Analisis terhadap beban kerja berkaitan erat dengan penyusunan kebutuhan akan pegawai. Penyusunan kebutuhan pegawai biasanya terdiri dari tugas pokok dan fungsi, analisis, dan informasi jabatan seperti nama dan ikhtisar jabatan, uraian tugas, analisis beban kerja, kebutuhan pegawai, dan juga termasuk peta kebutuhan jabatan. Metode workload analysis (analisis beban kerja) adalah tahapan dalam proses penghitungan beban kerja terhadap suatu posisi/sub posisi dan juga termasuk kebutuhan dari jumlah orang untuk mengisi posisi/sub posisi jabatan tersebut.
Terdapat tiga (3) macam tahapan utama dalam hal metode analisis terhadap beban kerja, yaitu:
1. Metode daftar pertanyaan.
Metode daftar pertanyaan merupakan metode yang paling sering digunakan dengan cara menyusun daftar pertanyaan secara terbuka yang berisi tentang uraian tugas-tugas dari setiap pegawai/pemegang jabatan. Nantinya, metode seperti ini juga akan disesuaikan dengan hasil dari analisis jabatan masing-masing.
2. Metode interview/wawancara.
Sesuai dengan namanya, metode interview/wawancara adalah metode yang digunakan untuk mewawancarai setiap pegawai atau para pemegang jabatan yang memiliki tugas-tugas pokok dan fungsi tertentu yang akan dikerjakan oleh setiap individunya.
3. Metode pengamatan secara langsung.
Pada metode pengamatan secara langsung merupakan metode yang dilakukan untuk mengamati secara langsung tentang apa pekerjaan yang dipegang oleh seorang pemegang jabatan.
Lalu sekarang, bagaimana cara untuk menghitung beban kerja masing-masing?
1. Setelah melakukan pendekatan seperti di atas, diharapkan Anda sudah dapat memiliki perspektif yang lebih luas. Selanjutnya, Anda akan melakukan perhitungan beban kerja per waktu dan volume kerja. Jika dasarkan pada peraturan pemerintah, maka kerja efektif adalah lima jam per harinya. Jumlah seperti ini telah dikurangi oleh beberapa keperluan karyawan seperti makan dan juga sedikit melepas lelah. Pada waktu lima jam inilah dapat diketahui volume kerja standar yang dapat dilakukan.
Caranya adalah dengan mengolah data laporan dari beban kerja yang telah dilakukan oleh unit pelaksananya. Setelah itu, melalui data laporan beban kerja yang berasal dari satuan organisasi, maka Anda akan dapat menghitung isi kerja dengan cara/rumus berikut:
(Isi kerja = beban kerja x waktu)
Lalu setelah semua jenis produk berhasil dikalkulasikan, maka selanjutnya tentukanlah jumlah dari isi kerja jabatan dan unit dengan cara satuan orang per jam (QJ).
Terdapat sekitar empat waktu kerja yang efektif, yaitu waktu kerja per hari, minggu, bulan, dan tahun.
• Rumus yang telah ditetapkan untuk rumus waktu kerja efektif per hari adalah: (1 hari x 7 jam x 60 menit = 8.400 menit.
• Sedangkan untuk waktu kerja efektif per tahun adalah 240 hari x 7 jam x 60 menit = 100.800 menit.
• Rumus yang masih berlaku untuk isi kerja jabatan beserta hasil hitung dari jumlah kebutuhan pegawai per jabatan yaitu waktu penyelesaian kerja dikalikan dengan beban kerja dibagi dengan waktu kerja efektifnya.
Anda akan dapat melakukan analisis beban kerja dengan melakukan tiga macam pendekatan sebagai berikut:
1. Pendekatan secara organisasi.
Dari pendekatan seperti ini, diharapkan Anda dapat semakin memahami tentang tugas dan fungsi dari setiap satuan kerja dan berbagai hal lain yang berhubungan lainnya. Pendekatan seperti ini juga akan dapat menjadikan Anda lebih mengerti tentang sistem koordinasi yang banyak dibutuhkan antar unit satuan kerja. Dengan demikian, Anda akan mengetahui tugas secara individual dari setiap pekerja sekaligus tugas sebagai bagian dari team work dalam kesatuan internal perusahaan.
2. Pendekatan dari analisis jabatan.
Dalam pendekatan ini, Anda juga diharapkan akan mampu memberikan suatu pemahaman tentang jumlah, penempatan, sampai kepada penerimaan pegawai pada waktu yang telah ditentukan. Hal ini kelak akan digunakan sebagai dasar utama dalam melakukan promosi, memberikan reward, sampai melakukan mutasi jabatan.
3. Pendekatan secara administratif.
Dengan cara pendekatan secara administratif, hal yang nantinya akan diperoleh adalah kebijakan dari organisasi dan berbagai hal lain yang berhubungan dengan administrasi pegawai. Melalui analisis seperti ini, maka pembagian kerja, waktu, dan pencapaian target akan semakin jelas dan masuk akal. Tidak ada lagi perusahaan yang merugikan pegawainya dengan cara memperkerjakannya di luar batas waktu bekerja atau tidak ada lagi perusahaan yang mengalami kerugian karena mempekerjakan pegawainya dengan tugas sedikit namun dengan biaya yang cukup fantastis. Semoga tulisan ini bisa bermanfaat dan terimakasih.
Apabila pembaca membutuhkan bantuan dan pendampingan tentang perkembangan bisnis dan konsultasi bisnis atau seputar software akuntansi, silahkan hubungi 0818521172, Office (only call no sms) : 081-59417699 atau email ke groedu@gmail.com bisa juga groedu_inti@hotmail.com