Menangani berbagai urusan payroll (daftar gaji/penggajian), meskipun sudah menggunakan bantuan dari teknologi yang sudah serba modern seperti saat ini, namun masih tetap dipandang sebagai suatu pekerjaan yang tidak mudah untuk dilakukan. Agar dapat menyelesaikan berbagai permasalahan dan urusan seputar payroll dengan baik, juga masih harus melalui berbagai proses yang cukup rumit. Sedikit saja terjadi kesalahan dalam hal penyusunan daftar payroll akan bisa menyebabkan terjadinya permasalahan yang sangat besar terhadap perusahaan Anda.
Dalam praktek yang sebenarnya, memang banyak sekali permasalahan yang bisa saja muncul pada saat Anda menyusun payroll. Meskipun demikian, tidak ada masalah yang tidak mungkin bisa diselesaikan. Begitu juga dengan kesalahan dalam hal penyusunan payroll. Anda terlebih dahulu harus mengetahui tentang berbagai kemungkinan-kemungkinan yang bisa terjadi dalam hal penyusunan payroll.
Untuk itulah, dalam artikel kali ini konsultan manajemen HR akan sedikit membahas tentang dilema-dilema seperti apa saja yang paling sering muncul dan terkait dengan urusan daftar penggajian (payroll) pada kebanyakan perusahaan. Dan berikut ini juga sudah termasuk dengan cara-cara bagaimana untuk bisa mengatasi berbagai dilema seputar permasalahan payroll karyawan perusahaan untuk Anda.
Memahami dan Mengenal Payroll (Daftar Gaji).
Sebelum membahas dan mengetahui tentang bagaimana caranya dalam mengatasi dilema payroll karyawan, maka Anda terlebih dahulu harus memahami dan mengenal dengan pasti tentang apa itu payroll. Secara harfiah, payroll juga berarti daftar gaji karyawan yang dimiliki oleh perusahaan. Namun, pada praktek sesungguhnya yang banyak terjadi dilapangan, istilah seperti ini juga lebih sering digunakan untuk menyebutkan hal-hal seperti di bawah ini, yaitu:
• Jumlah uang yang telah dibayarkan perusahaan terhadap karyawannya.
• Daftar gaji dan upah, bonus, serta berbagai potongan termasuk pajak yang harus dibayarkan oleh perusahaan mulai dari awal sampai saat ini selama karyawan masih berstatus bekerja diperusahaan tersebut.
• Bagian dari perusahaan yang menghitung dan membayarkan hal-hal tersebut di atas.
Dari sudut pandang divisi pengembangan sumber daya manusia atau human resources department (HRD), payroll merupakan salah satu bagian yang paling krusial pada internal perusahaan. Payroll akan sangat mempengaruhi bagaimana kinerja dari tim HRD, dan hal seperti ini dikarenakan karyawan akan menjadi lebih cenderung sangat peka terhadap berbagai kesalahan-kesalahan dalam penghitungan payroll.
Bagaimanapun juga, orang bekerja adalah untuk memperoleh gaji dari perusahaan. Dan alhasil, jika terjadi gangguan dalam divisi yang menghitung dan mengelola gaji mereka, maka mereka akan menjadi lebih sensitif dalam bekerja. Munculnya rasa sensitif seperti ini juga dapat berpengaruh besar terhadap kinerja karyawan Anda. Jika sudah berkaitan dengan permasalahan kinerja karyawan, maka kinerja dari tim HRD akan ikut terpengaruh juga.
Setelah Anda sudah mengetahui bagaimana definisi payroll yang sebenarnya, sekarang saatnya bagi Anda untuk mengetahui tentang bagaimana cara untuk mengatasi permasalahan dilemma payroll. Untuk permasalahan seperti ini, maka pendekatannya akan menjadi jauh lebih mudah dengan cara mengetahui jenis-jenis dari permasalahan seperti apa saja yang kira-kira terkait dengan berbagai urusan payroll ini.
Berikut ini merupakan beberapa payroll dilemma (dilema permasalahan daftar gaji) yang biasanya paling banyak harus dihadapi oleh para tim HRD perusahaan:
1. Masih menggunakan software Payroll yang belum diperbarui (Terupdate).
Untuk lebih memudahkan bagi perusahaan dalam urusan penghitungan gaji karyawan, maka perusahaan membutuhkan sebuah software khusus. Dengan adanya software seperti ini, maka proses penghitungan gaji akan menjadi jauh lebih mudah. Pada saat proses penghitungan akan menjadi jauh lebih mudah dan cepat, perusahaan Anda juga dapat lebih meminimalisir untuk terjadinya kesalahan-kesalahan yang banyak terjadi. Namun juga ada kalanya bahwa software ini malah justru semakin mempersulit dan menghambat kinerja Anda.
Hal seperti ini bisa saja terjadi pada saat Anda menggunakan software penghitung gaji yang belum sama sekali bahkan sudah outdated (belum diperbarui) bahkan sudah hampir tidak sesuai dengan peraturan perpajakan dan penggajian saat ini. Menggunakan sistem yang sama sekali belum diperbarui akan menambah terjadinya permasalahan lain, seperti keterlambatan pembayaran gaji dan juga berbagai kesalahan seputar penghitungan lembur serta penghitungan perpajakannya.
Karena itulah, maka setidaknya Anda harus menyisihkan sedikit pendapatan dari perusahaan untuk rencana berinvestasi software penghitungan gaji yang dan HR yang sudah benar-benar terupdate menyesuaikan dengan peraturan penggajian dan parpajakan saat ini. Jangan lupa juga untuk selalu melakukan pembaharuan pada software tersebut untuk menghindari terjadinya masalah yang bisa muncul karena software payroll yang masih belum diperbarui. Dengan menggunakan software payroll versi terbaru, maka segala pekerjaan seputar penghitungan gaji akan menjadi semakin mudah. Bahkan Anda juga bisa memanfaatkan software payroll tersebut untuk mengatur urusan administrasi HR lain seperti halnya absensi dan cuti karyawan dengan cara yang lebih tersistematis.
2. Memahami dengan benar tentang proses penghitungan gaji bagi para pekerja lepas (Freelance).
Di dunia kerja yang sebenarnya, terdapat beberapa jenis karyawan dan regulasi yang berbeda bagi setiap jenisnya. Setidaknya pastikanlah bahwa Anda benar-benar memahami untuk setiap peraturan dan regulasi yang telah mengatur setiap jenis karyawan tersebut. Terutamanya jika Anda sudah mempekerjakan jenis karyawan yang berbeda seperti para pekerja lepas (freelancer) atau remote worker yang tidak selalu bekerja di kantoran.
Karena itulah, sebelum Anda mempekerjakan seorang karyawan baru, maka perhatikanlah regulasi dan peraturan dari pemerintah yang mengatur tentang bagaimana hak dan kewajiban mereka. Hal ini sangat penting untuk menghindari terjadinya masalah yang mungkin saja bisa terjadi di kemudian hari seperti halnya kesalahan dalam hal penghitungan gaji dan pajak bagi para pekerja lepas. Untuk dapat memahami dengan lebih baik tentang berbagai regulasi tersebut, maka setidaknya berkonsultasilah dengan yang lebih ahli dalam bidangnya.
3. Penghitungan hak cuti karyawan.
Penyusunan payroll juga membutuhkan proses yang tidak sebentar. Hal itu karena penghitungan payroll tidak hanya sekedar berkaitan dengan urusan gaji karyawan saja, namun juga dengan total jam kerja mereka. Proses penyusunan payroll akan menjadi semakin rumit lagi jika Anda tidak mengetahui dengan pasti berapa jam total jam kerja dari karyawan Anda, beserta pengambilan hak hari cuti dan izin mereka dalam satu periodenya (bulanan).
Untuk mengantisipasi hal seperti itu, maka alangkah baiknya jika Anda mengumpulkan keseluruhan data-data jam kerja karyawan Anda dari mesin absensi, dan setidaknya tiga hari sebelum penerbitan slip gaji Anda sudah benar-benar mengecek gaji sebelum memberikan kepada mereka. Dengan demikian, maka Anda tidak akan merasa kesulitan dalam menyusun payroll dan gaji para karyawan dapat langsung dicairkan tepat pada waktunya.
Berurusan dengan permasalahan payroll memang tidak mudah, Anda akan selalu menghadapi berbagai macam permasalahan dan kesulitan pada saat penyusunannya. Akan tetap untuk masalah akan selalu ada dan harus dihadapi, bukan malah untuk dihindari. Anda harus mempersiapkan diri dengan lebih baik jika tidak ingin adalah masalah berurusan dengan penghitungan payroll. Pahamilah berbagai regulasi yang ada agar Anda dapat semakin mengurangi berbagai resiko dalam hal penyusunan payroll. Berhati-hatilah pada saat penyusunan payroll dan sangat wajib hukumnya uuntuk berhati-hati jika Anda adalah seorang HR, karena payroll berhubungan langsung dengan keberlangsungan dan performa para karyawan di perusahaan Anda.
Apabila pembaca membutuhkan informasi lebih lanjut mengenai artikel di atas dan software HRD & Payroll, membutuhkan bimbingan dalam pembuatan SOP manufacturing, membutuhkan software accounting dan Job costing, silahkan hubungi groedu@gmail.com atau kontak 081-8521172 atau 081-252-982900. Kami siap membantu! Terimakasih dan salam sukses