Terdapat beberapa hal yang terkadang memang sangat mengganggu bagi para pemilik bisnis, yaitu pada saat akan melakukan proses pembukuan secara manual, seperti proses pemfakturan yang terkadang sangat lama dan membuuang-buang waktu Anda yang seharusnya bisa Anda manfaatkan untuk hal-hal penting lainnya. Namun saat ini beberapa bisnis yang sudah mulai berpindah kepada pemrosesan faktur dari yang serba manual kepada yang serba terotomatisasi sudah mulai banyak yang mengalami peningkatan.

Menurut laporan dari PayStream Advisors, pengelolaan faktur secara elektronik untuk saat ini sudah mulai mengalami kenaikan sebesar 3% dan otomatisasi dalam hal alur kerja sebesar 2% pada tahun 2015-2016. Account Payable News juga telah menunjukkan bahwa departemen AP biasanya telah menghabiskan 80% dari waktu mereka untuk sekedar pengelolaan faktur. Dan hal itu merupakan sesuatu yang sangat boros, lambat, dan sama sekali kurang efisien. Mungkin permasalahan seperti inilah yang mungkin saja pernah Anda alami :

1. Memeriksa dan mengurus tumpukan-tumpukan kertas faktur.

Departemen Anda mungkin saja seringkali menerima tumpukan faktur dengan berbagai format di setiap tahun yang mungkin jumlahnya bisa mencapai ratusan, bahkan ribuan faktur. Data yang membutuhkan penginputan secara manual tersebut harus dimasukkan kedalam sistem. Proses seperti ini memang relatif lambat, dan masih kurang efisien, serta pemborosana waktu, kemudian juga sangat rentan pada saat bisnis sedang mengalami kehilangan atau kekeliruan dalam hal pengurusan dokumen. Dengan cara mengotomatisasi akan mampu menghilangkan ribuan gunungan kertas faktur seperti ini. Faktur yang masuk ke dalam system dapat dipindai dengan mudah dan data secara otomatis akan dapat diambil melalui teknologi seperti Optical Character Recognition. Dokumen elektronik akan mampu tersimpan dan akan dikelola secara terpusat.

2. Duplikasi Faktur (Kekeliruan faktur ganda).

Duplikasi faktur yang biasanya dapat menjadi masalah terbesar untuk sebuah bisnis, duplikasi pembayaran juga bisa saja muncul melalui adanya praktek suap (penyelewengan dana), atau biasanya karena terjadinya kesalahan oleh pihak penyuplai. Kesalahan ini juga dapat berujung pada biaya yang menjadi lebih besar dalam departemen dan dari keuntungan yang semakin menurun untuk perusahaan secara keseluruhan. Akan tetapi dengan cara memanajemen faktur yang secara otomatis akan mengurangi terjadinya tingkat manualisasi pada pengelolaannya.

Pada intinya, segala permasalahan diatas hanya akan semakin membuang-buang waktu dan pikiran Anda yang sebenarnya bisa dilakukan oleh program accounting online (cloud) yang secara otomatis sesuai dengan apa yang telah Anda setting sebelumnya. Mengotomatisasi beberapa alur kerja sangat memungkinkan bagi tim Anda untuk lebih fokus terhadap tugas-tugas yang lebih strategis lagi. Fokuskan tenaga tim Anda dan berbagai pemikiran terhadap hal yang lebih strategis lagi untuk tujuan pengembangan bisnis. Dan serahkan berbagai urusan yang merepotkan, membuang waktu, terlalu lambat, dan msih kurang efisien ini terhadap proses yang sudah ter otomatisasi.

Manfaat Penggunaan Program Accounting Online (Software Cloud)

Sebagai seorang pemilik bisnis, mungkin saja Anda telah menggunakan berbagai macam teknologi yang berbasis cloud dalam menjalankan usaha Anda, seperti Dropbox, Goggle Drive, dan banyak lagi lain sebagainya. Alasannya pun juga bermacam-macam, entah itu adalah untuk fleksibilitas yang lebih besar, membantu dalam hal perkembangan kolaborasi dalam tim, efisiensi manajemen pengelolaan data, beragam manfaat lain juga ditawarkan saat Anda menggunakan cloud sebagai basis asset utama dari bisnis Anda.

Progam akuntansi/accounting berbasis cloud merupakan salah satu teknologi yang memang lebih mendorong para pebisnis untuk menggunakannya, diantara manfaatnya adalah sebagai berikut :

• Aksesibilitas.

Kemampuan untuk mengawasi keadaan bisnis secara finansial dan berbagai pekerjaan lainnya dari manapun dan kapanpun hanya dengan menggunakan koneksi internet atau Wi-Fi, bahkan melalui mobile device atau tablet. Sederhananya adalah, Anda dapat melakukan transisi dari penggunaan komputer kantor ke dalam sistem cloud dan semakin menumbuhkan integrasi serta kerjasama dalam perusahaan yang lebih efektif dan efisien.

• Keamanan.

Hari-hari yang stres dan melelahkan saat melakukan backup data secara manual file/data atau pada saat komputer yang (mungkin) karena rusak maka berakhir sudah. Dengan program akuntansi online yang berbasis cloud data Anda akan selalu terlindungi, update keamanan akan dilakukan secara otomatis dan tidak ada lagi kekhawatiran tentang adanya kehilangan data Anda pada PC.

• Biaya.

Program/Software as a Service (SaaS) biasanya menggunakan sistem secara berlangganan, yang memungkinkan Anda dalam menyimpan sejumlah uang yang sebelumnya akan digunakan untuk membeli perangkat lunak yang akan dipasang pada komputer desktop, untuk kebutuhan lainnya.

Saat Anda telah beralih ke program akuntansi berbasis cloud akan semakin mampu dalam meningkatkan arus kas perusahaan, terutama sekalai apabila Anda memiliki banyak pengguna (kolaborator) dalam tim Anda. Misalnya saja, software accounting yang menawarkan user secara terbatas hanya untuk harga bulanan yang sama.

• Mengkolaborasi.

Para anggota tim (karyawan) dapat memiliki akses yang berbeda-beda berdasarkan setiap kebutuhan dari masing-masing untuk dapat mengakses data dari bisnis Anda. Para staff dan akuntan Anda akan memiliki kemampuan untuk melihat masing-masing data yang mereka butuhkan sama secara real-time, baik itu adalah dengan jarak jauh atau pun pada ruangan yang sama. Proses pengambilan keputusan bisa semakin lebih cepat diambil dan segala pekerjaan dapat diselesaikan dengan lebih cepat.

Selain itu, tingkat fleksibilitas yang semakin memberikan Anda kebebasan dalam menjalankan bisnis dari tempat kerja, rumah , atau dari mana saja yang Anda inginkan (selama terkoneksi internet). Anda akan memiliki gambaran yang selalu up-to-date tentang bagaimana bisnis Anda berjalan, tidak peduli itu di mana Anda berada. Dengan adanya software akuntansi berbasis cloud, Anda memiliki berbagai kemudahan pilihan dalam menjalankan bisnis Anda dari jarak yang jauh sekalipun, dari mana saja di dunia ini. Dan pada saat data Anda sangat mudah untuk diakses, segala kemungkinan bisa saja terjadi dengan begitu mudah.

Apabila pembaca membutuhkan bantuan dan pendampingan tentang perkembangan bisnis dan konsultasi bisnis atau seputar software akuntansi, silahkan hubungi 0818521172, Office (only call no sms)  : 081-59417699 atau email ke groedu@gmail.com bisa juga groedu_inti@hotmail.com