BEBERAPA STARTEGI UNTUK MENGURANGI SEMAKIN MEMBENGKAKNYA BIAYA PERSEDIAAN PERUSAHAAN


• Membuang Spare-Part Persediaan yang Kurang Berguna.

Sebagian besar perusahaan memiliki permasalahan tentang bagaimana caranya dalam mengatur supply chain khususnya adalah pada jenis perusahaan jasa. Supplay chain pada jenis perusahaan jasa akan sangat menentukan seberapa baik penyampaian jasanya terhadap para konsumen. Untuk memberikan jasa kepada para konsumen setidaknya sebuah perusahaan jasa harus menyediaakn peralatan, dan spare part. Namun biaya bagi para staff untuk proses pemeliharaan dan perawatan peralatan dan pembelian spare part yang terlalu mahal tersebut tetap akan menjadi satu permasalahan dalam hal pembengkakan biaya perusahaan.

Hal yang harus dilakukan oleh pihak manajemen menurut konsultan manajemen autopilot adalah tetap berfokus hanya kepada hal-hal yang menjadi keunggulan utama milik perusahaan. Hanya dengan menggunakan peralatan yang seringkali digunakan dan menjual kembali peralatan serta spare part yang tidak lagi digunakan merupakan solusi yang paling tepat dari permasalahan tersebut. Meskipun untuk konsekuensinya adalah dari ruang lingkup bisnis akan menjadi semakin lebih sempit, namun hal terbilang masih lebih menguntungkan bagi perusahaan. Konsultan manajemen autopilot mengharapkan bahwa dengan pengeluaran untuk beban yang sedikit lebih kecil akan mampu menghasilkan keuntungan yang sama dengan perusahaan pesaing.

Persediaan

• Menjalin Kerjasama yang Baik dengan Para Suplier.

Karena sebenarnya perusahaan tidak mungkin mampu untuk bekerja sendirian, maka pihak manajemen harus mencoba cara lain untuk membangun hubungan kerjasama yang baik dengan beberapa suplier dan memelihara suplier yang sudah menjadi kunci utama dari bisnis. Diharapkan setelah terbentuknya hubungan tersebut, maka pihak suplier akan dapat berperan aktif dalam penyediaanan jasa bahkan termasuk ke dalam fungsi life cycle milik perusahaan. Dalam membangun hubungan partnership yang baik, maka yang perlu untuk lebih di perhatikan adalah hubungan tersebut harus berdasarkan pada kepercayan dan wiwn-win solution bagi kedua belah pihak.

Bekerja sama dengan para suplier akan dapat memberikan keleluasaan pada perusahaan dalam hal permintaan persediaan. Perusahan akan dapat semakin menekan biaya untuk set up (Setup production change cost), biaya yang akan muncul akibat dari pembuatan produk-produk baru yang berbeda baik dari segi bahan, maupun penyesuaian dengan spesifikasi alat-alat produksi.

Harga untuk bahan baku tidak selamanya konstan (tetap), adakalanya lebih bersifat fluktuatif (naik turun). Menjalin kerjasama untuk jangka panjang dengan para suplier dengan kontrak Kerja Nota Kesepahaman (Memorandum of Understanding) akan dapat digunakan sebagai salah satu kebijakan yang lebih tepat. Perusahan akan dapat meminta dari pihak supplier agar dapat memberikan keamanan bagi perusahaan, dukungan harga pada saat harga-harga bahan baku naik dan tidak terkendali akibat dari pengaruh pasar.

Dengan demikian, maka perusahan tetap masih dapat mengendalikan harga produksinya, sampai harga kepada end-user yang pada akirnya bisa bersaing meskipun kondisi pasar masih belum kembali stabil. Proses produksi tidak selalu dipengaruhi oleh terlalu besarnya permintaan, terkadang untuk tujuan tertentu perusahaan memproduksi dalam jumlah yang tidak sama seperti biasanya. Salah satu tujuannya adalah untuk menciptakan harga yang jauh lebih rendah. Meningkatkan kapasitas produksi tentunya membutuhkan bahan baku yang tidak sedikit. Bahan baku yang dibutuhkanpun lebih banyak daripada hari-hari biasanya. Dan akibatnya, perusahaan akan dihadapkan pada berbagai resiko untuk kekurangan bahan baku.

Menjalin kerjasama dengan para suplier perusahaan dapat menghindari kemungkinan resiko terjadinya kehabisan bahan baku dan produksi menjadi tidak lancar. Permintaan pasar terkadang selalu tidak dapat diduga-duga, menyebabkan perusahaan sedikit kesulitan dalam memprediksinya. Salah satu manfaat dari memiliki suplier kunci adalah perusahan dapat terhindar dari terjadinya resiko biaya kesempatan (Opportunity Cost), biaya yang diakibatkan dari permintaan pasar yang tidak terlayani dengan baik karena kehabisan bahan baku. Pengiriman bahan baku kepada perusahaan akan menjadi prioritas bagi mereka. Supplier kunci akan lebih mengedepankan layanannya kepada perusahaan apabila dibandingkan dengan perusahan lainnya.

• Menerapkan konsep Just In Time (JIT).

Mengelola persediaan dan kapasitas pergudangan akan sangat bepengaruh besar kepada aliran barang dan untuk proses produksi. Penentuan untuk besarnya jumlah persediaan yang tidak tepat, seperti persediaan yang terlalu besar akan berakibat pada biaya penyimpanan atau biaya pergudangannya. Untuk perusahaan yang masih berbstatus sebagai perusahaan start-up jika masih belum mampu untuk membangun gudang sendiri sebagai tempat untuk penyimpanan persediaan, perusahaan akan dapat menyewa gudang sebagai tempat untuk menyimpan persediaan perusahaan. Misalnya untuk menerapkan konsep Just in time (JIT) atau berupa sistem kanban yang dapat menjadi salah satu kebijakan alternatif penyimpanan.

Perusahaan yang hanya memesan persedian sesuai dengan permintaan pasar, dan akan langsung mengirimkannya ke pasar seketika itu juga produk selesai di produksi. Proses seperti ini melewati proses penyimpanan persediaan sebelum proses produksi dan setelah proses produksi. Diharapkan dengan menerapkan sistem seperti ini perusahaan akan terhindar dari akibat terburuk yang telah disebabkan oleh terlalu lamanya menyimpan persediaan. Penyusutan masa maupun kerusakan persediaan. Manfaat yang bisa didapatkan oleh perusahaan jika menerapkan strategi seperti ini adalah perusahaan masih bisa menekan Purchasing cost of item, biaya yang muncul dari pembelian persediaan.

Hal yang harus lebih diperhatikan adalah manajemen juga harus tetap memperhitungkan biaya untuk pembeliannya. Konsep seperti ini memang lebih mengandalkan ketepatan dalam hal merencanakan penerimaan bahan baku, waktu produksi, dan untuk pengiriman barang jadi. Sehingga jika diterapkan pada perusahaan dengan kapasitas produksi kecil akan sangat berpengaruh besar kepada biaya pembeliannya. Biaya pembelian yang bergerak seiring dengan tingkat frekuensi pembelian.

• Melakukan eliminasi persediaan yang tidak lagi dibutuhkan.

Adakalanya perusahaan akan dihadapkan pada sebuah dilema dimana perusahaan sudah tidak lagi memiliki ruang yang cukup untuk menyimpan barang, namun disisi lainnya perusahaan juga tidak memiliki daftar persediaan yang dapat dihapuskan. Memertahankan persediaan yang masih berguna dan me-remove persediaan yang tidak lagi berguna bisa dapat dijadikan sebagai salah satu alternatif untuk kebijakan perusahaan.

Manfaat yang bisa diterima oleh perusahan jika menerapkan kebijakan seperti ini adalah dapat lebih menekan Inventory -holding Cost, yaitu biaya yang sudah mencakup semua biaya yang terjadi karena adanya aktivitas penyimpanan persediaan. Misalnya untuk biaya fasilitas pergudangan, biaya penanganan persediaan (Pengambilan, Pengepakan, dan Pengiriman), asuransi persediaan, kerusakan, kadaluwarsa, depresiasi, pajak dan untuk biaya kesempatan.

Nah, itulah sedikit penjelasan yang terkait dengan permasalahan pengelolaan persediaan. Konsultan manajemen autopilot mengharapkan setelah membaca artikel ini, maka para pembaca sekalian akan dapat mengendalikan biaya persediaannya, mengalokasikan pada kegiatan yang dapat semakin meningkatkan kinerja perusahaan. Pemangkasan biaya persediaan oleh perusahaan akan bisa berhasil dilakukan apabila telah sesuai dengan bagaimana kondisi lingkungan perusahaan. Strategi yang sama juga belum tentu dapat diterapkan pada perusahaan yang sama, masih tergantung dari bagaimana kondisi lainnya. Bagi para pembaca yang membutuhkan bimbingan untuk seputar pengelolaan persediaan silahkan hubungi groedu@gmail.com atau kontak 081-8521172 atau 081-252-982900. Kami siap membantu Anda. (IR)