Bagi kebanyakan pebisnis yang sudah mulai berpikiran modern untuk beralih dari proses program akuntansi yang berbasis desktop kepada software akuntansi yang berbasis online (cloud) yang sudah mulai banyak beredar di pasar-pasar IT, kemampuan yang lebih cepat dalam mengakses akuntansi kapan saja dan di mana saja merupakan salah satu kelebihan yang dimiliki oleh software akuntansi berbasis cloud, segalam macam informasi penting tentang berbagai kelebihan dari software akuntansi online, dimulai dari sudut pandang sistem keamanan yang lebih terjamin, juga tentunya akan menjadikan pekerjaan menjadi lebih sederhana dan simple namun juga akan memberikan ketenangan dalam menjalankan berbagai aktivitas bisnis.
Software akuntansi online sebenarnya sudah menggaransi berupa tingkat keamanan yang lebih baik dari terjadinya kehilangan atau kerusakan terhadap data, dan bahkan terhadap pencurian data. Manfaat seperti ini lebih dimungkinkan karena faktanya, informasi bisnis Anda masih dapat disimpan dengan aman pada server software akuntansi yang berbasis cloud, apabila dibandingkan dengan metode penyimpanan pada drive milik Anda sendiri yang masih kurang aman pada kebanyakan software akuntansi yang masih berbasis dekstop. Dan hal itulah sebagai salah satu alasan yang menjadikan Anda merasa lebih tertarik untuk mengetahui tentang bagaimana kualitas keamanan dari data bisnis milik Anda.
Terdapat beberapa saran penting yang harus Anda ingat apabila ingin menggunakan jasa software akuntansi online pada kebanyak program akuntansi yang berbasis cloud.
• Pilar-Pilar Penting Dalam Menjamin Keamanan Data Online
1. Penyimpanan data penting bisnis.
Kita semua pastinya lebih familiar dalam menyimpan data-data penting kita pada drive komputer. Hal pertama yang biasanya orang-orang pikirkan adalah:
sebenarnya dimana Anda (penyedia jasa program akuntansi online) menyimpan data-data penting saya? Aplikasi online yang baik sebenarnya memiliki server tersendiri yang sangat terlindungi secara aman baik, baik itu adalah dari segi fisik maupun digitalnya.
• Secara fisik.
Apakah server sudah dikunci rapat dan telah diamankan dalam bangunan yang hanya boleh dimasuki oleh yang berwenang saja.
• Secara digital.
Apakah itu sudah aman dari serangan para hacker? Apakah sudah ada backup server pada saat server utama sedang bermasalah?
Oleh kebanyakan penyedia jasa software akuntansi online, tentu saja kebanyakan dari mereka akan melindungi server penyimpanannya, baik itu adalah secara fisik akan diamankan pada sebuah lokasi yang sangat rahasia dan aman. Secara elektronik sangat terjamin; dan data-data Anda masih dapat di backup sehingga tidak perlu merasa khawatir akan kehilangan data-data penting dari bisnis Anda yang sangat berharga.
2. Transit Data Milik Perusahaan.
Hal ini sebenarnya masih belum sempat terpikirkan oleh kebanyakan pengusaha, mungkin saja Anda juga adalah salah satunya. Hal ini berhubungan dengan keamanan secara online untuk melindungi data Anda saat bergerak bola- balik dari komputer Anda kepada server. Pada dasarnya, yang dimaksud disini adalah tentang bagaimana keamanan dari data Anda dapat dijaga saat berpindah dari komputer kepada server, atau sebaliknya. Pada saat Anda sedang mendengar sesuatu seperti “enkripsi 128 bit”, itu artinya adalah orang-orang sedang berbicara tentang data yang masih dalam transit.
Kebanyakan dari sistem perbankan dan layanan belanja online selalu menggunakan enkripsi 256 bit untuk menyimpan dan transit berbagai informasi Anda seperti (nomor kartu kredit, misalnya). Enkripsi pada dasarnya adalah berarti kode, dan semakin tinggi jumlah bit nya maka akan semkin sulit untuk memecahkan kode untuk merampas data milik Anda. Maka dari itu, apa yang harus dilakukan? Pada saat Anda akan mengirim atau menerima informasi yang berharga kepada layanan online, maka pastikan untuk menyelidiki enkripsi apa saja yang telah digunakan.
3.Faktor Manusia.
Hal apapun yang sempat dilindungi secara online dan dilengkapi dengan perlindungan password, merupakan sebuah hal yang penting untuk menjaga agar password Anda tersebut tetap aman. Apabila Anda hanya menuliskan kata sandi pada catatan kecil dan meletakknya diatas meja kerja, atau bahkan berada dimonitor komputer Anda, maka sudah sangat jelas bahwa Anda akan mempermudah orang lain untuk mengakses data Anda tersebut dan mungkin saja akan bertindak jahat. Hal ini juga sama halnya seperti tidak menyimpan nomor PIN kartu ATM milik Anda sendiri dalam dompet, apabila dompet Anda dicuri, maka Anda tamatlah riwayat uang di mesin ATM Anda bukan?
Simpanlah password Anda dengan aman, dan buatlah sesulit mungkin untuk bisa ditebak oleh orang lain. Jangan pernah berbagi password milik Anda, mengubah sandi setiap beberapa bulan. Dan sama pentingnya, apabila Anda menggunakan layanan seperti software accounting online yang lebih memungkinkan untuk beberapa kolaborator dalam satu akun saja, pastikan juga bahwa semua kolaborator Anda akan mengambil langkah-langkah keamanan juga.
• Keberlangsungan Hidup Bisnis Anda.
Setidaknya Anda harus segera mengambil tindakan pencegahan secepat mungkin apabila seperti terdengar menyusahkan apabila menggunakan software akuntansi yang masih berbasis dekstop. Sistem dari program accounting online memiliki manfaat yang lebih banyak apabila dibandingkan dengan software akuntansi yang masih berbasis desktop.
Dengan menggunakan software akuntansi online, data penggunanya akan selalu dibackup otomatis secara online. Dengan cara seperti itu, keamanan dan kelangsungan dari informasi bisnis dengan layanan keamanan online akan jauh lebih baik daripada menggunakan software yang harus diinstall terlebih dahulu di computer yang membutuhkan banyak waktu untuk menginstall.
Apabila pembaca membutuhkan bantuan dan pendampingan tentang perkembangan bisnis dan konsultasi bisnis atau seputar software akuntansi, silahkan hubungi 0818521172, Office (only call no sms) : 081-59417699 atau email ke groedu@gmail.com bisa juga groedu_inti@hotmail.com