Mencoba untuk menerapkan aplikasi software HR pada internal perusahaan bisa menjadi sebuah langkah awal untuk dapat semakin meningkatkan produktivitas, efisiensi kinerja, dan untuk semakin memudahkan proses penggajian, dan berbagai macam fungsi bisnis lainnya. Namun, bagaimana apabila Anda sudah menggunakannya di perusahaan, akan tetapi sepertinya masih tidak adanya perubahan yang begitu berarti?
Hal bisa saja terjadi karena disebabkan oleh proses implementasinya yang masih kurang maksimal. Teknologi software HR memang dapat sangat membantu Anda dalam menjalankan berbagai macam jenis bisnis. Namun, seringkali proses dari implementasinya tidak dapat berjalan semulus dengan apa yang telah diharapkan. Masih banyak diantara beberapa perusahaan yang sudah membuat kesalahan pada saat awal proses penerapan software HR, sehingga fungsi yang telah didapatkan masih kurang begitu optimal. Karenanya, kenali terlebih dahulu berbagai kesalahan-kesalahan tersebut agar Anda mampu mencegahnya.
1. Tidak Berkomunikasi dengan Para Karyawan Sejak Dari Awal.
Kesalahan yang satu ini adalah yang paling sering terjadi pada berbagai perusahaan. Para atasan atau jajaran eksekutif perusahan sangat mendukung terhadap penerapan software HR. namun sayangnya, entah karena alasan apa, mereka tidak pernah memberitahukan tentang hal itu terhadap para karyawannya sejak dari awal. Mereka baru akan mengomunikasikannya pada saat proses terjadinya implementasi yang sedang dilangsungkan. Hal ini tentunya akan menjadikan karyawan bertambah bingung dan kaget. Dengan mendadaknya proses implementasi teknologi baru, bisa-bisa karyawan merasa tidak nyaman karena hal ini.
Oleh karena itu, jika Anda memang sudah berniat untuk mengimplementasikan software HR, maka setidaknya beberapa bulan sebelum saat implementasi, sebaiknya komunikasikanlah terlebih dahulu kepada para karyawan Anda. Jelaskan mengapa perubahan seperti ini sangat diperlukan bagi perusahaan dan bagaimana teknologi baru tersebut akan dapat memberikan dampak yang lebih positif terhadap kinerja perusahaan untuk kedepannya.
2. Perencanaan yang Setengah-Setengah (Kurang Menyeluruh).
Menurut laporan dari Standish CHAOS 2009, perencanaan yang masih kurang matang biasanya menjadi penyebab utama mengapa 68% gagalnya penerapan proyek IT pada operasional perusahaan. Hal yang sama juga seringkali menjadi penyebab kurang optimalnya penerapan software HR pada internal perusahaan. Agar proses transisi dalam menggunakan teknologi baru tersebut bisa berjalan dengan aman dan sukses, maka Anda wajib merencanakan terlebih dahulu untuk setiap tahap implementasi dari software HR tersebut dan menyusun timeline yang lebih terperinci. Misalnya, maksimal seminggu sebelum software HR akan diaplikasikan, pastikan bahwa seluruh karyawan telah mengetahuinya (sosialisasi). Lalu, selanjutnya untuk proses transisi, maka Anda bisa menetapkan waktu selama sebulan.
3. Tidak Menyiapkan Resource untuk Mengelola Sistem Baru.
Penerapan software HR tidak selesai begitu saja setelah Anda mengaplikasikannya. Perjalanan justru baru akan dimulai. Anda harus memastikan bahwa sistem tersebut harus terus ter-update secara rutin, data HR harus terekam secara mendetil, dan lain sebagainya. Tentu dibutuhkan adanya waktu khusus untuk melakukan semua hal-hal tersebut. Karenanya, sebaiknya Anda menunjuk seseorang yang khusus untuk mengerjakannya, terlebih lagi apabila perusahaan Anda memiliki karyawan dalam jumlah yang sangat banyak. Memasukkan data sebanyak itu tentunya akan membutuhkan waktu. Apabila tidak ada orang yang secara khusus untuk melakukannya, maka efisiensi kerja akan terus terganggu.
4. Memasukkan Data yang Tidak Akurat (Relevan).
Teknologi baru memang dapat menjadikan penggunanya semakin excited. Karyawan Anda mungkin sudah tidak sabar lagi untuk segera mencobanya. Namun hal inilah yang nantinya akan dapat menyebabkan terjadinya kesalahan. Karena terlalu excited dan proses transisi yang tidak berjalan dengan mulus, banyak diantara perusahaan yang terlalu terburu-buru dalam memasukkan data ke dalam software HR mereka. Akibatnya, risiko dalam usaha untuk memasukkan data yang salahpun cenderung lebih tinggi.
Jika hal itu terus dilakukan, maka informasi yang selama ini dikelola dan telah disajikan oleh software HR pun akan semakin menurun tingkat akurasinya. Untuk mengatasi hal seperti ini, Anda harus menunjuk karyawan tertentu yang secara khusus bertugas untuk melakukan double check terhadap data-data Anda. Dengan begitu, Anda bisa segera mengetahui apabila terjadi kesalahan data sebelum hal tersebut akhirnya akan sangat mengganggu bisnis Anda.
5. Kurang Optimal dalam Mengelola Keamanan Data Perusahaan.
Data-data yang sudah terekam dalam software HR bersifat sangat sensitif. Didalamnya terdapat berbagai macam jenis informasi personal tentang karyawan dan perusahaan. Oleh karena itu, sebelum akan memasukkan atau mentransfer data, maka Anda akan dianjurkan untuk melakukan pengukuran tentang tingkat keamanan untuk melindungi setiap data. Anda bisa melakukan percobaan terlebih dahulu, yaitu dengan jalan memasukkan sedikit data pada software dan mencoba beberapa fiturnya. Apabila tidak ditemukan permasalahan, maka selanjutnya Anda bisa melanjutkan untuk memasukkan data-data lainnya. Setelah semua data dapat dimasukkan, maka tingkat keamanan harus diatur menggunakan password bagi setiap hak akses karyawan yang diizinkan untuk menggunakan sistem.
Teknologi dari software HR sebenarnya tidak diragukan lagi akan sangat membantu bisnis Anda agar dapat berjalan menjadi lebih efisien dalam bidang HR. Namun, Anda juga harus tetap mewaspadai tentang berbagai risiko untuk terjadinya kesalahan-kesalahan di atas agar bisa mendapatkan fungsinya dengan lebih maksimal.
Apabila pembaca membutuhkan bantuan dan pendampingan tentang perkembangan bisnis dan konsultasi bisnis atau seputar software akuntansi, silahkan hubungi 0818521172, Simpati : 081-252-982-900, Office (only call no sms) : 0811-3444-910 atau email ke groedu@gmail.com bisa juga groedu_inti@hotmail.com