Dari setiap perusahaan-perusahaan besar yang didalamnya seringkali dilakukan berbagai aktivitas produksi sebenarnya sama sekali tidak akan pernah bisa terlepas dari yang namanya pelaksanaan Standard Operating Procedures/ Standar Prosedur Operasional (SOP). SOP adalah sebuah panduan yang sangat jelas untuk setiap perusahaan yang ingin melakukan segala tindakan-tindakan operasional secara standar didalamnya.

Namun, dalam hal penyusunan SOP setiap masing-masing perusahaan ini tidaklah sama antara satu perusahaan dengan perusahaan yang lainnya. Sebelum membahas tentang bagaimana tahapan-tahapan dalam menyusun SOP, tentu ada baiknya apabila Anda harus mengetahui terlebih dahulu apa itu fungsi dasar dari SOP untuk perusahaan?

Fungsi dasar SOP (Standard Operating Procedures) bagi setiap perusahaan ini sebenarnya terbagi atas 2 jenis diantaranya adalah :

1. Dijadikan sebagai bahan rujukan dari informasi untuk setiap kegiatan operasional yang nantinya akan dilakukan pembaharuan setiap saat.

Alur dari pemasaran serta alur dari pengiriman bahan baku produksi pada perusahan biasanya akan dilakukan oleh bagian logistik dari perusahaan untuk melaksanakan segala tugas-tugas yang senantiasa akan mengakibatkan perubahan alur rujukan data tentang pengelolaan barang-barang produksi.

Hal ini memang sudah diatur dalam SOP untuk bahan pemberian informasi. Sekecil apapun perubahan alur yang nantinya akan dilakukan oleh perusahaan sebaiknya juga harus dilakukan pencatatan dalam sebuah alur SOP perusahaan.

2. Dijadikan sebagai arsip dalam hal pencarian tentang segala kegiatan operasional, penilaian dan perbaikan produk-produk perusahaan.

SOP (Standard Operating Procedures) adalah sebagai barang bukti otentik yang berisi tentang alur pekerjaan pada masing – masing bagian kerja pada internal perusahaan. Keberadaan SOP (Standard Operating Procedures) ini dapat dijadikan sebagai bahan dasar untuk proses audit jaminan mutu yang akan dilaksanakan oleh perusahaan secara berkala sehingga dari perbaikan produksi setiap saat akan dapat dijalankan.

Nah, setelah mengetahui secara jelas fungsi dasar dari SOP (Standard Operating Procedures) untuk perusahaan, sekarang ada baiknya Anda harus melakukan pemahaman yang lebih mendetail bagaimana cara dalam penyusunan SOP (Standard Operating Procedures) untuk perusahaan. Hal ini biasanya dilakukan sebagai langkah awal bagaimana untuk menciptakan lingkungan perusahaan yang lebih optimal dalam menghasilkan segala bentuk produk-produk perusahaan.

Beberapa tahapan dalam hal penyusunan SOP (Standard Operating Procedures) antara lain adalah :

Cara penyusunan SOP (Standard Operating Procedures) ini sendiri terbagi atas beberapa tahapan – tahapan didalamnya. Diantara tahapan-tahapan tersebut adalah :

1. Pembentukan tim khusus untuk SOP.

Para tim penyusun SOP tentunya harus berbeda dengan tugas operasional karyawan biasa.
Upayakan dalam penentuan tim penyusun SOP ini Anda bisa untuk menemukan para individu-individu yang memang sudah terampil didalamnya sehingga hasil dari SOP (Standard Operating Procedures) yang nantinya akan dirumuskan bisa dijalankan oleh perusahaan tanpa adanya hambatan yang berarti.

Anda bisa menentukan tim-tim khusus dalam hal penyusunan SOP (Standard Operating Procedures) yang terdiri atas para manajer seperti : manajer pemsaran, manajer logistik dan manajer support.

Apabila dirasakan masih membutuhkan bimbingan yang benar-benar nyata dari pihak yang lebih berpengalaman Anda bisa mengajak seorang konsultasn yang berpengalaman dan telah lama terjun dalam dunia manajemen SOP agar bisa mendapatkan segala informasi dan masukan yang lebih tepat.

2. Pembagian tugas dari masing-masing tim penyusun SOP.

Pembagian jobdes diantara para tim penyusun SOP sangatlah penting dalam proses penyusunan SOP (Standard Operating Procedures), sehingga dari setiap orang yang terlibat dalam tim tersebut akan memiliki bagian kerjanya masing-masing. Pembagian tugas yang ada harus dilakukan juga agar dapat melihat sejauh mana loyalitas dari para karyawan dan tanggungjawabnya masing-masing terhadap perusahaan.

3. Menentukan segmentasi sasaran dari SOP.

Pemberian SOP (Standard Operating Procedures) terhadap perusahaan tentunya membutuhkan segmentasi sasaran yang tepat terlebih dahulu agar pelaksanaan SOP perusahaan bisa berjalan sesuai dengan harapan.

4. Penentuan waktu dan tempat untuk penerapan SOP.

Seperti halnya dengan suatu kebijakan atau aturan-aturan dalam perusahaan lainnya, penerapan SOP (Standard Operating Procedures) ini juga sebenarnya membutuhkan penjelasan tentang waktu dan tempat agar pelaksanaan kegiatan bisa berjalan dengan lebih optimal.

5. Dokumentasi dari kegiatan.

Kegiatan dokumentasi ini dilakukan sebagai bukti nyata bahwa benar-benar sudah terlaksanakannya pengaplikasian SOP yang sebelumnya telah disusun oleh perusahaan.

6. Menyusun alur kerja, beberapa instruksi kerja dan formulir pendukung lainnya.

Beberapa form pendataan memang dibutuhkan dalam pelaksanaan SOP (Standard Operating Procedures) pada setiap perusahaan, sehingga para tim penyusun SOP juga perlu untuk melakukan penyusunana alur kerja, instuksi kerja dan juga formulir pendukung.

7. Melakukan Tindakan Implementasi dan Evaluasi.

Tahapan ke tujuh ini adalah bagian paling akhir dari tata cara dalam penyusunan SOP (Standard Operating Procedures) yang pastinya harus dapat dijalankan oleh perusahaan, terutama untuk perusahaan yang bergerak dalam dibidang produksi yang begitu komplek dan rumit daripada perusahaan-perusahaan lainnya.

Apabila pembaca membutuhkan bantuan dan pendampingan tentang perkembangan bisnis dan konsultasi bisnis atau seputar software akuntansi, silahkan hubungi 0818521172, Office : 031-21100152 atau email ke groedu@gmail.com bisa juga groedu_inti@hotmail.com