Indicator kinerja atau yang lebih sering disebut dengan Key Performance Indicator (KPI), merupakan sebuah alat pengukuran yang sangat membantu perusahaan dalam menilai dan mengetahui sampai seberapa besar pencapaian kinerja Anda bagi perusahaan. Hal ini mungkin saja seperti terdengar sangat remeh, terutamanya jika perusahaan Anda memang sudah memiliki target pencapaian yang lebih jelas. Namun, pada penerapan sesungguhnya, KPI akan tetap dijadikan sebagai satu dasar acuan.

Bayangkan saja, jika perusahaan Anda memiliki target untuk mendapatkan pelanggan baru. Maka jelas sudah, hal semacam ini merupakan sebuah target yang paling jelas. Lalu sekarang, bagaimana KPI tersebut akan dapat membantu perusahaan untuk mencapai target sesuai dengan yang diinginkan? Dengan menggunakan KPI, Anda sama sekali tidak akan dapat membayangkan langkah-langkah seperti apa saja yang seharusnya akan diambil dan seperti apa yang harus dilakukan jika sama sekali tidak dapat tercapai.

Karena itu, mengapa konsultan manajemen autopilot sangat mengganjurkan untuk menggunakan alat ukur berupa KPI ini agar bisa diterapkan pada setiap masing-masing internal perusahaan, tidak terkecuali untuk divisi human resources atau HR. Pada anggapan kebanyakan orang, bahwa divisi inilah yang akan bertanggungjawab penuh dalam hal penyusunan KPI. Karena hal itulah yang menyebabkan KPI mereka menjadi seringkali malah terbengkalai. Agar hal semacam ini tidak sampai terjadi lagi, maka sebisa mungkin perhatikan beberapa KPI untuk divisi HR yang sebenarnya memang sangat wajib untuk diterapkan pada internal organisasi perusahaan Anda.

• Bagaimana untuk menyusun KPI bagi divisi HR?

Sebelum memasuki ke poin-poin seperti apa saja yang harus ada pada komponen KPI bagi divisi  HR, maka alangkah ada baiknya untuk Anda mengetahui terlebih dahulu bagaimana karakteristik KPI itu sendiri. Sebuah KPI yang baik untuk digunakan sebagai alat ukur untuk perusahaan seharusnya memiliki beberapa karakteristik-karakteristik tertentu, yaitu:

1. KPI harus konkret, memiliki target yang jelas dan mendetail.
2. KPI yang baik harus sudah serba terukur. Pastikan bahwa hal-hal yang berada dalam KPI merupakan suatu hal-hal yang serba dapat diukur oleh berbagai indikator tertentu.
3. KPI harus lebih realistis. Anda tidak boleh menentukan target yang hanya muluk-muluk saja dan sangat sulit untuk bisa dicapai.
4. KPI harus relevan. Pastikan bahwa Anda harus memilih indikator yang berhubungan dengan perusahaan.

Nah, sekarang saatnya bagi Anda untuk mengetahui KPI seperti apa saja yang paling tepat untuk divisi HR seperti berikut ini:

1. Durasi dari jam kerja untuk suatu posisi.

Durasi jam kerja dari suatu posisi tidak akan sama dengan durasi jam kerja dalam satu harinya, akan tetapi terkait dengan tingkat ketahanan dari seorang karyawan dalam sebuah posisi. Pada saat seorang karyawan yang tidak mengalami kenaikan pangkat atau promosi, maka akan menjadi lebih besar pula kemungkinannya untuk hengkang/resigh dari perusahaan. Maka dari sinilah peran Anda untuk bisa mengukur sampai sejauh manakah waktu rata-rata bagi seorang karyawan untuk tetap bertahan pada satu posisi tersebut. Dengan demikian, maka Anda akan dapat mengetahui kapan untuk saat yang paling tepat untuk segera melakukan promosi karyawan. Saat mengetahui berapa kisaran rata-rata durasi jam kerjanya, maka Anda juga akan bisa menentukan waktu yang paling pas untuk masa perekrutan karyawan baru.

2. Absensi Jam kerja karyawan.

Untuk indicator yang satu ini, yang diukur adalah dari tingkat kehadiran seorang karyawan. Entah itu karena sakit, izin, atau absen yang tidak disertai dengan adanya keterangan (alfa). Mengapa KPI seperti ini menjadi sangat penting untuk divisi HR? Karena dari tingkat kehadiran seorang karyawan, Anda akan bisa memperhitungkan beberapa banyak nilai lainnya. Tidak hanya berupa prediksi absensi karyawan di masa yang akan datang, akan tetapi juga hal lain yang lebih mendalam.

Dari adanya tingkat kehadiran seorang karyawan, maka Anda juga bisa mengetahui beraoa banyak nilai motivasi dan keterlibatan dari seorang karyawan. Seorang karyawan yang lebih sering absen bekerja memiliki kecenderungan nilai motivasi dan keterlibatannya pada perusahaan menjadi sangat rendah. Penyebabnya adalah karena mungkin karyawan tersebut sama sekali tidak memiliki rasa kepemilikan terhadap perusahaan, dan akibat terburuknya adalah dia akan merasa enggan untuk terlibat langsung dalam setiap kegiatan perusahaan. Untuk membantu dalam memonitor tingkat kehadiran dari absensi karyawan, Anda bisa menggunakan aplikasi software HR yang sudah terintegrasi dengan smartphone. Hanya dengan melalui beberapa klik saja pada smartphone Anda, maka setiap masing-masing karyawan akan bisa langsung memasukkan data absensi mereka secara lebih mudah dan praktis.

3. Proses pelatihan yang akan dilakukan.

Salah satu agenda terbesar dalam divisi HR adalah berupa pelatihan bagi karyawan. Hal seperti ini memang menjadi sangat penting untuk pengembangan potensi dari karyawan dan tentunya untuk kelangsungan perusahaan. Poin seperti ini harus tetap ada dengan tujuan untuk mengetahui apakah pelatihan yang selama ini sudah diberikan sudah membuahkan hasil atau justru malah tidak sama sekali.

Dalam poin ini, jangan melupakan untuk menghitung berapa banyak biaya yang selama ini sudah digunakan untuk sebuah pelatihan. Hal seperti ini menjadi sangat penting untuk menghitung berapa banyak uang perusahaan yang sudah dihabiskan pada proses pengembangan karyawan. Dengan demikian, maka Anda akan dapat merencanakan pengeluaran perusahaan dengan lebih mendetail lagi.

4. Berapa banyak waktu yang masih dibutuhkan untuk mencapai targetnya.

Poin ini merupakan salah satu indikator yang dapat digunakan untuk mengukur seberapa tinggi tingkat efisiensi kerja dari setiap masing-masing karyawan. Anda dapat mengukurnya dengan memberikan tugas atau berupa target khusus dalam rentang waktu tertentu saja. Jika seorang karyawan telah mampu menyelesaikan sesuai dengan target waktu yang sudah ditetapkan, maka dia sudah benar-benar lolos dalam indikator tersebut.

Maka dari sinilah Anda akan dapat mengukur berapakah waktu produksi yang masih dibutuhkan oleh perusahaan. Dengan demikian, maka Anda akan segera mengetahui jika perusahaan memang telah mengalami keterlambatan produksi. Pada saat Anda bisa segera mengetahui penyebabnya, maka upaya penyelesaian permasalahannyapun akan bisa dilakukan dengan lebih cepat.

5. Waktu yang dibutuhkan untuk mengisi setiap posisi jabatan yang kosong.

Agenda terpenting dari divisi HR selain training adalah proses rekrutmen pekerja. Indikator ini akan digunakan untuk mengukur membutuhkan waktu berapa lama agar dapat mengisi sebuah posisi jabatan yang kosong agar bisa langsung terisi. Hal ini bertujuan untuk mengukur seberapa tinggi tingkat efektivitas dari sebuah proses rekrutmen karyawan telah berlangsung. Pada saat Anda sudah mengetahui tingkat efektivitas dari proses rekrutmennya, maka metode terbaik juga akan bisa langsung diketahui dengan lebih mudah.

Selain itu, poin yang satu ini juga akan sangat membantu Anda untuk mengetahui apakah manajemen penanganan karyawan sudah berjalan dengan baik atau masih perlu adanya perbaikan. Pada saat sebuah posisi di perusahaan masih kosong, maka akan segera muncul beberapa kemungkinan. Apakah kesalahan memang terdapat pada sumber daya manusia atau malah justru ada pada perusahaan itu sendiri. Nah, indicator seperti inilah yang memang berfungsi menilai tentang hal tersebut.

Agar perusahaan bisa tetap bertahan dan bisa terus berkembang, maka dibutuhkan adanya KPI perusahaan. Setiap masing-masing divisi pada internal perusahaan tentunya membutuhkan KPI, termasuk juga divisi HR. Namun, KPI untuk divisi HR seringkali malah semakin terabaikan, karena indikatornya juga masih kurang begitu dimengerti. Semoga dari penjelasan di atas bisa bermanfaat bagi Anda sekalian dalam menentukan KPI untuk divisi HR. terimakasih dan salam sukses. Apabila pembaca membutuhkan informasi lebih lanjut mengenai artikel di atas dan software HRD & Payroll, membutuhkan bimbingan dalam pembuatan SOP manufacturing, membutuhkan software accounting dan Job costing, silahkan hubungi groedu@gmail.com atau kontak 081-8521172 atau 081-252-982900. Kami siap membantu! Terimakasih dan salam sukses.