Apabila dari kebanyakan para pebisnis yang masih senang melacak persediaan mereka dengan menggunakan media aplikasi Microsoft office Excel, maka para pebisnis bisa saja akan kehilangan banyak waktu mereka yang dan yang lebih parahnya lagi adalah uang mereka yang akan segera melayang berupa persediaan yang hilang.
Pelacakan yang membutuhkan waktu terlalu banyak dan sama sekali belum tentu akan mendapatkan hasil yang maksimal. Para pemilik usaha juga akan membuang-buang sumber daya dan juga akan kehilangan focus mereka hanya karena masalah pelacakan. Dalam beberapa kasus yang telah terjadi, biasanya solusi untuk mengatasi permasalahan seperti ini adalah dengan menggunakan prosedur manajemen persediaan berupa program akuntansi persediaan berbasis cloud (internet) untuk membantu mereka dalam mengotomatisasi segala tugas-tugas agar mampu menyelamatkan banyak waktu dan uang mereka agar tidak hilang dan terbuang dengan sia-sia.
Mereka juga akan mampu mengurangi segala biaya tenaga kerja yang tidak perlu dan akan mampu untuk mengalokasikannya agar bisa lebih banyak berfokus terhadap pertumbuhan bisnis. Manajemen persediaan yang tidak efisien tentunya akan dapat merusak pertumbuhan dari para pemilik bisnis. Bahkan Nike (merek sepatu terkenal) pun tidak selamanya bisa kebal dari hal ini.
Pada awal tahun 2000-an, kurangnya kontrol terhadap persediaan akan menyebabkan terjadinya kerugian sekitar sebesar kira-kira $ 100 juta dalam penjualan. Untungnya, mereka akhirnya juga mampu untuk bangkit kembali dengan menggunakan sistem manajemen persediaan yang lebih baik dari yang sebelum-sebelumnya.
Jika hal ini juga bisa terjadi untuk salah satu brand perusahaan sepatu terbesar di dunia, maka tentunya hal ini pun bisa saja terjadi terhadap bisnis Anda bukan? Berikut ini merupakan kesalahan-kesalahan yang biasanya seringkali terjadi akibat kekeliruan dalam hal pengelolaan persediaan dan bagaimana solusi untuk mengatasinya.
1. Penggunaan level maksimum dan minimum terhadap persediaan untuk menjaga pembelian dan persediaan bisa tetap terkelola dengan baik.
Poin untuk para pemesanan ulang (atau lebih dikenal sebagai tingkat minimal dan maksimal) merupakan metode terbaik bagaimana untuk memastikan para pebisnis benar-benar memiliki jumlah yang lebih tepat dari persediaan yang ada di gudang setiap saat. Jadi para pemilik bisnis harus menyadari adanya persediaan yang terlalu sedikit maka akan berakibat pada berkurangnya stok penjualan. Namun apabila terlalu banyak pada persediaan, maka biaya inventarisasi juga akan semakin bertambah besar. Salah satu masalah dalam bisnis biasanya adalah lemahnya dalam hal pengelolaan uang.
2. Menghabiskan uang untuk pelatihan terhadap perangkat/program yang kurang penting.
Perusahaan sudah terbebani dengan terlalu banyaknya persediaan yang bisa menghabiskan puluhan hingga ratusan juta rupiah hanya untuk perangkatnya program bisnis yang kurang begitu penting untuk mengelola dan melacak barang-barang persediaan mereka yang hilang entah kemana. Setelah menghabiskan begitu banyak uang terhadap perangkatnya, beberapa perusahaan juga terkadang sama sekali tidak ingin menghabiskan beberapa puluh juta ekstra hanya untuk sekedar memberikan pelatihan khusus yang mereka tidak terlalu membutuhkan bagaimana untuk mengimplementasikan perangkat tersebut. Jika para pebisnis bisa mencoba untuk mempelajarinya sendiri, mungkin para pemilik bisnis akan semakin menderita karena kehilangan banyak waktu, pusing, bingung, salah input, terjadi kesalahan namun tidak bisa memperbaikinya dan bisa berlangsung selama berbulan-bulan sebelum para pebisnis mempelajari tentang dasar-dasar bagaimana cara kerjanya.
3. Mengatur ulang persediaan digudang agar dapat menetapkan efisiensinya.
Terkadang kesalahan bisa saja terlihat sangat jelas saat mereka berpikir akan segera memperbaikinya, akan tetapi manajer gudang mungkin saja terlalu sibuk untuk memperhatikan hal tersebut. Misalnya gudang yang berukuran 100.000 meter persegi yang sama sekali tidak bisa efisien digunakan bukanlah hal yang jarang untuk ditemukan. Perusahaan-perusahaan ini bisa saja menyelamatkan diri mereka dengan membuat beberapa perubahan di mana mereka seharusnya mengelola dan menempatkan ulang persediaan mereka sehingga tidak sampai menjadi lebih rumit jika terlalu lama dibiarkan. Saat sudah perusahaan sudah semakin bertumbuh pesat, para pebisnis baru menyadari bahwa mereka harus benr-benar berpikir keras tentang bagaimana harus mengatur efisiensi gudang karena setiap detik-menit-dan jam bahkan hari-hari yang dihabiskan oleh para karyawan hanya untuk sekedar bolak-balik berkeliling untuk mengatur ulang stok barang digudang itu berarti sama saja dengan pemborosan waktu dan biaya.
4. Luangkanlah sedikit waktu hanya untuk sekedar mengenalkan teknologi untuk para pebisnis sehingga akan dapat digunakan sebagaimana mestinya berbagai fungsi tersebut.
Jarang sekali untuk sebuah perusahaan yang menggunakan semua fungsi-fungsi dari perangkat yang telah disediakan. Para pebisnis harus menentukan salah satu orang dalam perusahaan hanya untuk sekedar mempelajari masing-masing fungsi dari perangkat lunak atau harus membayar seseorang untuk datang dan mengajarkannya kepada salah satu bawahan para pebisnis.
5. Berhenti melakukan cek persediaan fisik tahunan dan mulai untuk lebih teratur, menghitung siklus yang lebih kecil, dan rekonsiliasi rutin.
Sebaiknya memilih satu waktu yang tepat pada setiap harinya untuk memeriksa setiap produk yang nantinya akan dijual dengan adanya informasi dari software inventaris yang telah dibeli oleh para pemilik bisnis. Cara terbaik bagaimana untuk membantu para pemilik bisnis dalam mengelolanya secara teratur merupakan salah satu cara untuk menemukan solusi dari permasalahan secara online yang nantinya akan semakin mengotomatisasi pengelolaan persediaan dari bisnis.
Hal ini juga akan membantu para pemilik bisnis untuk melihat angka-angka rumit ini dan membandingkannya secara otomatis terhadap periode-periode waktu yang lebih tepat. Hal ini juga akan semakin memudahkan dalam hal penyusunan tentang laporan keuangan yang lebih cepat, lebih menghemat banyak waktu Anda, dan mampu menekan biaya yang menjadi semakin lebih efisien.
Untuk itulah kembangkan bisnis Anda dengan memulai pembukuan yang benar dan efisian mulai dari sekarang!
Apabila pembaca membutuhkan bantuan dan pendampingan tentang perkembangan bisnis dan konsultasi bisnis atau seputar software akuntansi, silahkan hubungi 0818521172, Office : 031-21100152 atau email ke groedu@gmail.com bisa juga groedu_inti@hotmail.com