Sulit untuk mengakui bahwa anggota tim Anda tidak mempercayai Anda — atau satu sama lain. Anda peduli dengan tim Anda dan ingin mereka berhasil. Bagaimana Anda bisa membangun kepercayaan?

Jika Anda mengelola tim jarak jauh, membangun kepercayaan lebih sulit lagi. Kurangnya interaksi tatap muka membuat lebih sulit untuk mengembangkan hubungan yang tulus. Anda tidak memiliki banyak visibilitas untuk menemukan masalah yang berkembang, dan tim Anda mungkin merasa terisolasi dan tidak didukung.

Untungnya, Anda dapat mengambil tindakan dan memperbaiki masalah kepercayaan di tim Anda.

Bagaimana membangun kepercayaan dalam tim virtual.

Saat pertama kali membentuk tim baru, kepercayaan tampaknya mudah. Ada konsep yang disebut kepercayaan cepat yang berlaku untuk sekelompok orang yang harus bekerja sama untuk pertama kalinya atau untuk proyek jangka pendek.

Pada tingkat yang sangat dasar, kepercayaan cepat berarti bahwa orang-orang di tim Anda yang baru terbentuk secara otomatis memiliki kepercayaan satu sama lain karena mereka perlu mengandalkan rekan-rekan mereka untuk menavigasi situasi baru. Ini hampir seperti periode bulan madu untuk tim Anda.

Jika Anda masih dalam fase itu, strategi dalam artikel ini akan membantu Anda memperdalam dan memperkuat ikatan tersebut.

Untuk tim yang melewati fase itu, membangun kepercayaan lebih sulit. Itu tidak terjadi dalam semalam, tetapi sepadan dengan waktu dan upaya untuk membuat tim Anda lebih bahagia dan lebih produktif.

Ingatlah bahwa memperbaiki kepercayaan adalah sebuah proses. Anda mungkin harus membangun jalan kembali dari budaya perusahaan terpencil yang memiliki banyak masalah, dan bahkan butuh waktu untuk mencapai posisi netral. Bersabarlah. Upaya konsisten Anda akan membuahkan hasil. Mulai di sini.

1. Bersikaplah transparan

Transparansi adalah kunci untuk membangun kepercayaan tim. Jika Anda baru mengenal konsep ini, itu bisa jadi sulit. Sedang dikerjakan. Ini akan menjadi lebih mudah karena Anda melihat bahwa ada sedikit risiko dan banyak manfaat. Dengan benar-benar transparan dengan tim Anda, Anda menunjukkan bahwa Anda memercayai mereka. Ketika Anda membuktikan bahwa Anda percaya pada tim Anda, mereka akan mempercayai Anda kembali. Selain itu, mereka lebih terinformasi dan lebih mampu membuat keputusan cerdas yang mendorong bisnis Anda maju.

Orang-orang sangat menghargai transparansi. Orang-orang Anda ingin tahu lebih banyak tentang perusahaan, rekan kerja, dan persaingan mereka. Mereka menginginkan kesempatan untuk terlibat di setiap level, dan mereka ingin cukup dihormati sehingga Anda meminta pendapat mereka tentang keputusan besar.

Ini membuat mereka merasa seperti bagian dari perusahaan, bukan hanya alat yang digunakan orang lain untuk mendapatkan apa yang mereka inginkan. Namun, menjaga transparansi dalam tim jarak jauh dapat menjadi tantangan.

Saat bekerja dari jarak jauh, Anda tidak dapat melihat apa yang dilakukan rekan kerja Anda. Dibutuhkan upaya ekstra untuk membuat pekerjaan dan ide terlihat. Ada juga masalah komunikasi melalui banyak saluran. Banyak tim jarak jauh menggunakan alat seperti Zoom, Slack, dan Google Drive secara bersamaan. Ini dapat menyulitkan untuk menemukan informasi — pernahkah Anda menggali lusinan saluran Slack untuk mencoba menemukan percakapan yang Anda lakukan beberapa hari yang lalu?

Namun, jika Anda ingin membangun kepercayaan di tim jarak jauh, Anda perlu memastikan transparansi di setiap level. Berikut cara melakukannya:

• Prioritaskan saluran komunikasi publik – Informasi mudah hilang di dalam rantai email. Panggilan telepon dan obrolan video berguna, tetapi kecuali jika direkam dan dibagikan, takeaways tidak akan pernah melewati orang-orang yang ada di sana. Saat mendiskusikan apa pun yang penting bagi seluruh tim, berusahalah untuk menggunakan saluran publik seperti Slack.
• Bagikan tujuan dan hasil perusahaan – Bicarakan secara terbuka tentang tim dan tujuan bisnis Anda. Bagikan hasil dan kesuksesan perusahaan dengan seluruh tim. Keterbukaan ini menunjukkan kepada anggota tim bahwa Anda memercayai mereka, dan itu meningkatkan motivasi mereka saat mereka berinvestasi di masa depan.
• Buat kalender tim bersama – Cara lain untuk meningkatkan transparansi adalah dengan membuat kalender tim bersama. Tambahkan semua acara dan rapat perusahaan Anda ke kalender ini sehingga semua orang di tim tahu apa yang terjadi di perusahaan kapan saja.
• Gunakan perangkat lunak manajemen proyek – Perangkat lunak manajemen proyek meningkatkan transparansi dengan menunjukkan kepada tim setiap langkah dalam alur kerja. Siapa pun dapat memeriksa status proyek atau tugas tanpa mengganggu rekan satu tim.

Masing-masing membutuhkan waktu dan usaha yang konsisten. Untuk membantu memimpin transformasi dalam tim jarak jauh Anda, dapatkan e-book lengkap kami. Kemudian, teruslah membaca untuk teknik membangun kepercayaan berikutnya.

2. Gunakan satu lawan satu untuk membangun kepercayaan dan mendukung anggota tim

Sebagai seorang manajer, Anda harus mengadakan pertemuan empat mata dengan setiap anggota tim setidaknya sebulan sekali. Jenis pertemuan ini adalah kesempatan besar untuk membangun kepercayaan dan mengembangkan hubungan yang lebih kuat. Inilah cara memaksimalkan dampak pertemuan satu lawan satu dan terhubung dengan anggota tim di tingkat yang lebih dalam.

• Fokus untuk membantu anggota tim mencapai tujuan mereka – Tujuan utama Anda selama pertemuan satu lawan satu adalah untuk mempelajari bagaimana kinerja anggota tim dan bagaimana Anda dapat membantu mereka mencapai tujuan mereka. Ajukan pertanyaan seperti ini: Bagaimana kabarmu akhir-akhir ini? Apakah Anda menikmati pekerjaan Anda? Apakah ada hal lain yang ingin Anda lakukan? Apakah ada yang bisa saya bantu?
• Berikan umpan balik yang konstruktif – Saat memberikan umpan balik kepada anggota tim, pastikan itu berorientasi pada solusi. Bicara tentang bagaimana meningkatkan daripada hanya memberi tahu mereka apa yang mereka lakukan salah. Saat Anda melakukannya, tunjukkan juga beberapa hal yang Anda hargai. Lebih mudah untuk memercayai atasan Anda ketika Anda tahu mereka melihat pekerjaan baik yang Anda lakukan.
• Mintalah umpan balik – Jangan hanya memberikan umpan balik. Minta itu. Ingatlah bahwa beberapa anggota tim mungkin tidak nyaman memberikan umpan balik secara terbuka. Itulah mengapa Anda perlu memberi tim Anda cara untuk memberikan umpan balik secara anonim.

Pertemuan empat mata harus menjadi tempat yang aman bagi tim Anda untuk berbagi ide, berbicara tentang perjalanan karir mereka, dan jujur ​​dengan Anda.

Jika Anda memiliki masalah kepercayaan sejauh ini, perlu waktu sebelum tim Anda merasa cukup aman untuk mengatakan yang sebenarnya. Bersabarlah dan terus dorong mereka untuk terbuka.

Ketika seseorang mengatakan yang sebenarnya, itu mungkin bukan yang ingin Anda dengar. Sangat penting bahwa Anda merespons dengan baik. Jangan pernah bersikap defensif atau argumentatif ketika seseorang terbuka kepada Anda. Belajarlah untuk menerima kritik dengan anggun, bahkan ketika itu tidak disampaikan dengan cara yang paling bijaksana.

3. Kelola konflik, jangan hindari

80% anggota tim jarak jauh pernah mengalami konflik di tempat kerja. 65% dari konflik itu terjadi dengan sesama anggota tim, sementara 19% dengan bos atau manajer.

Menurut tim jarak jauh, tiga sumber utama konflik adalah:

• Stres terkait pekerjaan
• Kurangnya kerjasama tim
• Perilaku kasar

Konflik juga bisa terjadi karena miskomunikasi atau bentrok gaya kerja dan kepribadian.

Anda mungkin tidak dapat melihatnya, tetapi konflik dapat dan akan terjadi dalam tim jarak jauh. Jangan abaikan mereka. Jika Anda belum pernah mendengar perbedaan pendapat, itu mungkin karena Anda tidak memberikan perhatian yang cukup.

Mengabaikan masalah ini membuat Anda terlihat seperti kehilangan kontak atau Anda tidak cukup peduli untuk terlibat.

Mengelola konflik secara efektif, di sisi lain, akan membangun kepercayaan dan membuat anggota tim merasa lebih percaya diri bahwa Anda memimpin mereka.

Berikut cara melakukannya:

• Bertindak lebih awal – Konflik kecil dapat berkembang menjadi masalah besar jika Anda tidak mengatasinya lebih awal. Selesaikan masalah ini sesegera mungkin sehingga tim Anda tidak mengalami konsekuensi negatif apa pun.
• Dengarkan kedua belah pihak – Tetap objektif saat Anda masuk untuk menyelesaikan perselisihan. Dengarkan cerita setiap orang dan dapatkan detailnya sebelum Anda mengambil tindakan apa pun.
• Menyelesaikan konflik secara pribadi – Selalu mencoba untuk menyelesaikan masalah secara pribadi. Anda tidak ingin mempermalukan anggota tim di depan rekan-rekan mereka, dan tidak bijaksana untuk terlihat seperti Anda memihak seseorang dalam argumen pribadi. Semakin baik Anda memecahkan masalah secara diam-diam, semakin dapat dipercaya tim Anda akan menemukan Anda.

4. Minta semua orang bertanggung jawab

Kurangnya akuntabilitas adalah salah satu tantangan utama bagi tim jarak jauh, menurut sebuah laporan baru-baru ini.

Sangat mudah untuk memahami mengapa. Gangguan komunikasi membuat anggota tim jarak jauh merasa seperti mereka tidak tahu apa yang harus dilakukan dengan hari mereka. Karena tidak ada orang di sekitar untuk melihat mereka bekerja, mereka mungkin merasa tanpa tujuan. Sangat mudah untuk membiarkan tugas tergelincir.

Bahkan jika itu tidak disengaja, seseorang yang tidak menjalankan tugasnya memberikan tekanan ekstra pada anggota tim lainnya.

Mereka yang mengikuti pekerjaan mereka mungkin merasa Anda tidak adil. Mengapa mereka harus bekerja lebih keras untuk menebus orang-orang yang tidak melakukan pekerjaan mereka? Mereka tidak dapat melihat interaksi Anda dengan rekan kerja lain, sejauh yang mereka tahu, Anda mengabaikan masalah tersebut.

Saat Anda meminta pertanggungjawaban setiap orang atas tanggung jawab mereka, Anda akan lebih mudah membangun kepercayaan dalam tim Anda.

Berikut adalah strategi yang dapat Anda gunakan untuk meningkatkan akuntabilitas dan kepercayaan tim jarak jauh Anda:

• Definisikan peran tim dengan jelas – Setiap anggota tim harus memahami siapa yang melakukan apa di dalam tim. Seharusnya tidak ada pertanyaan tentang tanggung jawab pribadi mereka, dan mereka harus tahu kepada siapa mereka harus mencari bantuan untuk tugas tertentu. Tentukan dengan jelas peran anggota tim dan tetapkan pemilik untuk setiap proyek.
• Buat kebijakan kerja dari rumah – Rancang kebijakan kerja dari rumah yang menguraikan jenis perilaku apa yang dapat diterima dan bagaimana anggota tim harus berkomunikasi satu sama lain. Ketika semua orang tahu apa yang Anda harapkan dan konsekuensi dari tidak memenuhi harapan tersebut, Anda akan meningkatkan akuntabilitas tim Anda.
• Lakukan check-in rutin – Anda juga dapat membuat tim Anda bertanggung jawab dengan menerapkan check-in reguler. Bergantung pada ukuran tim Anda dan jenis proyek yang Anda kerjakan, Anda dapat memeriksa setiap hari atau setiap minggu untuk mempelajari tentang status proyek dan mengidentifikasi hambatan apa pun. Check-in dapat dilakukan secara asinkron sehingga Anda tidak mengganggu pekerjaan. Coba Stand-up otomatis untuk membuat tim Anda terbiasa berkomunikasi lebih teratur.

5. Merangkul kesalahan

Tidak peduli seberapa baik Anda mempersiapkan, kesalahan pasti akan terjadi. Anda dan anggota tim Anda adalah manusia, dan karena itu rentan terhadap kesalahan.

Rangkullah kesalahan dan singkirkan kecemasan bahwa ada sesuatu yang salah. Perjelas sikap Anda — hal-hal akan terjadi, dan Anda akan memecahkan masalah dan melanjutkan.

Memperlakukan kesalahan manusia sebagai bagian alami dari proses melakukan dua hal penting. Pertama, ini memberi tim Anda kebebasan untuk mencoba hal-hal baru dan mengambil risiko yang wajar. Kedua, lebih mudah untuk memercayai kepemimpinan Anda karena tim Anda tahu bahwa Anda siap untuk mendukung mereka.

Jika Anda secara alami merupakan perfeksionis, ini mungkin lebih merupakan tantangan bagi Anda. Inilah cara menaklukkan reaksi naluri Anda dan menangani masalah dengan anggun.

• Tetap tenang – Mempelajari kesalahan, terutama yang mahal atau dapat dihindari, bisa membuat frustrasi. Untungnya, ketika Anda bekerja dari jarak jauh, Anda memiliki banyak ruang untuk mengambil napas dan menenangkan diri. Jangan pernah merespons saat Anda merasa kesal. Perhatikan juga tombol panas Anda — Anda mungkin cenderung kurang sabar dengan jenis kesalahan tertentu.
• Hindari melompat ke kesimpulan – Dengarkan baik-baik semua orang yang terlibat sebelum Anda menarik kesimpulan apa pun. Selain menunjukkan kepercayaan, ini juga akan memberi Anda informasi yang Anda butuhkan untuk mencegah kesalahan yang sama terjadi di masa depan. Ingatlah bahwa Anda akan memiliki bias alami terhadap hal pertama yang Anda dengar, jadi berhati-hatilah untuk mendengarkan semua orang dengan adil.
• Jangan mengambil alih – Melangkah masuk dan mengambil alih tugas untuk melakukannya sendiri adalah kesalahan yang lebih besar. Tunjukkan bahwa Anda memercayai tim Anda dengan membiarkan mereka memperbaiki sendiri kesalahan tersebut. Anda dapat menunjukkan cara yang lebih baik untuk bergerak maju, tetapi jangan mengambil kendali kecuali tidak ada pilihan lain.
• Memberikan bimbingan – Meskipun Anda seharusnya tidak turun tangan untuk memperbaiki kesalahan orang lain, Anda dapat memberikan saran dan dukungan. Jelaskan bahwa tidak apa-apa untuk datang kepada Anda untuk meminta bantuan. Dukunglah sebelum Anda mengkritik dan tim Anda akan lebih mempercayai Anda.

6. Kenali prestasi anggota tim team

Ketika seorang anggota tim merasa mereka tidak berarti bagi Anda, sulit bagi mereka untuk percaya. Mereka khawatir jika mereka membuat kesalahan kecil, kemungkinan besar Anda akan menggantinya seperti halnya Anda membantu.

Dengan mengenali ketika orang melakukannya dengan baik, Anda membuktikan bahwa Anda memang melihat orang sebagai individu yang penting.

Agar pujian menjadi efektif, perlu semua hal ini.

• Tepat waktu – Jangan menunggu untuk berbicara. Tentu, menyenangkan untuk menyebutkan pencapaian besar pada pertemuan triwulanan Anda, tetapi pastikan Anda juga mengenali pekerjaan yang baik pada saat itu. Biasakan untuk menunjukkan penghargaan segera setelah Anda melihat pencapaian.
• Spesifik – “Kerja bagus” enak didengar, tetapi tidak efektif. Bagaimana dengan ini? “Kerja bagus menyelesaikan proyek ekstra itu. Sulit untuk mengambil pekerjaan ekstra ketika Anda sudah memiliki begitu banyak yang harus dilakukan, dan saya bangga dengan Anda untuk mengirimkan ini tepat waktu sementara Anda tetap dengan prioritas Anda yang lain. Contoh ini jauh lebih efektif. Ketika Anda spesifik tentang apa yang dilakukan seseorang dan mengapa itu penting, Anda lebih dapat dipercaya dan membuat dampak yang lebih besar.
• Tepat – Jenis dan jumlah pengakuan harus sesuai untuk pencapaiannya. Jika Anda terlalu antusias dengan sesuatu yang kecil, atau jika Anda tidak membuat kesepakatan yang cukup besar tentang sesuatu yang besar, tim Anda akan merasa bahwa Anda salah. Pastikan Anda memberikan perhatian yang layak kepada pencapaian tanpa berlebihan.

Ciptakan budaya syukur dan pengakuan. Dorong tim Anda untuk menunjukkan kemenangan besar sehingga apresiasi datang dari mana-mana, bukan hanya dari Anda.

Pengakuan dapat bersifat publik atau pribadi. Pertimbangkan orangnya. Beberapa orang suka dipuji di depan orang lain, sementara yang lain merasa sakit menjadi pusat perhatian.

Terkadang, adalah tepat untuk melangkah lebih jauh. Pencapaian besar layak mendapatkan hadiah.

• Kartu hadiah – Kartu hadiah digital adalah cara yang bagus untuk mengucapkan terima kasih. Pastikan jumlahnya sesuai, dan pilih hadiah yang benar-benar akan digunakan oleh anggota tim Anda. Layanan pengiriman makanan, kedai kopi, dan pengecer online adalah pilihan populer.
• Bonus – Bonus dapat dikaitkan dengan tujuan tertentu, tetapi bonus kejutan juga memberikan kesan yang besar. Bagaimanapun Anda memutuskan untuk menawarkan imbalan finansial, pastikan itu adil untuk semua orang di tim.
• Sumbangan untuk amal pilihan mereka – Beberapa anggota tim mungkin lebih suka menyumbang untuk amal yang mereka pedulikan daripada mendapatkan sesuatu untuk diri mereka sendiri. Sumbangan sangat efektif jika dikaitkan dengan misi perusahaan. Misalnya, jika Anda mengkhususkan diri dalam berkemah dan olahraga luar ruangan, Anda dapat memberikan sumbangan atas nama anggota tim untuk upaya konservasi.

Saran-saran ini adalah cara untuk mendukung kata-kata Anda dengan tindakan. Itulah dasar integritas, dan sangat penting ketika Anda bekerja dengan kepercayaan di dalam organisasi Anda.

7. Mendukung kesejahteraan karyawan

Banyak tips yang kami bagikan sejauh ini memiliki tema yang sama. Ketika Anda memperlakukan tim Anda seperti Anda peduli dengan mereka sebagai manusia, mereka akan lebih mudah percaya bahwa Anda memikirkan kepentingan terbaik mereka. Itu benar dari nasihat di bagian ini juga. Perhatikan kesehatan dan kebugaran anggota tim Anda. Sebuah tim yang sehat secara fisik dan mental berkinerja lebih baik, membutuhkan lebih sedikit hari sakit, dan pada akhirnya menghasilkan lebih banyak uang untuk bisnis. Lebih penting lagi, tim yang sehat lebih mungkin menjadi tim yang bahagia.

Karyawan dengan kesehatan dan kebersihan mental yang baik akan lebih mudah mengatasi stres. Mereka dapat lebih mudah mempercayai satu sama lain — dan juga mempercayai Anda — karena mereka tidak berurusan dengan banyak masalah tambahan. Buat rencana kesehatan untuk mendukung kesejahteraan tim Anda. Anda akan meningkatkan moral, meningkatkan kepuasan kerja, dan mengurangi pergantian.

Yang terpenting, Anda akan menciptakan lingkungan di mana kepercayaan dapat berkembang.

Baik itu resmi atau informal, rencana kesehatan Anda harus mendorong tim Anda untuk menjaga diri mereka sendiri. Berikut adalah beberapa ide.

• Dorong orang untuk mengambil cuti – Bantu anggota tim mencapai keseimbangan kehidupan kerja yang lebih baik dengan mendorong mereka untuk mengambil lebih banyak waktu istirahat yang berkualitas. Mengambil banyak waktu liburan terkait dengan kinerja yang lebih baik di tempat kerja.
• Bersikaplah fleksibel – Alih-alih jadwal tetap, berikan tim Anda kebebasan untuk bekerja kapan dan di mana pun mereka inginkan. Dengan jam kerja yang fleksibel, anggota tim dapat menyesuaikan karir mereka dengan prioritas pribadi. Ini dapat membantu mengurangi stres dan meningkatkan kebahagiaan anggota tim.
• Menyediakan anggaran kesejahteraan – Banyak perusahaan menyediakan anggaran kesejahteraan. Anggota tim dapat menggunakan anggaran ini untuk membayar keanggotaan gym, perawatan spa, atau kegiatan sehat lainnya. Anggap saja sebagai akun pengeluaran fleksibel untuk kesehatan.