Persediaan merupakan salah satu aktiva terpenting milik perusahaan. Hal ini karena transaksi penjualan yang selama ini dilakukan adalah berhubungan langsung dengan stok persediaan yang berada di gudang. Setidaknya Anda harus memastikan terlebih dahulu bahwa stok persediaan barang dagangan masih tersedia pada saat diminta oleh pembeli. Selain itu, Anda juga harus mengontrol stok persediaan pada setiap akhir periode (stock opname) agar tidak sampai tersisa terlalu banyak, karena menyebabkan pemborosan biaya dan tidak efektifnya pengelolaan persediaan.

Jika hal serperti ini sering terjadi, maka akan berdampak kerugian sangat besar bagi perusahaan. Karena itulah, maka mengelola stok dengan lebih efektif merupakan salah satu hal terpenting dalam menjalankan usaha. Meskipun hanya sekedar mengatur waktu pemesanan, jumlah, kualitas, harga sampai persediaan, namun untuk bisa menghasilkan data-data yang lebih akurat, maka dibutuhkan adanya suatu perhitungan yang lebih mendetail, yaitu seperti:

1. Menilai stok yang masih dimiliki.

Yang harus Anda lakukan pertama kali adalah menilai stok persediaan yang masih ada. Pastikan bahwa Anda juga sudah membuat daftar stok barang. Memiliki daftar stok barang akan semakin memudahkan bagi Anda untuk menilai jumlah persediaan yang ada. Selain itu juga, Anda juga harus memastikan bahwa tempat untuk penyimpanan stok juga sudah diatur dengan efisien. Menyediakan rak-rak khusus untuk memisahkan barang sesuai dengan kategorinya masing-masing akan sangat membantu Anda dalam menemukan dan menyimpan barang tersebut.

2. Menghitung dan mencatat data-data persediaan.

Selanjutnya, Anda harus menghitung dan melakukan pencatatan terhadap data-data persediaan dengan seakurat mungkin. Anda akan dapat melakukannya dengan menggunakan sistem manual dan terkomputerisasi. Melakukan penilaian terhadap stok dari awal ini sebagai dasar utama dalam menentukan target penjualan dan pemasaran yang harus dicapai pada masa periode berjalan. Selain itu juga, Anda dapat melakukan perkiraan terhadap jumlah persediaan yang harus dipesan oleh perusahaan. Menghitung dan mencatat persediaan sebenarnya hal yang mudah. Namun, jika Anda memiliki banyak produk, maka hal ini mungkin sedikit lebih rumitt karena Anda harus menentukan jumlah per item barang-nya.

3. Memberikan kode-kode khusus untuk setiap barang.

Memberikan kode khusus untuk setiap masing-masing barang juga akan sangat membantu Anda dalam mengetahui dan menemukan barang tertentu dengan lebih cepat. Kode yang diberikan merupakan hak kewenangan dari perusahaan. Biasanya kode-kode yang sering diberikan untuk kategori produk seperti: warna, angka atau huruf, dan lain sebagainya. Bayangkan saja jika Anda tidak memberikan kode pada setiap jenis-jenis barang yang ada di gudang, maka tentu saja akan sangat menyulitkan Anda untuk menemukan satu atau beberapa jenis barang dengan cepat.

Selain itu, Anda juga pastinya akan menjadi lebih repot karena harus menghafalkan setiap nama-nama barang yang terlalu panjang dan sangat banyak. Namun, Anda juga bisa menggunakan barcode sebagai salah satu kode barang. Barcode juga dapat dipindai dengan cepat oleh scanner dan sistem akan segera melacak keberadaan dari barang tersebut, waktu untuk mencari tentu saja menjadi sangat cepat danefektif.

4. Melakkan stock opname secara teratur.

Gudang sebenarnya bukanlah tempat yang aman bagi tempat penyimpanan barang, meskipun sudah ada petugas yang menjaganya, namun seringkali akan selalu saja ada kejadian yang sama sekali tidak diinginkan seperti adanya barang yang hilang, rusak, atau karena dipindahkan tanpa adanya pemberitahuan sama sekali. Sehingga akan terjadinya selisih dan perbedaan antara barang-barang fisik di gudang dengan catatan.

Terlebih lagi jika jumlah stok persediaan yang masih berada di gudang ada dalam jumlah yang sangat banyak. Sehingga sangat penting artinya untuk selalu melakukan stock opname secara teratur. Hal ini bertujuan untuk mengetahui apakah catatan dengan fisik barang yang masih tersedia jumlahnya apakah sudah benar dan mengetahui ketika barang yang ada di gudang apakah ada yang rusak/hilang secara periodik.

5. Memanfaatkan penggunaan aplikasi pengelolaan untuk stok barang-barang digudang.

Mengelola dan mengontrol stok barang dalam jumlah yang sangat banyak dalam gudang tidaklah mudah. Anda akan menjadi sangat kerepotan jika hanya sekedar mengandalkan kertas dan bolpoin saja. Cara tersebut memang sangatlah rawan dengan berbagai kesalahan dan proses terhadap pengecekan, dan juga akan membutuhkan waktu yang sangat lama. Anda juga dapat menggunakan bantuan dari aplikasi untuk mengatur dan mengontrol stok dari gudang. Selain itu juga, dokumen dari berbagai aktivitas yang seringkali terjadi juga akan langsung tercatat dalam sistem, sehingga akan semakin menghemat banyak waktu dan biaya serta tenaga Anda. Dengan begitu pengelolaan stok digudang Anda akan menjadi lebih efektif dan efisien. Sejalan dengan itu semua maka pendapatan Anda juga akan menjadi maksimal.

Dengan menggunakan aplikasi pengelolaan persediaan, Anda dapat mengontrol pergerakan stok barang, melihat arus dari keluar-masuknya barang, menyediakan laporan stok secara ter up to date, dan juga sistem akan langsung mengintegrasikan data-data stok persediaan terhadap bagian lain seperti penjualan, pembelian, dan juga laporan keuangan. Aplikasi persediaan juga akan membantu Anda dalam melakukan pemesanan stok dengan tepat waktu. Di mana, Anda hanya perlu mengatur batas minimal stok barang-barang digudang Anda, dan aplikasi pengelolaan persediaan akan langsung mengirimkan notifikasi jika stok Anda akan segera habis. Semoga dari sedikit informasi tersebut dapat semakin menambah wawasan Anda sekalian, terimakasih dan salam sukses selalu.Apabila pembaca sekalian membutuhkan pelatihan manajerial, software Accounting, serta software HRD dan Payroll silahkan hubungi groedu@gmail.com atau kontak 081-8521172 atau 081-252-982900. Kami siap membantu Anda.