Dalam keilmuan akuntansi, terdapat dua istilah yang sudah sangat sering kita dengar seputar pengeluaran, yaitu: biaya dan beban, namun tidak semua paham betul tentang perbedaan dari keduanya. Sebenarnya apa yang dimaksud dengan biaya dan beban? Bahkan ada yang mengartikan bahwa keduanya adalah sama. Apakah memang benar demikian? Untuk lebih jelasnya marilah kita perhatikan dengan cermat tentang apa itu yang dimaksud dengan biaya dan beban.

Secara sederhana biaya bisa diartikan sebagai sebuah pengorbanan demi suatu manfaat tertentu. Salah satu contohnya adalah dari bentuk biaya yang sesuai dengan pengertian biaya sewa yang dibayar dimuka.

Sedangkan pengertian dasar dari beban yang bisa diartikan sebagai sebuah penurunan nilai ekonomis yang berbentuk kas keluar atau aktiva yang berkurang. Beban lebih sering dianggap sebagai kewajiban yang menyebabkan penurunan nilai ekuitas. Beberapa kalangan menganggap bahwa beban sebagai sebuah pengorbanan atau kewajiban yang telah terjadi sebelumnya. Sebagai salah satu contoh dari beban adalah bunga pinjaman.

Letak masing-masing pada Laporan Keuangan:

Letak dari biaya dan beban dalam penyusunan laporan keuangan. Biaya lebih banyak digunakan dalam penyusunan neraca, biasanya berupa biaya yang belum terpakai dan dianggap mampu memberikan banyak manfaat sehingga dianggap sebagai aktiva. Beban akan masuk ke dalam penyusunan laporan laba-rugi, yang mana termasuk pengeluaran yang sudah terpakai, tidak memberikan manfaat dimasa mendatang dan periodenya kurang dari satu tahun.

• Biaya: Pada Neraca (Belum terpakai, biaya-biaya yang dianggap akan memberikan manfaat dimasa mendatang, berupa aktiva).
• Beban: Pada laporan Laba-Rugi (L/R) (Pengeluaran/Biaya yang telah terpakai dan tidak dapat memberikan manfaat lagi dimasa mendatang).
• Periode Akuntansi :

Perbedaan lainnya antara biaya dan beban dapat terlihat dari periode dalam akuntansi. Periode biaya biasanya lebih dari satu tahun karena dianggap sebagai sebuah pengeluaran modal. Jumlah yang telah dikeluarkan dalam satuan rupiah akan jauh lebih besar daripada beban. Sedangkan beban dalam jumlah rupiah yang harus dikeluarkan tidak begitu besar, bahkan relative lebih kecil jika dibandingkan dengan biaya.

• Biaya: Periodenya lebih dari satu tahun, merupakan pengeluaran modal (capital expenditure).
• Beban: Periodenya kurang dari satu tahun, merupakan pengeluaran pendapatan (revenue expenditure).

Jumlah Rupiah Yang Dikeluarkan :

• Biaya: Jumlah rupiah yang harus dikeluarkan dalam jumlah yang sangat besar.
• Beban: Jumlah rupiah yang dikeluarkan relatif kecil.

Dari contoh berikut pada saat penjurnalan akan menggunakan nama akun  Biaya, seperti biaya sewa atau biaya penyusutan kenapa tidak dibedakan dengan beban? karena yang harus digaris bawahi adalah kapan biaya tersebut akan diakui atau dianggap sebagai beban dan biaya tersebut memang benar-benar sebagai biaya. Bukan berarti kita harus membedakan akun dengan biaya dan beban. Sebagai contoh semua akun biaya akan menggunakan nama Akun Biaya dan tidak di bedakan menggunakan akun beban karena konteks dari biaya dan beban hanya sebuah pengistilahan atau bagaimana dalam memahami biaya dan beban itu sendiri.

Agar lebih bisa memahami dari konsep biaya dan beban perhatikan contoh dari kasus sebagai berikut:

Pada awal bulan tanggal 1 Januari 2016, PT. XXX telah membayar uang sewa kantor sebesar Rp. 1.000.000.00,- untuk dua bulan kedepan. Pengeluaran (biaya) seperti ini merupakan suatu aktiva yang berupa hak untuk menempati kantor selama dua bulan. Seiring dengan berlalunya waktu sebagian dari masa telah terpakai (dinikmati) dan sudah berubah menjadi beban . Pada tanggal 31 Januari 2016 separuhnya telah terpakai sebesar Rp.500.000.00,- dan harus diperlakukan sebagai beban.

Ayat Jurnalnya adalah sebagai berikut:

Pada saat pengakuan sebagai aset/biaya:

Debet: Sewa dibayar dimuka    1.000.000
Kredit: kas/Bank                                          1.000.000

Pada saat pengakuan sebagai beban:

Debet: Biaya sewa    500.000
Kredit: Sewa dibayar dimuka        500.000

Contoh yang lainpun sama, ketika kita membeli sebuah Mobil/kendaraan misalkan untuk pengiriman barang di balance sheet biaya dari pembelian mobil/kendaraan tersebut akan dicatat sebagai asset. Namun seiring dengan berjalanya waktu, biaya tersebut akan bisa berubah menjadi sebuah beban karena mobil tersebut tentunya akan mengalami penyusustan dari sisi nilai ekonomisnya ketika terlalu dipakai dalam menjalankan bisnis dan itupun juga tergantung dari metode apa saja yang digunakan dalam menghitung depresiasinya.

Ayat Jurnalnya adalah sebagai berikut:

Pada saat pengakuan kendaraan sebagai sebuah asset/biaya:

Debet: Kendaraan/mobil    50.000.000
Kredit: kas/Bank                          50.000.000

Pada saat pengakuan kendaraan sebagai beban:

Debet: Biaya penyusutan Kendaraan/mobil    520.833
Kredit: Akumulasi penyusutan Kendaraan/mobil        520.833

Asumsinya adalah jika kendaraan akan disusutkan selama delapan tahun kedepan dengan metode garis lurus.

Sebagai tambahan lagi, apabila di perusahaan manufaktur kita akan lebih mengenal istilah yang disebut Material Biaya, Direct Labor Biaya. Direct Labor Biaya ini semua akan diakui sebagai Biaya of Product (Biaya Produk). Jika produk tersebut tidak terjual maka keseluruhan Biaya of Product (termasuk Direct Labor) akan dicatat sebagai Asset. Namun ketika produk tersebut terjual, maka Biaya of Product tersebut akan segera dilaporkan sebagai Biaya Of Good Sold.

Pada saat barang belum terjual:

Debet: Persediaan    50.000.000
Kredit: Harga Pokok Penjualan        50.000.000

Pada saat barang sudah terjual:

Debet: Harga Pokok Penjualan    520.833
Kredit:Persediaan                                       520.833

Setelah membaca penjelasan diatas tentunya Anda sudah menjadi lebih paham bukan tentang apa perbedaan antara biaya dan beban dalam akuntansi. Penggunaan software akuntansi akan dapat membantu Anda dalam menyederhanakan segala pekerjaan seperti ini. Tanpa harus mengalami kerumitan dalam mengurus hal seperti ini. Anda dapat langsung melihat perkembangan bisnis Anda dengan cepat.

Software Accounting akan sangat membantu Anda dalam pembuatan laporan penjualan dan pembelian secara mudah. Laporan penjualan dan pembelian ini akan digunakan untuk memantau aktivitas dari bisnis Anda.

Apabila pembaca membutuhkan bantuan dan pendampingan tentang perkembangan bisnis dan konsultasi bisnis atau seputar software akuntansi, silahkan hubungi 081-852-1172, 081 2529 82900 atau email ke groedu@gmail.com bisa juga groedu_inti@hotmail.com