Biasanya, yang seringkali banyak menjadi kendala bagi para pengusaha adalah bagaimana memikirkan caranya untuk dapat menekan biaya operasional sekecil mungkin. Semakin besar sebuah perusahaan, maka akan menjadi semakin besar pula biaya yang harus dikeluarkan untuk operasional agar perusahaan tetap mampu beroperasi. Namun sayangnya, biaya operasional seperti ini terkadang tidak mampu sebanding dengan pemasukan yang telah didapatkan. Dan akibatnya, pengeluaran perusahaanpun akan semakin membengkak dan tidak menutup kemungkinan akan terjadinya kebangkrutan bisnis. Untuk itulah, sebagai seorang pemilik bisnis atau pengelola keuangan perusahaan, setidaknya Anda harus memiliki cara agar bisa menekan sekecil mungkin biaya operasional perusahaan.
Berikut merupakan langkah-langkah cerdas bagaimana untuk dapat menekan biaya operasional perusahaan seminimal mungkin yang bisa untuk Anda coba.
1. Memangkas Anggaran Rapat.
Biasanya, dalam membahas berbagai permasalahan perusahaan atau untuk mengatur rencana perusahaan ke depannya, Anda harus mengagendakan meeting (rapat) dengan setiap masing-masing kepala divisi di hotel berbintang yang mewah. Tujuannya adalah agar para peserta rapat dapat menjadi lebih fokus dan lebih kreatif dalam mencari jalan keluar dari berbagai permasalahan yang harus dihadapi oleh perusahaan. Suasana di hotel berbintang memang sangatlah mendukung untuk konsentrasi meeting, namun Anda jangan lupa untuk memperhatikan juga dana untuk operasionalnya. Harga sewa ruangan di hotel berbintang tentunya tidaklah murah, sehingga jika memang tidak benar-benar darurat, maka sebaiknya lakukanlah meeting di tempat lain yang lebih murah namun tidak kalah kondusifnya sama seperti hotel berbintang yang mewah.
2. Membatasi Penggunaan Internet.
Media internet menjadi salah satu hal terpenting dalam menunjang kinerja karyawan, khususnya apabila perusahaan Anda bergerak dalam bidang yang lebih banyak bergantung pada koneksi internet setiap harinya. Namun sayangnya, hal seperti ini terkadang seringkali dimanfaatkan oleh para karyawan untuk hal-hal yang tidak penting. Apabila hanya browsing internet sebenarnya tidak masalah, namun apabila seringkali digunakan hanya untuk mengunduh atau streaming video yang tidak berhubungan dengan pekerjaan, maka lama-lama perusahaan akan bisa merugi. Untuk itulah, Anda harus membatasi penggunaan internet dengan mengeluarkan peraturan penggunaan internet secara cerdas. Jika memang dirasa sangat perlu, maka batasi penggunaan untuk setiap masing-masing PC agar tidak melebihi kuota, atau hanya orang-orang tertentu saja yang Anda berikan akses untuk internet seperti halnya khusus untuk setiap kepala divisi atau orang-orang yang Anda percaya.
3. Mengurangi Frekuensi Pelatihan Karyawan.
Agar semakin meningkatkan skill dan kualitas karyawan, biasanya perusahaan seringkali mengadakan pelatihan khusus dengan mendatangkan mentor-mentor profesional dari luar lingkungan perusahaan. Hal itu sebenarnya sah-sah saja, namun tetap menghabiskan biaya yang tidak sedikit. Belum lagi ditambah dengan hasil yang bisa saja tidak terlalu memuaskan apabila seluruh karyawan tidak mengikutinya dengan sungguh-sungguh. Daripada harus menghabiskan dana untuk hal yang belum tentu berkualitas, alangkah lebih baiknya untuk mengadakan pelatihan dengan meminta karyawan Anda yang lebih kompeten atau dari tim jajaran direksi untuk mengisi pelatihan secara internal tersebut.
4. Mengevaluasi Penggunaan Kendaraan Dinas.
Semakin seringnya kendaraan perusahaan untuk digunakan keluar kantor, maka biaya yang dibutuhkan untuk mengisi bahan bakarpun juga akan semakin bertambah besar. Tanyakanlah kepada supir yang mengantarkan karyawan dinas untuk keluar dengan mobil perusahaan tersebut, ke mana dan kapan mereka pergi. Pastikan juga bahwa karyawan benar-benar pergi ke tempat yang memang telah ditunjuk oleh perusahaan, tidak sampai mampir ketempat-tempat lain yang seharusnya tidak perlu pada saat jam-jam kerja. Selain pemborosan jam kerja, bahan bakar yang digunakanpun juga tentunya akan semakin banyak. Hal ini sangat berpotensi untuk menyebabkan biaya operasional perusahaan semakin membengkak, oleh karena itu selalu pantau dan awasi seksama setiap penggunaannya.
5. Mengatur Jatah Waktu Cuti Karyawan.
Buatlah kebijakan baru yang mengharuskan bagi karyawan untuk mengajukan ijin cuti minimal adalah satu bulan sebelumnya apabila ingin mengambil cuti. Dengan begitu, Anda akan bisa menyesuaikan jadwalnya dengan deadline yang ada. Jangan sampai karena karyawan terlalu banyak yang mengambil jatah cuti, terdapat beberapa pekerjaan yang terbengkalai sehingga Anda harus mengeluarkan biaya lebih untuk lembur. Untuk itulah, segera minta kepada karyawan Anda yang akan mengambil jatah cuti untuk menyelesaikan semua bagian pekerjaannya sebelum deadline pekerjaannya. Biasanya, libur akhir pekan yang sangat panjang menjadikan banyak karyawan saling berebut untuk mengajukan cuti. Batasi jumlahnya, jangan sampai karena terlalu banyaknya karyawan yang cuti, maka jumlah karyawan yang masuk menjadi sangat sedikit, sehingga semakin menurunkan produktivitas perusahaan.
Yang harus Anda perhatikan adalah untuk dapat menekan biaya operasional perusahaan, dibutuhkan adanya kerja sama dari semua pihak. Jika hanya Anda sendiri yang melakukan hal itu, namun kesadaran karyawan masih sangat kurang, maka akan menjadi jauh lebih sulit untuk dapat direalisasikan. Biaya operasional perusahaan juga masih dapat dikurangi dengan jalan menggunakan software accounting yang berbasis cloud. Anda tidak perlu lagi harus mengurus segala hal tentang keuangan secara manual. Sistemnya yang sudah berbasis cloud juga semakin memungkinkan bagi Anda untuk mengaksesnya kapan dan dimana saja Anda inginkan.
Apabila pembaca membutuhkan bantuan dan pendampingan tentang perkembangan bisnis dan konsultasi bisnis atau seputar software akuntansi, silahkan hubungi 0818521172, Simpati : 081-252-982-900, Office (only call no sms) : 0811-3444-910 atau email ke groedu@gmail.com bisa juga groedu_inti@hotmail.com