bersangkutan bersedia untuk mengikuti saran-saran tersebut, maka kinerjanya akan semakin membaik pada penilaian selanjutnya.
Indikator Kinerja Karyawan (KPI)
Pengukuran performa karyawan harus memiliki indikator dalam hal penilaiannya, Kinerja karyawan sangat diperlukan untuk pencapaian tujuan dari perusahaan itu sendiri. Indikator ini disebut sebagai Key Performance Indicators (KPI) yang merupakan sekumpulan hal yang sifatnya kuantitatif dan bisa dijadikan oleh perusahaan sebagai alat ukur terhadap kinerja para karyawannya. Tujuan dari indikator kinerja karyawan (KPI) adalah agar adanya sebuah parameter pengukur yang bukan hanya dijadikan sebagai dasar kinerja karyawan akan tetapi juga dijadikan sebagai patokan bagi karyawan terhadap kinerjanya, agar karyawan dapat lebih termotivasi dalam bekerja, karena indikator ini akan dijadikan sebagai tujuan dari setiap kinerja mereka.
Dengan adanya KPI maka perusahaan dapat melakukan pengukuran secara komprehensif tentang performa karyawan terhadap perusahaannya. Dalam penentuan semua indikator ini perusahaan harus menyesuaikan dengan tujuan yang sebelumnya, jangan sampai pembentukan indikator ini keluar dari jalur pencapaian tujuan dari apa yang sudah ditetapkan perusahaan.
Pembuatan indikator kinerja ini dilakukan dengan penggunaan indikator yang jelas, spesifik, dan terukur (kuantitatif). Dalam penetapan indikator kinerja karyawan ini terdapat adanya sebuah teori yang bernama teori SMART, penjelasan teori SMART ini adalah sebagai berikut:
1. Specific : target pengukuran yang digunakan harus lebih spesifik dan jelas dalam pengukurannya.
2. Measureable : target pengukuran harus berbentuk sesuatu yang dapat diukur.
3. Achievable : target pengukuran harus target yang dapat dicapai (realistis).
4. Relevant : target yang ditetapkan harus relevan (berhubungan) dengan goal yang telah ditetapkan perusahaan.
5. Time : target pada KPI akan lebih baik jika disertakan target waktu penyelesaian (deadline)
dari SMART tersebut dapat menjadikan pembuatan indikator kinerja karyawan menjadi lebih efektif dan efisien dalam penggunaannya.
Nah, itu tadi cara memberikan penilaian kinerja karyawan dan Indikator Kinerja Karyawan (KPI). Apakah cara tersebut sudah pernah Anda lakukan sebagai seorang HR? atau justru sama sekali masih belum? Jika belum, maka tunggu apalagi? Cara tersebut cocok untuk diterapkan pada semua jenis perusahaan. Selamat mencoba dan salam sukses.
Apabila pembaca membutuhkan bantuan dan pendampingan tentang perkembangan bisnis dan konsultasi bisnis atau seputar software akuntansi, silahkan hubungi 0818521172, Office (only call no sms) : 081-59417699 atau email ke groedu@gmail.com bisa juga groedu_inti@hotmail.com