Banyak keluhan yang disampaikan oleh pemilik usaha yang rata-rata tidak memiliki waktu untuk keluarga, atau memikirkan pengembangan bisnis lain. Hari-hari bisanya berkutat dengan aktivitas bisnis yang sifatnya rutin, dimana seharusnya bisa berbuat lebih banyak untuk masyarakat dan keluarga, pebisnis terjebak oleh rutinitas harian yang tidak ada ujungnya. Pekerjaan setiap harinya menjadi semakin panjang dan bahkan melelahkan. Idealnya memang sebaiknya setiap bisnis owner memiliki system manajemen yang outopilot. Meskipun bisnis ditinggal, bisnis masih bisa berjalan. Tanpa banyak memikirkan kondisi bisnisnya, hanya melalui monitor yang ada di tangan pengendalian bisnis bisa dilakukan dari jarak jauh.

Bagaimana caranya bisnis agar menjadi manajemen outopilot? Resep yang ampuh adalah melakukan identifikasi terhadap bisnis yang dijalankan sekarang. Apakah masih manual dan semua pencatatan dilakukan dengan excel saja, atau dengan catatan-catatan manual? Kalau seperti ini maka perlu dipikirkan investasi informasi teknologi yang bernama software. Boleh software akutansi, software distribusi atau software lainnya. Software sangat membantu dalam pencatatan mulai pembelian produk yang akan dijual, aktivitas penjualan mulai pencatatan invoice, surat jalan sampai laporan penjualan harian, mingguan, bulanan bahkan tahunan. Begitu pula dengan pencatatan uang keluar masuk, akan dicatat sedemikian rupa oleh software. Software sangat power full dan sangat membantu dan membuat pengusaha bisa enjoy karena semua bisa dipatau secara on line.

Lalu bagaimana caranya agar manajemen autopilot? Sebab meskipun menggunakan software masih juga kondisinya perusahaan kacau. Memang untuk menjadi autopilot tidak hanya disisi teknologi saja yang dipikirkan, bahkan kalau salah aplikasi teknologi informasi yang digunakan bisa gagal total. Lalu mesti berbuat apa? Banyak hal yang harus dilakukan, antara lain : rapikan manajemen mulai dengan membuat struktur organisasi yang ideal, lalu buat job des yang sesuai dengan beban kerja karyawan sehingga perusahaan tidak terlalu gemuk secara organisasi dan membebani ongkos operasional sebab karyawan adalah fix cost yang cukup besar komposisinya dari biaya lainnya. Setelah mendesain job des dan tentukan job spesifikasi sesuai dengan orang yang kita cari sesuai dengan fungsi jabatannnya. Keliru menaruh orang dengan latar belakang yang tidak sama akan sangat membahayakan.

Buat SOP perusahaan dengan baik sesuai dengan proses bisnis yang ada di perusahaan. Kenapa sop harus dibuat, salah satunya agar perusahaan menjadi Autopilot. Siapa saja yang bekerja di bagian atau fungsi jabatan langsung bisa kerjakan apa yang dikerjakan sesuai dengan fungsinya. Adanya SOP tenaga kerja baru bisa terpandu dengan baik pekerjaannya.

Buat reward & punishment untuk karyawan dengan KPI yaitu key performance indicator supaya karyawan bisa bekerja dengan sebaik-baiknya. Melalui KPI perusahaan bisa memberikan penilaian yang objective dan perusahaan bisa menakar kenaikan gaji, bonus dan insentif dengan baik. Nah, apabila perusahaan sudah lengkap dengan perangkat atau dokumen yang terstandard barulah perusahaan menjadi rapi. Tapi belum selesai sampai di sini, apabila perusahaan ingin benar-benar autopilot tentunya dibutuhkan audit external yang bisa memantau perusahaan dari berbagai kecurangan yang terjadi.

Implementasikan semua ini untuk perusahaan anda. Apabila pembaca masih membutuhkan informasi yang lebih banyak. Silahkan hubungi groedu@gmail.com atau hubungi 0818521172 atau 081252982900 jika memerlukan bimbingan dan konsultasi. ( Frans M. Royan)