Pesanan Pembelian atau biasa disebut dengan Purchase Order (PO) adalah berupa dokumen yang dibuat oleh pembeli untuk menunjukkan tentang barang-barang apa saja yang ingin mereka beli dari  pihak penjual. Purchase order juga merupakan sebuah kontrak yang nantinya akan membentuk sebuah kesepakatan antara pihak pembeli dan penjual tentang barang yang ingin dibeli oleh pihak pembeli. Berbeda halnya dengan invoice, yang memang dibuat oleh penjual dan dikirimkan kepada pembeli, purchase order (PO) berasal dari pembeli dan akan dikirimkan kepada penjual.

Lalu Apa Saja Isi yang Berada Dalam Purchase Order?

Selain tentang informasi yang memperlihatkan tentang detail perusahaan yang terlibat dan tanggal pesanan, purchase order juga berisi tentang rincian penting dari barang-barang yang akan dibeli oleh pihak pembeli termasuk juga dengan nama produk, jumlah barang yang telah dibeli, harga, dan juga ketentuan tambahan untuk penjualan seperti diskon dan lain sebagainya. Purchase order adalah sebuah surat permintaan barang dengan jumlah dan harga yang dicantumkan oleh pembeli.

Apa yang Terjadi Setelah Purchase Order Dikirimkan?

Setelah purchase order sudah dibuat dan dikirimkan kepada penjual, maka penjual selanjutnya akan memutuskan apakah menerima kontrak tersebut atau tidak. Apabila purchase order diterima, maka penjual telah benar-benar setuju untuk menjual produk dan jumlah yang sudah tercantum pada harga yang telah ditetapkan oleh pembeli. Penjual kemudian akan mengeluarkan faktur (invoice) terhadap pembeli berdasarkan pesanan pembeliannya.

Contohnya: perusahaan instalasi listrik perlu untuk membeli beberapa bahan baru dari pemasok agar bisa membuat produk mereka. Perusahaan instalasi listrik tersebut kemudian membuat pesanan pembelian untuk segera diajukan kepada pihak pemasok tempat mereka ingin memesan bahan.

Lalu pemasok setuju untuk memenuhi semua pesanan pembelian dari perusahaan instalasi listrik tersebut dan segera mengirimkan bahan-bahan yang dibutuhkan kepada perusahaan instalasi listrik tersebut beserta invoice-nya. Saat perusahaan instalasi listrik tersebut sudah menerima barang dan invoicenya, maka mereka akan segera membandingkannya dengan purchase order yang mereka kirimkan. Apabila dokumen dan barangnya sudah benar-benar sesuai, maka perusahaan instalasi listrik tersebut akan segera membayar tagihannya.

Mengapa Harus Menggunakan Purchase Order?

Meskipun terlihat sedikit rumit untuk memesan barang dari pihak pemasok menggunakan purchase order, namun pesanan pembelian dengan PO tersebut akan memberikan rasa aman dari tindakan-tindakan penipuan tambahan serta untuk mengamankan ketersediaan bahan dengan harga yang diinginkan.

Beberapa Hal yang Harus Diperhatikan Dalam Membuat Purchase Order (PO)

1. Sebagai pemesan, maka cantumkan identitas perusahaan Anda dengan jelas dalam purchase order.
2. Cantumkan dari detail apa saja yang akan Anda pesan, seperti merek, nama barang, jumlah, dan informasi lainnya.
3. Cantumkan juga dengan jelas produsen atau supplier yang Anda pilih.
4. Sebutkan media sebagai tempat iklan dari produk yang di tawarkan (jika memang dirasa perlu).
5. Sebutkan bentuk dan jumlah pesanan secara mendetail, apabila dibutuhkan, maka buatlah daftar dalam tabel agar semakin memudahkan dalam hal penelusuran serta pelayanannya.
6. Sebutkan jenis pengiriman, waktu pengiriman, cara pengiriman yang Anda inginkan dan juga metode pembayarannya.
7. Cantumkan nomor PO (purchase order). Nomor ini sangat penting untuk melakukan penelusuran apabila suatu saat terdapat kekeliruan atau permasalahan dalam PO.

Dari penjelasan di atas, maka setidaknya sekilas kita akan memahami dan memiliki gambarang tentang pengertian, manfaat dan contoh dari purchase order. Apabila Anda masih mengalami kesulitan yang berhubungan dengan pembuatan purchase order untuk bisnis, maka Anda bisa mendapatkan kemudahan dengan menggunakan bantuan dari software akuntansi online yang berbasis cloud yang akan semakin memudahkan Anda dalam segala  proses akuntansi seperti salah satunya adalah untuk membuat purchase order sampai dengan laporan keuangan. Dengan menggunakan software accounting, maka Anda akan dapat menjadi lebih mudah, cepat, dan aman dalam mengelola semua kebutuhan keuangan dari bisnis Anda.

Apabila pembaca membutuhkan bantuan dan pendampingan tentang perkembangan bisnis dan konsultasi bisnis atau seputar software akuntansi, silahkan hubungi 0818521172, Simpati : 081-252-982-900, Office (only call no sms)  : 0811-3444-910 atau email ke groedu@gmail.com bisa juga groedu_inti@hotmail.com