Di dunia yang ideal, karyawan akan menghabiskan semua jam kerja mereka dengan fokus pada tugas dan proyek tertentu yang terkait dengan tanggung jawab pekerjaan mereka. Di dunia nyata, perusahaan mungkin memiliki masalah dengan karyawan yang malas mengerjakan tugas, menjelajahi Internet untuk penggunaan pribadi, atau mencari cara lain untuk membuang waktu. Memantau karyawan Anda memungkinkan Anda menilai tingkat produktivitas secara keseluruhan dan mengidentifikasi potensi masalah yang perlu ditangani, seperti penggunaan Internet yang berlebihan atau bersosialisasi alih-alih bekerja. Berikut ini beberapa cara yang bisa Anda gunakan untuk memonitor karyawan Anda.

1. Tulis kebijakan perusahaan yang merinci penggunaan Internet, istirahat, dan manajemen waktu secara umum. Tinjau kebijakan dengan semua karyawan baru. Tempelkan di manual karyawan sebagai pengingat kepada karyawan yang ada.
2. Atur ruang kantor agar lebih memudahkan aktivitas monitoring Anda. Cubicles menawarkan privasi kepada karyawan sambil tetap memungkinkan Anda untuk memantau apa yang mereka lakukan. Sebuah bilik dapat mencegah penggunaan waktu kerja yang tidak tepat lebih dari kantor tertutup.
3. Beri tahu karyawan tentang pemantauan Internet, email, dan aktivitas telepon. Memantau tanpa peringatan karyawan menciptakan rasa tidak percaya. Karyawan mungkin merasa sedang diatur untuk tindakan disipliner jika mereka tidak diberitahu bahwa mereka sedang dipantau.
4. Blokir situs web tertentu yang tidak boleh dikunjungi karyawan, seperti situs pornografi atau jejaring sosial. Instal program perangkat lunak untuk memantau penggunaan Internet karyawan jika Anda merasa itu masalah, tetapi ingatlah untuk memberi tahu karyawan tentang program tersebut
5. Berjalan di sekitar gedung untuk mengunjungi berbagai departemen secara teratur. Waspadai apa yang dilakukan karyawan tanpa melayang di atasnya. Bicaralah dengan karyawan untuk membantu membangun hubungan.
6. Bertemu dengan staf secara teratur untuk rapat. Dapatkan pembaruan dari karyawan tentang proyek mereka dan kemajuan yang mereka buat untuk mengevaluasi seberapa baik mereka menggunakan waktu mereka.

Undermanagement adalah masalah kronis yang mempengaruhi organisasi dari segala bentuk dan ukuran.

“Bagaimana saya bisa melacak pekerjaan karyawan saya secara teratur?” Begitu banyak manajer merasa bahwa tidak ada cukup waktu bagi mereka untuk memantau kemajuan setiap karyawan secara efektif.

Berhasil memantau karyawan dimulai dengan menetapkan rutinitas pertemuan satu lawan satu yang teratur dan berkelanjutan. Satu langkah ini saja akan meningkatkan kemampuan manajer mana pun untuk tetap mengetahui detail dan meminta pertanggungjawaban orang. Tetapi sering kali manajer juga harus terbiasa memeriksa pekerjaan karyawan di luar percakapan biasa itu.