Dalam menjalankan operasional perusahaan, untuk memastikan apakah perusahaan sudah mengalami laba atau malah semakin rugi dalam waktu periode tertentu, maka diperlukan adanya sebuah keteraturan sistem dalam hal pencatatan transaksi keuangan perusahaan secara lebih menyeluruh, mendetail, dan selalu up-to-date yang berdasarkan dan sesuai dengan siklus akuntansi. Maka tentu saja, proses seperti ini akan mampu menghasilkan sebuah jurnal yang berisikan laporan keuangan di mana Anda akan dapat melihat dengan lebih jelas bagaimana nilai dari laba-rugi perusahaan pada satu periode tertentu.

Perusahaan Anda baru akan bisa dikatakan sedang mengalami pertumbuhan dengan lebih baik jika memiliki jurnal pelaporan keuangan yang lebih rapi, valid, akurat, dan dapat terbaca dengan lebih mudah. Menjalankan proses akuntansi keuangan perusahaan agar dapat dilakukan dengan cara mencatat, mengelompokkan, mengidentifikasikan untuk setiap transaksi keuangan perusahaan secara lebih tepat dan benar-benar sesuai dengan bukti-bukti transaksi yang sudah ada.

Lantas, sekarang bagaimana cara yang paling mudah dalam mencatat transaksi dengan lebih rapi? Berikut ini konsultan manajemen autopilot akan memberikan sedikit panduan ringkas untuk merapikan catatan seputar transaksi keuangan perusahaan.

1. Mengidentifikasi keaslian dari bukti-bukti transaksi.

Jangan pernah merasa ragu untuk melakukan pengecekan silang antar beberapa pihak, baik dari kalangan pihak internal maupun dari eksternal. Hal ini menjadi sangat penting untuk Anda waspadai, karena kecanggihan teknologi masa kini sudah semakin memungkinkan bagi siapa saja untuk dapat mencetak bukti-bukti transaksi palsu.

2. Mengumpulkan seluruh bukti-bukti transaksi tersebut.

Langkah selanjutnya yang harus Anda lakukan sebelum memeriksa transaksi keuangan adalah dengan cara mengumpulkan seluruh bukti-bukti transaksi yang sudah ada untuk periode tertentu. Bukti-bukti transaksi ini juga bermacam-macam bentuknya, mulai dari bukti pembayaran, bukti penerimaan, serta berbagai bukti-bukti lainnya yang masih terkait dengan bisnis yang saat ini sedang Anda jalankan seperti halnya kwitansi, akte, surat perjanjian, dan juga wesel.

3. Memeriksa kembali semua nilai-nilai transaksinya.

Sebelum Anda benar-benar akan menyalin laporan keuangan tersebut ke dalam jurnal akuntansi perusahaan, maka terlebih dahulu cobalah untuk memeriksa kembali nilai-nilai dari transaksi yang ada tersebut. Periksalah kembali dengan lebih mendetail lagi dari setiap masing-masing transaksi dan jangan pernah merasa ragu untuk menghitung kembali yang bertujuan untuk mencegah terjadinya kemungkinan kesalahan dalam hal penjumlahan dari nilai-nilai transaksi. Pemeriksaan seperti ini akan dapat Anda lakukan sebanyak 2-3 kali sampai sudah benar-benar merasa yakin bahwa sama sekali tidak ada kekeliruan yang nantinya justru malah akan semakin merugikan Anda sendiri.

4. Memastikan bahwa Anda sudah melalui prosedur dengan benar.

Agar bisa mendapatkan pencatatan akuntansi keuangan yang lebih rapi, maka Anda juga harus mengikut tahapan demi tahapan dari setiap prosedur secara berurutan dengan benar. Biasanya, untuk bukti-bukti transaksi akan selalu dicetak dalam kertas yang menggunakan kop perusahaan dengan memuat logo, nama perusahaan, serta dari informasi kontak. Selain itu, dari halaman akhir setiap bukti-bukti transaksi akan selalu dibubuhkan tanda tangan dan berupa stempel lembaga sebagai salah satu bukti dari keaslian dokumen akuntansi tersebut.

5. Membuat jurnal untuk setiap transaksi.

Setelah semua bukti-bukti transaksi sudah benar-benar diidentifikasi dengan benar, maka inilah saatnya bagi Anda untuk memasukkan seluruh data-data transaksi tersebut ke dalam jurnal. Proses mencatat transaksi seperti ini akan menjadi jauh lebih efisien apabila Anda selalu membuat pencatatan setiap kali ada transaksi. Hal seperti ini harus dilakukan untuk mencegah terjadinya kesalahan pada saat Anda menyalinnya ke dalam buku besar. Di dalam jurnal transaksi seperti ini sebaiknya Anda harus mencantumkan nama, nomor bukti, akun transaksi, keterangan, debet, kredit, dan juga saldonya. Untuk memastikan bahwa sama sekali tidak akan ada data yang sudah terlewatkan.

6. Memindah semua catatan transaksinya ke dalam buku besar.

Setelah pencatatan transaksi sudah selesai, maka langkah selanjutnya yang harus Anda lakukan adalah dengan cara memindahkan jurnal transaksi tersebut ke buku besar. Anda bisa menggunakan software accounting untuk lebih mempermudah proses seperti ini, sehingga akan semakin menghemat banyak waktu Anda. yang perlu untuk lebih diperhatikan adalah bahwa dari buku besar, pencatatan keuangan seperti ini akan dapat dikelompokkan sesuai dengan transaksi yang sudah dilakukan. Misalnya, untuk jenis-jenis transaksi yang lebih banyak melibatkan piutang, maka Anda hanya akan mengelompokkan transaksi dari jenis akun-akun piutang saja ke dalam buku besar atau yang dalam istilah akuntansinya disebut dengan General Ledger.

7. Membuat Neraca percobaan.

Setelah mencatat seluruh transaksi-transaksi keuangan dengan lebih rapi, maka Anda dapat membuat Neraca percobaan dengan lebih mudah. Proses seperti ini bertujuan agar nilai dari jenis akun yang sudah bersaldo debit akan menjadi sama dengan jenis akun yang bersaldo kredit. Dengan kata lain, keuanganpun akan menjadi berada dalam kondisi yang lebih seimbang. Namun sebaliknya, apabila nilai dari transaksi yang masih belum seimbang, maka itu berarti bahwa masih ada transaksi yang belum dicatat atau terdapat kesalahan dalam proses perhitungannya.

8. Menulis laporan keuangan.

Apabila semua langkah-langkah dari proses pencatatan keuangan sudah benar-benar dilaksanakan dengan lebih baik dan benar, maka laporan keuangan akan dapat Anda susun dengan lebih rapi. Laporan keuangan akan menjadi bagian terpenting dalam bisnis yang saat ini sedang Anda jalankan. Karena dengan adanya laporan keuangan, maka Anda akan bisa menjadi lebih dan tepat dalam hal pengambilan keputusan untuk proses pengembangan bisnis yang selanjutnya. Dan hasilnya, bisnis Anda akan bisa tetap mampu bertahan di tengah semakin ketatnya persaingan, serta akan semakin mampu berkembang menjadi lebih besar lagi di kemudian hari.

Mencatat seluruh transaksi-transaksi keuangan dengan lebih rapi bukanlah suatu hal yang sulit untuk dilakukan jika Anda sudah tahu caranya. Namun, untuk proses pencatatan seperti ini memang membutuhkan waktu dan tenaga extra. Agar segala proses dari transaksi keuangan perusahaan Anda dapat berjalan dengan lebih mudah, mulailah untuk beralih menggunakan layanan software akuntansi untuk semakin mempermudah Anda dalam memantau sekaligus untuk mengendalikan bisnis Anda secara lebih mudah dan real time.

Terdapat pula fitur untuk mengakses dasboard keuangan perusahaan agar Anda dapat memiliki kendali penuh atas bisnis Anda. Profit margin sampai dengan jumlah piutang A/R yang tersedia secara real time dan dapat diakses dengan lebih mudah kapan saja dan di mana saja. Dengan tampilan dari dasbor ini, maka Anda akan bisa semakin mengetahui situasi keuangan perusahaan dengan lebih mudah.Apabila para pembaca sekalian membutuhkan pelatihan manajerial, software Accounting, serta software HRD dan Payroll silahkan hubungi groedu@gmail.com atau kontak 081-8521172 atau 081-252-982900. Kami siap membantu Anda.