Meskipun setiap organisasi itu unik, dengan kebutuhan individunya sendiri, wajar untuk mengatakan bahwa ada blue print standar yang membentuk dasar dari semua proyek implementasi HR software. Untuk mendapatkan implementasi yang benar, sangat penting bahwa bisnis Anda mendekati seluruh proses dengan kemauan untuk bekerja secara metodis dari awal hingga akhir, menempatkan rencana terperinci yang kemudian dijalankan oleh tim Anda dengan ketekunan dan perhatian tinggi terhadap detail. Jika Anda ingin menghindari jebakan yang dialami banyak bisnis selama proses implementasi, inilah yang perlu Anda ketahui. Tujuan penerapan HR software adalah selalu mewujudkan efisiensi dan penghematan biaya di seluruh bisnis Anda. Untuk mencapai tujuan ini, semakin banyak perencanaan yang Anda lakukan sebelum memulai, semakin lancar proses implementasi Anda. Akhirnya, mengimplementasikan software adalah seperti orientasi karyawan; bagaimana Anda menjalankan implementasi HR software baru Anda akan menunjukkan seberapa baik karyawan Anda terlibat dengannya. Ini kemudian diterjemahkan menjadi seberapa cepat bisnis Anda akan mewujudkan efisiensi dan penghematan biaya yang telah dirancang untuk memfasilitasi perangkat lunak Anda.

Sebelum kamu memulai, setelah proses pemilihan penyedia HR software telah diselesaikan, mudah untuk jatuh ke dalam perangkap pemikiran bahwa tantangan bisnis yang telah Anda pilih untuk dimitigasi oleh perangkat lunak telah berakhir dan masa depan yang lebih mudah dan lebih efisien akan tetap ada. Namun, mengimplementasikan HR software dapat menjadi proses yang menantang dengan godaan yang melekat untuk menghemat, untuk mengecualikan peserta proyek utama, atau untuk menjalankan proyek terlalu cepat. Selain itu, sangat penting untuk menentukan kemungkinan titik kegagalan langsung dari fase perencanaan proyek Anda. Namun, menilai potensi kegagalan bukanlah tugas yang mudah jika Anda mencoba memahami proses yang belum pernah Anda alami sebelumnya – seperti menerapkan solusi HR software baru.

Juga bijaksana untuk tidak pernah melupakan faktor manusia, yang memengaruhi segala sesuatu mulai dari budaya perusahaan dan penerimaan karyawan Anda terhadap perubahan, hingga tim kepemimpinan yang harus diyakinkan bahwa HR software akan menghasilkan penghematan biaya atau hasil peningkatan pendapatan dan dengan demikian memberikan dukungan mereka. Dalam hal teknologi HR, strategi, visi, dan manajemen perubahan yang terencana dengan baik adalah kuncinya. Dalam artikel ini, kami akan membagikan tips untuk implementasi HR software yang sukses.

1. Delegasikan tanggung jawab pada HR yang tepat

Apakah Anda seorang serigala tunggal di HR atau jika Anda memiliki tim di sekitar Anda, melibatkan orang yang tepat dalam proyek Anda dari awal dapat membuat atau menghancurkan implementasi Anda. Ini tidak boleh diputuskan berdasarkan siapa yang memiliki waktu paling banyak, tetapi siapa yang berpengalaman, dengan wawasan yang tepat tentang proses bisnis dan pengetahuan teknis.

Secara alami, HR harus dilibatkan mengingat pengetahuan mereka yang luas ke dalam praktik dan proses yang akan menentukan set-up dan konfigurasi perangkat lunak.

Siapa yang akan mengumpulkan data karyawan Anda? Siapa yang akan mengurus konfigurasi? Siapa yang akan melakukan pelatihan? Siapa yang bertanggung jawab untuk mengawasi keseluruhan proyek dan menilai hasilnya? Mendapatkan tim yang tepat untuk memimpin implementasi HR software Anda dapat membuat semua perbedaan dalam keberhasilannya.

2. Buat garis waktu dan tetapkan tonggak penting

Bekerja sama dengan vendor Anda, buat garis waktu yang realistis dan dapat dicapai bagi kedua belah pihak. Pahami apa yang perlu Anda lakukan, kapan data Anda perlu disiapkan dan orang mana yang perlu tersedia untuk membantu dan mendukung proses tersebut.

Fase implementasi sangat penting untuk kesuksesan jangka panjang, jadi luangkan waktu Anda untuk memetakan setiap tahap proses: berapa lama waktu yang dibutuhkan setiap tugas, siapa yang bertanggung jawab atas apa, ketergantungan apa yang ada?

3. Tentukan kebutuhan dan proses Anda

Dari perizinan dan proses alur kerja hingga persyaratan internasional dan tunjangan hari raya; sekaranglah saatnya untuk mempertimbangkan dengan tepat seperti apa HR software Anda perlu ‘terlihat’.

Menerapkan perangkat lunak baru adalah saat yang tepat untuk meninjau kembali proses Anda saat ini dan menentukan keefektifan mereka. Apakah proses Anda saat ini berbelit-belit? Apakah Anda memiliki birokrasi yang tidak perlu yang menghambat efisiensi? Mengotomatiskan proses yang sudah tidak efektif tidak ada gunanya, jadi gunakan ini sebagai kesempatan untuk memikirkan kembali bagaimana Anda saat ini melakukan sesuatu.

Bagaimana Anda saat ini mendekati tugas-tugas yang relevan dengan HR seperti memesan cuti tahunan atau mengadakan tinjauan kinerja dan yang paling penting, bisa juga yang lainnya. Sekarang pikirkan tentang bagaimana ini akan diterjemahkan ke dalam HR software pilihan Anda. Alur kerja apa yang Anda butuhkan? Seperti apa rantai persetujuan Anda? Siapa yang butuh akses ke apa? Memang, akan ada beberapa perubahan proses dan penting untuk tetap berpikiran terbuka terhadap cara-cara baru dalam melakukan sesuatu.

Miliki rencana yang jelas tentang apa yang sebenarnya Anda perlukan untuk dilakukan oleh HR software Anda dan ingatlah selama proses implementasi Anda. Apakah Anda benar-benar perlu memilih semua lonceng dan peluit yang ditawarkan sistem hanya karena mereka ada di sana atau dapatkah Anda memilih pendekatan bertahap untuk diluncurkan?

Prioritaskan ‘barang yang harus dimiliki’ dan pertimbangkan apakah ‘barang yang bagus’ benar-benar dibutuhkan saat ini.

4. Berkolaborasi dengan vendor Anda

Sebagian besar vendor perangkat lunak yang baik akan menggunakan alat manajemen proyek yang akan memungkinkan kolaborasi pada garis waktu dan memastikan visibilitas lengkap peran, tanggung jawab, dan tenggat waktu. Tidak ada gunanya jika semua komunikasi dengan manajer implementasi Anda disembunyikan di kotak masuk satu orang yang kebetulan telah pergi berlibur selama 2 minggu.

Pastikan Anda mempertahankan jalur komunikasi terbuka dengan vendor Anda di seluruh implementasi Anda. Mereka ada untuk membantu Anda selama seluruh proses dan memiliki pengalaman mengerjakan implementasi untuk menawarkan praktik, saran, dan panduan terbaik. Ini sepadan dengan bobotnya jika Anda belum pernah melalui implementasi perangkat lunak HR sebelumnya.

Kesimpulan

Memilih perangkat lunak, vendor, dan teknologi yang tepat menjadi jauh lebih mudah ketika Anda menentukan tujuan yang jelas, dan menerapkan solusi apa pun menjadi lebih lancar dengan lebih sedikit titik masalah. Tren HR global tidak membuat pekerjaan lebih mudah karena tantangan yang dihadapi departemen HR termasuk beradaptasi dengan perubahan demografis besar seperti memenuhi kebutuhan wanita yang meningkat pesat dalam angkatan kerja global, mendorong keragaman budaya, menggantikan pekerja yang lebih tua dengan keterampilan yang luas, mengatur dengan pekerja yang tidak terlatih dan mendorong pekerja yang lebih tua untuk terus bekerja melewati usia pensiun minimum.

Sayangnya, terlalu banyak pembuat keputusan yang gagal untuk mengajukan pertanyaan yang tepat sebelum mengimplementasikan perangkat lunak SDM, yang mengakibatkan pembelian sistem kurang lebih maju dari yang benar-benar Anda butuhkan dan menghadapi masalah transisi yang sangat besar. Jika Anda membutuhkan informasi lebih lanjut perihal manajerial HR atau membutuhkan HR software yang tepat untuk perusahaan Anda, silahkan hubungi kami, kami siap membantu Anda. Hubungi kami melalui email groedu@gmail.com, atau bisa langsung menghubungi kami melalui nomor whatsapp 0812-5298-2900. Kami siap membantu Anda.