Absensi atau tingkat kehadiran karyawan merupakan salah satu hal yang cukup berpengaruh besar terhadap produktivitas serta berbagai pengeluaran perusahaan. Ketika karyawan sudah mulai absen, maka proses produksi juga akan semakin terhambat. Tentunya membutuhkan waktu yang sedikit lebih lama untuk menyelesaikan proses produksi tersebut.
Tidak dapat disangkal lagi bahwa karyawan memang memiliki hak untuk tidak masuk kerja, entah hal itu disebabkan karena sakit atau karena sedang ada urusan tertentu yang harus memaksa karyawan tersebut untuk tidak bisa masuk kerja. Namun, sebagai seorang HR, Anda masih tetap dapat menghindarkan mereka dari absen (ketidak bisa hadiran karyawan untuk bekerja). Lalu bagaimana caranya?
Berikut ini merupakan beberapa tips agar dapat menghindarkan terjadinya absensi karyawan yang terlalu berlebihan.
1. Mengurangi Jumlah Tekanan dalam Kantor.
Ketidak hadiran karyawan untuk bekerja, selain karena sakit dan ada urusan lain yang tidak memungkinkan bagi mereka untuk masuk kerja, ternyata masih banyak diantara para karyawan yang tidak bisa masuk kerja hanya karena merasa terlalu stres dengan berbagai urusan kantor. Dan menariknya lagi adalah tekanan yang berasal dari pekerjaan merupakan salah satu penyebab utama dari terjadinya stres yang banyak dialami oleh para pekerja.
Jika hal seperti ini sering terjadi dan terlalu lama dibiarkan pada perusahaan Anda, maka bukan tidak mungkin hal seperti ini akan semakin menular kepada karyawan lainnya. Untuk mengatasinya, akan jauh lebih baik jika Anda sebagai seorang HR dapat mengurangi intensitas atau lebih baik lagi jika menghilangkan tekanan yang berasal dari dalam perusahaan. Buatlah sebuah lingkungan kerja yang lebih nyaman bagi para karyawan. Apabila memang dirasa sangat perlu, maka fasilitasi mereka dengan berbagai peralatan yang mendukung mereka agar dapat berkomunikasi dengan atasan tentang berbagai permasalahan pekerjaan mereka.
2. Menerpakan Kebijakan untuk Cuti Bersama.
Salah satu hal yang paling sering dijadikan sebagai solusi dalam mengatasi permasalahan tingginya absensi dari ketidak hadiran karyawan adalah berupa ijin cuti kerja. Mungkin cuti kerja sudah menjadi hak sebenarnya bagi karyawan. Namun, akan menjadi sangat membantu apabila perusahaan Anda memiliki kebijakan untuk cuti bersama. Cuti bersama dapat Anda berikan dalam waktu-waktu tertentu, misalnya pada waktu akhir pekan yang lebih panjang atau pada hari-hari di antara dua hari libur. Dengan begitu, absensi dari ketidak hadiran karyawan di hari-hari biasa dapat lebih ditekan, sehingga mereka akan memilih waktu untuk berlibur di masa cuti bersama tersebut. Selain itu, kebijakan untuk cuti seperti ini dapat diberitahukan kepada karyawan dengan penggunaan sistem manajemen SDM yang lebih efektif untuk perusahaan Anda.
3. Mendukung Karyawan dengan Program Kesehatan Kerja.
Salah satu penyebab dari mengapa absensi ketidak hadiran karyawan terjadi adalah karena mereka sakit. Maka solusinya terbaiknya adalah dengan memberikan mereka program kesehatan kerja bisa dijadikan sebagai jaminan untuk berobat ketika mereka memang benar-benar. Dan ternyata, terdapat hubungan yang lebih kuat antara program kesehatan dengan tingkat produktivitas bekerja dari para karyawan.
Sebuah survei yang telah dilakukan pada tahun 2013 lalu terhadap sekitar 900 orang karyawan dari berbagai perusahaan yang menemukan bahwa karyawan yang telah menerima program jaminan kesehatan telah terbukti lebih produktif daripada mereka yang sama sekali tidak mendapatkan program yang sama dengan jaminan kesehatan dari perusahaan. Untuk itu, bangunlah sebuah budaya kerja yang lebih fokus untuk hidup sehat, serta jika memang dirasa sangat perlu, maka berikan fasilitas kepada mereka agar dapat menjaga kesehatan dengan lebih optimal.
4. Membantu Karyawan untuk Bersemangat Agar Dapat Kembali Bekerja.
Banyak orang yang merasa terlalu canggung dan merasa kesulitan untuk kembali bekerja setelah mengalami kecelakaan atau penyakit tertentu yang memaksa mereka untuk beristirahat selama berhari-hari, berminggu-minggu bahkan berbulan-bulan sehingga menjadikan absensi tidak bekerja dalam jangka waktu yang sangat lama. Namun sayangnya, tidak banyak tim HR yang memahami tentang hal ini dan tidak melakukan apa-apa untuk mendukung karyawan. Akibatnya, karyawan akan merasa kesulitan untuk bekerja secara efektif. Ada baiknya untuk menanyakan karyawan yang baru kembali masuk tentang kesulitannya untuk kembali bekerja. Berikan dia solusi agar dapat kembali bekerja secara maksimal.
5. Selalu Memantau Absensi Karyawan.
Sebagai seorang HR memang sudah menjadi kewajiban Anda untuk menentukan boleh tidaknya para karyawan untuk absen. Namun tentu saja, Anda tidak dapat sembarangan melakukan pelarangan tersebut. Anda membutuhkan catatan absensi sebagai satu pedoman bagi Anda dalam menentukan sikap. Jika absen sudah terlalu banyak dalam sebulan, maka Anda masih dapat menolak izin mereka dengan menunjukkan catatan tersebut. Bantulah diri Anda dengan menggunakan sistem manajemen absensi yang semakin memudahkan bagi Anda untuk memantau absensi para karyawan. Dengan begitu, Anda juga tidak perlu lagi harus merasa khawatir untuk kecolongan dengan absensi karyawan.
Itulah beberapa tips yang mungkin masih dapat Anda terapkan untuk mengurangi bahkan menghilangkan tingginya absensi ketidak hadiran dari para karyawan Anda. Jangan biarkan masalah absensi malah menjadikan perusahaan Anda harus mengalami kerugian besar. Semoga bisa bermanfaat dan salam sukses.
Apabila pembaca membutuhkan bantuan dan pendampingan tentang perkembangan bisnis dan konsultasi bisnis atau seputar software akuntansi, silahkan hubungi 0818521172, Simpati : 081-252-982-900, Office (only call no sms) : 0811-3444-910 atau email ke groedu@gmail.com bisa juga groedu_inti@hotmail.com