Jika kita membahas tentang permasalahan inventory/persediaan, maka akan lebih mengarah kepada persediaan barang, dalam sektor perindustrian terdapat bermacam-macam bidang usaha yang membutuhkan adanya sistem inventory. Sistem inventory juga dibuat dengan menyesuaikan pada setiap bidang usaha yang ada seperti:

1. Distribution.
2. Trading.
3. Manufacturing.
4. Project.

Tanpa adanya persediaan pada setiap bidang usaha, sangat mustahil bagi usaha tersebut untuk berjalan dengan optimal. Bahkan untuk jenis usaha jasa pun masih tetap membutuhkan adanya inventory, namun bukan untuk barang dagangan yang akan dijual, namun hanya sebagai persediaan untk bahan-bahan sebagai sarana untuk penunjang kebutuhan dari penjualan jasanya.

Tanpa inventory pula maka tentu saja akan sangat menghambat bagi para pengusaha dan mereka akan dihadapkan pada suatu resiko bahwa perusahaannya suatu saat tidak akan mampu dalam memenuhi keinginan dari para pelanggan yang membutuhkan barang dengan cepat. kebanyakan diantara para pengguna inventory adalah para pengusaha berjenis trading/perdagangan. Pengertian yang sebenarnya dari inventory/persediaan menurut sofjan assauri (1993:169). “Persediaan adalah suatu aktiva yang meliputi barang-barang milik perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam suatu periode usaha yang normal.”

Persediaan barang pada sebuah perusahaan khususnya bagi perusahaan manufacturing biasanya adalah berupa:

1. Bahan mentah.
2. Bahan setengah jadi.
3. Bahan penolong/bahan pembantu.

Inventory atau persediaan merupakan salah satu nilai yang cukup besar dari segi biaya operasional dari perusahaan. Dalam pengelolaan inventory memang terbilang sebagai sesuatu yang susah susah gampang, tergantung dari jenis perusahaannya. Sistem inventory biasanya meliputi pencatatan produk, harga produk yang nantinya akan dijual, harga produk yang diterima kembali/retur barang, harga pokok persediaan, barang dibeli, pencatatan permintaan dan pengeluaran barang gudang, dan juga termasuk sistem stock opname barang/perhitungan fisik persediaan.

Dalam mempermudah para manajer operasional dalam mengelola persediaan dan untuk mempercepat pengambilan keputusan oleh manajemen. Maka sistem inventory merupakan salah satu bagian dari software ERP (Enterprise Resource Planning). Tentunya hal itu dirasa cukup rumit untuk diterapkan dalam hal mengotrol persediaan dari barang dagangan. Seiring dengan kemajuan zaman, maka sistem inventory dari suatu bidang usaha, dapat semakin dipermudah dengan menggunakan software akuntansi.

Beberapa manfaat dari menggunakan software akuntansi terutama untuk pengelolaan inventory seperti beberapa fitur yang disediakan untuk pembagian barang pada sektor industri perdagangan dan distribusi, seperti contoh dalam bidang indsutri perdagangan barang yang memiliki alur dibeli dari pemasok, kemudian akan disimpan sementara dan setelahnya akan dijual kembali kepada para pelanggan, namun itu menjadi sedikit berbeda dengan jenis usaha manufaktur, karena pada dasarnya industri manufaktur 100% membutuhkan adanya proses pengolahan barang sebelum akan benar-benar dijual kepada pelanggan, beberapa barang yang telah di olah biasanya akan terbagi menjadi 3 bagian, antara lain adalah bahan mentah untuk di olah kembali yang dibeli dari pemasok/vendor, bahan penolong/setengah jadi yang akan di olah namun sangat perlu untuk melalui tahap penyelesaian ulang, dan proses selanjutnya yaitu barang jadi yang telah selesai di olah dan sudah siap untuk dipasarkan kepada para pelanggan. Agar dapat semakin mempermudah hal itu, maka perusahaan dapat menggunakan software accounting.

Kebanyakan dari sistem pencatatan software accounting menggunakan sistem pencatatan perpetual. Sistem pencatatan metode perpetual merupakan sistem dimana setiap pesedian yang telah masuk dan keluar akan langsung dicatat kedalam pembukuan, barang yang sudah dibukukan akan di buatkan sebuah kartu persediaan dan dalam pembukuan akan dibuatkan rekening pembantu untuk persediaan.

Dalam buku pembantu juga dapat dipantau dari rekening kontrol persediaan barang ke dalam buku besar. Rekening yang terdapat di persediaan juga dapat untuk mencatat pembelian, penjualan, dan juga penyesuaian persediaan dengan cara stock opname. Perubahan yang terdapat dalam persediaan maka akan diikuti dengan pencatatan dalam rekening persediaan, sehingga jumlah persediaan yang akan berubah dapat diketahui dengan melihat kolom laporan persediaan dalam rekening persediaan. beberapa manfaat dari memiliki sistem persediaan barang antara lain adalah:

1. Menghindari Terjadinya Kekurangan Bahan.

Semakin mudah dalam memantau stok saat ini serta untuk mengantisipasi adanya pelanggan yang datang dengan tiba-tiba untuk membeli barang dagangan, kemudian perusahaan tidak memiliki barang tersebut. Untuk menghindari terjadinya situasi tersebut, maka perusahaan harus memiliki persediaan barang jadi yang cukup.

2. Meningkatkan Pelayanan Terhadap Pelanggan.

Rata-rata pelanggan menginginkan tingkat pelayanan yang cepat namun juga tepat. Pengintegrasian terhadap penjualan juga dapat semakin meningkatkan kecepatan pengepakan dan pengiriman, serta lebih memungkinkan untuk otomatisasi dalam memenuhi instruksi terhadap pengotrolan persediaan, meliputi identifikasi untuk daerah pendistribusian yang dibagi antara beberapa pelanggan atau grup dan lebih memudah dalam hal menyortir dari staging area dan pergerakan stok barang dagangan. Hal itu akan menjamin produk yang benar-benar berada ditempat yang benar dan pada waktu yang tepat pula. Serta dapat juga semakin memudahkan perusahaan dalam mengelola para vendor.

3. Mengontrol Pergerakan Persediaan Dengan Lebih Baik.

Dalam hal pendistribusi dan penyimpanan barang-barang secara menyeluruh tingkat flexibelitas dapat semakin memungkinkan perusahaan dalam memantau dan mengontrol persediaan yang sesuai dengan bisnis mereka. Serta berbagai kemudahan dalam mengakses terhadap data-data yang meliputi ketersediaan peresediaan barang, jumlah yang harus diorder lagi melalui pihak vendor, jumlah stok yang ada serta untuk mengetahui biaya pada saat itu juga terhadap persediaan untuk di respons secara lebih cepat dalam rangka untuk pengambilan keputusan, sistem dengan kemampuan mengelolah beberapa lokasi yang berbeda-beda akan semakin memungkinkan bagi pihak manajemen dari setiap masing-masing gudang-gudang yang berbeda-beda dan dari penelusuran persediaan melalui lot, secara seri atau menggunakan level.

4. Meminimalisir Biaya.

Mencegah terjadinya berbagai kesalahan dalam hal pencatatan yang juga menyakut SDM kayawan, serta untuk mengurangi dalam jangka waktu pesanan ke pada pelanggan dan pengiriman produk kepada pelanggan selama proses produksi yang sedang berlangsung. Hal itu akan semakin mempermudah dalam manajemen saldo.

Nah, itulah beberapa manfaat dari memiliki system persediaan yang cukup memadai. Semoga bisa bermanfaat bagi Anda sekalian dan terimakasih, salam sukses.

Apabila pembaca membutuhkan bantuan dan pendampingan tentang perkembangan bisnis dan konsultasi bisnis atau seputar software akuntansi, silahkan hubungi 0818521172, Simpati : 081-252-982-900, Office (only call no sms)  : 0811-3444-910 atau email ke groedu@gmail.com bisa juga groedu_inti@hotmail.comn