Dalam internal perusahaan penyusunan SOP (Standart Operating Procedure) merupakan salah satu hal terpenting yang harus dilakukan sebagai seorang admin HR, karena SOP merupakan standar prosedur yang harus bisa diterapkan bagi semua tingkatan staff yang bekerja disebuah perusahaan. Standard Operating Procedure atau yang biasa disebut dengan SOP sudah menjadi sistem prosedur standar dalam bekerja yang menjadi dasar utama dalam proses kerja karyawan, SOP harus dibuat secara lebih terperinci dan harus tertulis berdasarkan tujuan dari perusahaan.
Biasanya dalam hal penyusunan SOP akan disesuaikan dengan masing-masing departemen/divisi yang ada pada internal perusahaan. Penyusunan SOP harus didasarkan kepada proses bisnis yang berjalan diperusahaan, karena tujuan dari penyusunan SOP adalah sebagai sebuah pedoman yang baik diantara para pelaksana dan pengawas terhadap sebuah pekerjaan di internal perusahaan, agar segala pekerjaan dapat terselesaikan secara efektif dan efisien. Dalam penyusunan SOP sendiri terdapat beberapa tahapan, yaitu :
1. Persiapan dan pembentukan tim dari internal perusahaan.
Dalam penyusunan SOP, hal pertama yang harus Anda lakukan adalah dengan melakukan persiapan, yang dimaksud dengan persiapan disini adalah melakukan identikasi terhadap apa saja kebutuhan perusahaan dan akan berakhir dengan menentukan tindakan mana yang harus dilakukan untuk hal seperti itu, kebutuhan dan tindakan seperti ini harus disesuaikan dengan proses bisnis dan tujuan yang diinginkan oleh perusahaan Setelah menetapkan tindakan terhadap kebutuhan, maka selanjutnya yang harus dilakukan adalah dengan membentuk tim yang nantinya akan bertanggungjawab penuh dalam pelaksanaan tindakan seperti ini. Dalam pembentukan tim juga harus dipersiapkan sebuah pedoman yang nanti akan menjadi panduan dasar dan hal yang mamu mengontrol segala pekerjaan dari tim tersebut.
2. Pengumpulan data-data penting dan informasi untuk pembuatan draft.
Setelah terbentuk sebuah tim pada penyusunan SOP, maka langkah selanjutnya adalah tim harus melakukan pengumpulan data dan informasi yang berhubungan dengan tindakan dan kebutuhan di atas, selain itu juga harus terdapat beberapa informasi lain yang juga harus dikumpulkan seperti struktur organisasi, alur otorisasi, pihak-pihak yang terlibat, dan hal-hal lain yang saling berhubungan. Setelah adanya data dan informasi ini maka ada baiknya apabila data tersebut dibuat menjadi sebuah alur flow chart yang diikuti dengan alur proses. Pembuatan flow chart dan narasi ini juga harus diikuti dengan adanya PIC pada setiap masing-masing aktivitas yang ada. Hal ini pada akhirnya nanti akan menjadi draft pedoman SOP miliki perusahaan.
3. Simulasi dan evaluasi dari SOP.
Setelah terdapat draft dari SOP tersebut, maka langkah berikutnya adalah harus diadakan suatu simulasi untuk SOP seperti ini, simulasi ini akan dijadikan untuk menguji coba terhadap SOP yang sudah terbentuk. Setelah simulasi dijalankan maka tim harus mengadakan review kembali terhadap simulasi tersebut, review harus melibatkan para pengawas dan pelaku dari setiap orang yang terlibat, review seperti ini dapat dilakukan dengan cara Focus Group Discussion (FGD) dan outputnya yang merupakan keputusan terhadap SOP yang baik yang sudah benar-benar sesuai dengan perusahaan.
4. Penyetujuan dan implementasi SOP untuk internal perusahaan.
Setelah terjadi review dan sudah ada revisi apabila terjadi kesalahan pada SOP yang telah disusun, maka selanjutnya adalah tahap penyetujuan, dalam hal ini yang melakukan penyetujuan adalah pimpian tertinggi dari perusahaan, dan pada bagian bawah SOP harus ditandatangani oleh pihak yang berwenang, biasanya SOP akan ditandatangani oleh pihak pembuat, pengoreksi, dan pimpinan tertinggi. Setelah ditandatangani maka selanjutnya SOP akan segera di implementasikan kepada proses bisnis yang sesungguhnya pada internal perusahaan.
5. Pemeliharaan dan proses Audit.
Tahap terakhir adalah, harus ada pemeliharaan dan audit terhadap SOP yang sudah diterapkan. Proses audit ini sifatnya adalah untuk kontinu yaitu terus-menerus secara rutin dilakukan, tim audit akan memperhatikan dan menganalisis apabila sewaktu-waktu terjadi kesalahan dari SOP tersebut. Output dari tahapan seperti ini adalah adanya laporan audit secara rutin dan laporan perbaikan terhadap SOP yang masih belum sesuai.
Apabila pembaca membutuhkan bantuan dan pendampingan tentang perkembangan bisnis dan konsultasi bisnis atau seputar software akuntansi, silahkan hubungi 0818521172, Office (only call no sms) : 081-59417699 atau email ke groedu@gmail.com bisa juga groedu_inti@hotmail.com