Sekarang saya ingin bertanya pada Anda.

Sebagai pebisnis, Apakah Anda memiliki kebiasaan untuk membuat hal-hal yang terlalu rumit, terutama dalam menjalankan bisnis atau proyek. Baik alokasi kerjanya, pemeriksaan kualitas, pemantauan proyek, atau sekadar melalui daftar tugas, manajer proyek dan tim sering kali memperumit proses yang mudah diterapkan?

Jika jawaban Anda “iya”, maka saatnya Anda melakukan reformasi dengan merampingkan proses-proses rumit menjadi lebih sederhana.

Apa itu Proses Merampingkan?

Merampingkan didefinisikan sebagai tindakan mengubah sesuatu untuk membuatnya lebih sederhana atau lebih efisien. Dalam konteks kerja, ini melibatkan reformasi proses atau metode tertentu yang digunakan untuk menyelesaikan tugas untuk meningkatkan efisiensi dan/atau efektivitas keseluruhan hasil yang dihasilkan.

Proses bisnis adalah serangkaian kegiatan berulang yang dilakukan oleh individu atau kelompok, dalam urutan tertentu, untuk mencapai hasil. Masing-masing kegiatan ini merupakan tugas, yang mungkin merupakan bagian dari proses atau peristiwa satu kali saja. Formalitas proses bisnis akan bervariasi antar organisasi, dengan proses formal yang didokumentasikan. Proses bisnis yang disederhanakan menghasilkan hasil yang lebih cepat terlepas dari formalitas dan idealnya menghasilkan lebih sedikit masalah atau inefisiensi di sepanjang jalan.

Manfaat Mempersingkat Proses

Keterlibatan karyawan harus selalu menjadi area yang terus dianalisis dan ditingkatkan bila diperlukan. Faktor kunci yang mempengaruhi keterlibatan karyawan adalah seberapa baik mereka memahami tugas mereka, dan tingkat akuntabilitas yang mereka kerjakan. Penyederhanaan proses tidak hanya mengurangi kesalahan dalam upaya kerja dan mempercepat kemajuan, tetapi juga membantu memperjelas tugas-tugas tersebut dan menegakkan akuntabilitas yang diperlukan. Akibatnya, ini memiliki dampak luar biasa pada moral karyawan, dan pada akhirnya meningkatkan tingkat keterlibatan karyawan.

7 Langkah untuk Merampingkan Proses Kerja

Untuk memulai perampingan, Anda memerlukan kesadaran yang jelas dan pemahaman menyeluruh tentang proses dan dokumentasi yang diperlukan di setiap tahap yang mengarah ke tujuan akhir proyek. Untuk merampingkan proses dan memaksimalkan efisiensi dalam proses tempat kerja Anda, ikuti langkah-langkah berikut:

1. Analisis Alur Kerja Saat Ini

Tidak semua organisasi memiliki pemahaman yang jelas tentang sejauh mana proses yang ada (formal atau informal). Oleh karena itu, langkah pertama menuju perampingan proses adalah selalu membuat daftar setiap proses, dan kemudian melakukan analisis menyeluruh untuk setiap proses. Anda perlu memahami bagaimana setiap proses di setiap divisi atau unit perusahaan Anda beroperasi. Tujuan dari tahap ini adalah untuk mengidentifikasi bagaimana perusahaan telah beroperasi sejauh ini, dan di mana peluang yang ada untuk melakukan perbaikan. Wawancarai karyawan dan mintalah umpan balik pada setiap proses yang diikuti bisnis Anda.

2. Identifikasi Area Fokus Utama

Setelah Anda menganalisis proses kerja yang ada, Anda perlu mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan. Cari proses dan alur kerja yang mengalami penurunan motivasi dari karyawan, instruksi yang tidak jelas, atau komunikasi yang memburuk. Tentukan dengan tepat faktor-faktor yang dapat, atau yang sudah ada, memengaruhi efektivitas proses dan target yang ada untuk ditingkatkan.

3. Prioritaskan Pekerjaan

Setelah Anda mengidentifikasi dan merinci proses yang perlu diperbaiki, Anda perlu memeringkatnya berdasarkan tingkat kepentingannya. Periksa daftar proses yang Anda miliki, dan beri nilai masing-masing pada skala 1 hingga 10, dengan 1 sebagai proses yang paling penting dan 10 sebagai proses yang paling tidak penting. Ini membantu menjaga prioritas tetap fokus, dan mengklarifikasi sumber daya apa yang dibutuhkan kapan.

4. Dokumentasikan Semuanya

Setiap langkah mikro yang termasuk dalam proses harus ditangkap dan didokumentasikan; ini penting jika Anda berharap untuk meninjau proses secara akurat. Sangat penting untuk memvalidasi setiap langkah proses untuk memastikan aliran proses terjadi seperti yang dijelaskan; ini akan menjadi penting ketika tiba saatnya untuk membuat rekomendasi perbaikan.

5. Otomatiskan Proses Kerja

Dalam lanskap kemajuan teknologi yang pesat, tidak mengherankan bahwa salah satu elemen paling umum yang digunakan bisnis saat ini untuk mengelola alur kerja mereka adalah solusi perangkat lunak manajemen kerja modern. Proses menyelesaikan tugas atau menyelesaikan proyek tidak kebal terhadap kesalahan data dan miskomunikasi. Namun, ada banyak sekali perangkat lunak canggih yang dirancang khusus untuk membantu organisasi dan tim merampingkan proses dan alur kerja mereka. Solusi perangkat lunak manajemen modern ini menawarkan alat dan aplikasi sederhana, dengan fitur dan kemampuan canggih, yang membuat proses kompleks pengelolaan proses bisnis menjadi lebih mudah dari sebelumnya. Seringkali kasus bisnis yang layak dapat disajikan dalam mendukung penggunaan alat tersebut.

6. Uji Alur Kerja Baru

Satu-satunya cara untuk mengukur apakah proses kerja Anda yang baru dan lebih baik itu efektif adalah dengan mengujinya. Untuk melakukan ini, Anda perlu mengevaluasi bagaimana responsnya di lingkungan tempat kerja langsung. Awalnya, bidik area yang lebih kecil untuk menguji kasus perbaikan. Misalnya, Anda dapat menerapkan proses merampingkan dalam proyek yang akan datang dan mendapatkan pemahaman yang jelas tentang bagaimana setiap elemen proses bekerja dalam tindakan.

7. Bersiaplah untuk Menyesuaikan

Setelah Anda menguji proses baru di lingkungan tempat kerja langsung, Anda harus siap untuk menyempurnakan alur kerja baru Anda berdasarkan hasil. Hampir semua inisiatif baru (yang kami kembangkan) membutuhkan waktu untuk diperkenalkan dan dijalankan secara efektif. Evaluasi keefektifan setiap perubahan dalam alur kerja dan pastikan semuanya berfungsi sebaik mungkin sebelum menerapkannya ke peluncuran skala yang lebih besar.

Seperti praktik bisnis lainnya, ukuran dan jenis organisasi Anda akan membantu menentukan kedalaman pekerjaan yang diperlukan untuk merampingkan proses Anda. Menerapkan kerangka kerja ini ke dalam tindakan dapat membantu Anda mengisolasi masalah alur kerja dan bergantung pada prioritas yang ditangani, menyederhanakan proses berpotensi meningkatkan hasil bisnis Anda secara signifikan.

Anda tengah bermasalah dengan manajemen bisnis Anda dan membutuhkan konsultan profesional untuk membantu Anda? Silahkan hubungi kami DISINI, Kami siap membantu Anda.