Dalam dunia pekerjaan, terutama untuk perusahaan sekelas industry manufaktur yang berskala begitu besar dan komplek tentunya Anda sudah sering mendengar tentang istilah HRD dan personalia. Kedua profesi jabatan ini memang saling berkaitan, bahkan tidak sedikit orang-orang internal perusahaan yang menganggap bahwa keduanya adalah sama. Padahal sebenarnya, HRD dan personalia merupakan dua hal yang berbeda satu sama lain, baik dari segi beban kerja dan tanggungjawab sampai dengan fungsinya masing-masing. Agar tidak sampai salah persepsi, maka berikut ini merupakan beberapa perbedaan mendasar antara jabatan HRD dan Personalia.

1. Jabatan Human Resource Department (HRD).

HRD merupakan singkatan dari Human Resource Department. Dalam Bahasa Indonesia berarti, HRD atau lebih sering dikenal dengan istilah Departemen Sumber Daya Manusia (SDM). Secara umum, pekerjaan HRD adalah bertanggungjawab terhadap hal-hal apa saja yang berhubungan dengan karyawan, mulai dari proses rekruitmen, pengembangan, evaluasi, konsultasi, administrasi, sampai dengan tindakan PHK (Pemutusan Hubungan Kerja). Dan biasanya, HRD akan selalu ada pada perusahaan-perusahaan yang berskala besar dengan tingkat kompleksitas yang begitu tinggi atau bisa dibilang sebagai induk grup dari suatu perusahaan.

Dengan kata lain, HRD akan selalu terlibat dalam hal proses penanganan berbagai permasalahan di dalam ruang lingkup yang berhubungan dengan karyawan, pegawai, manajer, dan karyawan dari level lainnya (outsourcing). Tujuannya tentu saja adalah untuk menunjang berbagai aktivitas organisasi perusahaan dalam mencapai target yang telah ditentukan sebelumnya.

Namun pada sisi lainnya, HRD juga harus terlibat dalam hal prosedur berkelanjutan yang akan bertanggungjawab langsung untuk memasok Sumber Daya Manusia (SDM) berbakat bagi suatu organisasi perusahaan dengan orang-orang yang lebih tepat. Yang nantinya, orang-orang tersebut akan ditempatkan pada posisi dan jabatan yang sesuai pada saat perusahaan sedang membutuhkan tenaga mereka.

2. Tugas, tanggungjawab, dan peran HRD dalam organisasi inernal perusahaan:

• HRD bertugas untuk melakukan berbagai persiapan dan seleksi tenaga kerja, meliputi faktor internal dan eksternal, rekruitmen tenaga kerja, dan proses seleksi tenaga kerja.
• HRD bertugas dalam hal pengembangan dan evaluasi kinerja karyawan. Agar setiap karyawan bisa berkontribusi secara maksimal terhadap perusahaan, maka mereka harus bisa menguasai pekerjaan yang sudah menjadi tugas dan tanggungjawabnya masing-masing.
• HRD bertugas untuk memberikan kompensasi dan proteksi terhadap karyawan. Kompensasi adalah berupa imbalan atau upah atas kontribusi kerja mereka yang telah diberikan kepada perusahaan. Pemberian kompensasi harus tepat dan sesuai dengan bagaimana kondisi pasar tenaga kerja yang berada di lingkungan eksternal agar tidak sampai menyebabkan terjadinya permasalahan ketenagakerjaan atau kerugian bagi perusahaan.

1. Jabatan Personalia.

Personalia merupakan serangkaian kegiatan untuk mengelola SDM dalam berbagai urusan yang berhubungan secara administratif. Selain itu, personalia juga harus mengatur hubungan industrial antara pihak perusahaan (manajemen) dan karyawannya. Sangat berbeda dengan HRD yang lebih terlibat dengan karyawan perusahaan, personalia memiliki fungsi seperti bertanggungjawab terhadap employee database (database karyawan), payroll, dan berbagai pembayaran benefit lainnya. Termasuk juga di dalamnya adalah berupa pinjaman karyawan, absensi, pencatatan jatah cuti tahunan, dan filing dokumen.

Sebenarnya, konsep personalia sendiri merupakan basis awal dari adanya Human Relations (Hubungan Manusia). Pada saat itu, munculnya kebutuhan tentang harus adanya bagian khusus yang akan melayani kebutuhan karyawan yang semakin sulit untuk dikendalikan, seperti halnya tentang gaji, presensi, cuti, dan berbagai hal yang bersifat administrasi lainnya. Saat itu, mereka juga lebih dikenal sebagai “pelayan” tenaga kerja. Maka, muncullah pekerjaan personalia yang sampai sekarang ini masih tetap berhubungan dengan segala sesuatu hal yang lebih bersifat administratif.

2. Tugas, dan tanggungjawab, serta peran dari seorang personalia:

• Penerimaan tenaga kerja dan harus berkoordinasi dengan labour supply (pemasok tenaga kerja).
• Bersosialisasi dan koordinasi.
• Menyiapkan perjanjian kerja dengan karyawan baru (kontrak kerjasama bermaterai).
• Menyusun absensi dari daftar hadir.
• Menyiapkan internal letter (surat internal) dan outgoing letter (surat keluar).
• Memperbaharui/update dan record data baru.

Jadi, kesimpulannya adalah perbedaan antara jabatan HRD dan Personalia terdapat pada ruang lingkup kerja dari keduanya. Personalia lebih cenderung berada pada area administrasi yang dapat mendukung terlaksananya fungsi HRD. Tanpa keberadaan personalia, maka fungsi HRD pun akan sangat sulit untuk bisa terlaksana karena keduanya memiliki aspek yang saling berhubungan. Namun, tidak dapat disangkal lagi bahwa untuk saat ini banyak diantara perusahaan yang menyerahkan tugas-tugas personalia kepada HRD nya, sehingga tingkat fokusnya malah semakin berkurang. Untuk permasalahan seperti ini, maka satu-satunya solusi adalah HRD perusahaan harus menggunakan software khusus HRD dan Payroll, sehingga akan dapat melakukan pekerjaan apapun tanpa harus kehilangan kendali atas personalia para karyawan.

Apabila pembaca membutuhkan bantuan dan pendampingan tentang perkembangan bisnis dan konsultasi bisnis atau seputar software akuntansi, silahkan hubungi 0818521172, Simpati : 081-252-982-900, Office (only call no sms)  : 0811-3444-910 atau email ke groedu@gmail.com bisa juga groedu_inti@hotmail.com