5 LANGKAH UNTUK PENERAPAN PENGGAJIAN YANG SUKSES



Jika sistem penggajian dan SDM Anda yang lama sudah tidak lagi berfungsi untuk Anda dan karyawan Anda, mungkin inilah saatnya untuk mengambil lompatan dan pindah ke sistem baru. Sistem pengalihan dapat berarti lebih sedikit proses manual dan aliran data yang efisien, memberi tim Anda lebih banyak waktu untuk fokus pada tugas yang lebih strategis dan berorientasi pada orang di dalam departemen Anda. Jika Anda telah menentukan peralihan adalah opsi terbaik, Anda mungkin khawatir tentang pekerjaan yang terlibat dalam pemindahan ke sistem baru. Bekerja dengan teknologi dan orang-orang yang tidak dikenal, memuat dan memetakan data dan riwayat karyawan, melakukan pelatihan pengguna tentang sistem baru… ini bisa membuat kewalahan. Namun, Anda dapat meminimalkan stres dan beban kerja dengan mengikuti beberapa panduan penting untuk implementasi penggajian yang sukses.

Selama bertahun-tahun pengalaman kami dengan implementasi penggajian, kami telah mencatat apa yang membuat implementasi berjalan lancar dan apa yang menyebabkan banyak hambatan di jalan. Berikut adalah lima langkah yang dapat Anda ambil untuk memastikan Anda dan tim Anda akan merayakannya setelah Anda bangun dan menjalankan sistem baru Anda.

Langkah 1 – Teliti dan Pilih Sistem Penggajian / SDM Baru yang Tepat

Dengan begitu banyak perusahaan yang dapat dipilih di pasar saat ini, memilih sistem baru dapat terlihat sedikit berlebihan – tetapi sangat penting untuk melakukannya dengan benar karena penggajian melibatkan data karyawan dan majikan sensitif yang harus dilindungi. Dengan pemikiran ini, ada beberapa item yang dapat Anda tinjau, baik secara internal maupun eksternal, untuk mengevaluasi secara menyeluruh calon vendor baru Anda.

  • Kebutuhan internal Anda. Sebelum Anda mulai meneliti vendor Anda lebih dekat, Anda harus terlebih dahulu memiliki pemahaman yang baik tentang apa yang dibutuhkan bisnis Anda secara internal dari sistem baru. Apa sebenarnya yang ingin Anda capai dengan sistem baru? Apakah ini hanya peningkatan cara Anda memproses penggajian? Apakah Anda berjuang untuk mengikuti jumlah karyawan baru dan dokumen perekrutan baru yang dihasilkan? Apakah Anda memerlukan sistem pelacakan cuti? Apakah Anda mencari cara yang lebih baik untuk melacak tinjauan kinerja atau mengelola pendaftaran manfaat? Apakah Anda memiliki sistem lain yang perlu bertukar data dengan sistem penggajian dan SDM Anda? Ketika Anda tahu persis apa yang Anda inginkan, Anda dapat mulai mencoret vendor dari daftar Anda yang tidak memenuhi kebutuhan Anda.
  • Dukungan mereka. Sangat penting untuk meneliti ini karena kesalahan selama penggajian dapat berpotensi merugikan karyawan. Siapapun yang telah bekerja dalam penggajian cukup lama mengetahui kesalahan terjadi – karyawan baru gagal masuk ke sistem, seseorang salah memasukkan tingkat gaji atau jam, atau Anda melewatkan tenggat waktu pemrosesan karena keadaan darurat. Jadi, Anda pasti ingin tahu seberapa cepat panggilan Anda untuk meminta bantuan akan diakui dan diselesaikan. Anda dapat menemukan detail tentang dukungan perusahaan di situs web mereka dan dari ulasan. Anda juga bisa melihat sekilas ini selama proses penjualan Anda. Apakah mereka segera menanggapi Anda? Apakah mereka melakukan semua bisnis melalui email, atau apakah mereka bersedia berbicara di telepon? Apakah mereka mendengarkan dengan baik dan merespons dengan tepat?
  • Pertimbangan penting lainnya dalam memilih vendor adalah seberapa banyak pekerjaan yang menjadi komitmen tim mereka untuk diselesaikan sebagai bagian dari proses orientasi Anda.Apakah definisi mereka tentang penerapan sistem memberi Anda tanggal jatuh tempo untuk memuat data ke dalam sistem, atau apakah itu memuat data untuk Anda? Cari tahu karyawan vendor atau karyawan mana yang akan membantu Anda dan apa tanggung jawab mereka. Anggap saja bendera merah jika vendor tidak dapat memberikan detail spesifik.
  • Anggaran. Di antara sistem penggajian dan SDM, ada berbagai macam model penetapan harga. Mungkin sulit untuk membandingkan harga yang diberikan oleh setiap vendor, tetapi demi kepentingan terbaik Anda, luangkan waktu untuk membandingkan apel dengan apel. Bersikaplah tegas dalam menanyakan semua biaya untuk tahun tersebut. Pahami dengan tepat apa yang termasuk dalam harga dan apa yang akan dikenakan biaya tambahan. Apa yang terjadi saat perusahaan Anda tumbuh dan Anda menambah karyawan — bagaimana hal itu akan memengaruhi anggaran Anda? Apakah ada biaya pengaturan atau implementasi, dan apa saja yang tercakup? Seberapa sering mereka menaikkan tarif mereka?

Langkah 2 – Tentukan Tujuan dan Tetapkan Tanggal Target

Menetapkan garis waktu dengan tujuan merupakan komponen penting dari implementasi yang sukses. Setelah Anda menyelesaikan penelitian dan memilih vendor, Anda memerlukan peta jalan yang terperinci untuk membawa Anda ke tujuan akhir Anda: penggajian pertama yang sukses dengan sistem baru Anda. Pembuatan peta jalan proyek harus merupakan kolaborasi antara Anda dan vendor Anda.

Konsultasikan dengan vendor Anda untuk meninjau timeline yang mereka rekomendasikan. Mulailah dengan tanggal penggajian pertama yang Anda inginkan dan kerjakan mundur, buat penyesuaian untuk situasi apa pun yang dapat memengaruhi timeline, seperti pembaruan sistem perusahaan lainnya atau acara yang akan memberi tekanan pada waktu karyawan. Sebaiknya gunakan waktu ekstra untuk memperhitungkan situasi yang tidak terduga karena situasi tersebut akan muncul di sebagian besar penerapan.

Pertimbangkan penerapan modul di luar penggajian jika Anda telah memilih produk tersebut, seperti waktu dan tenaga kerja, perekrutan dan orientasi, dan manajemen SDM. Akankah mereka meluncurkan dengan penggajian atau nanti dalam proses? Tanyakan kepada pengguna sistem lain seperti manajer departemen, elemen apa dari sistem baru Anda yang paling penting bagi mereka dan gunakan itu untuk membangun garis waktu Anda.

Sebagai langkah terakhir, pastikan Anda dan vendor menyetujui timeline. Atasi inkonsistensi apa pun sampai Anda berdua puas dengan rencana tersebut.

Langkah 3 – Buat Rencana dan Tim Implementasi

Anda harus mendelegasikan satu orang dalam daftar gaji atau tim SDM dengan keterampilan manajemen proyek yang sangat baik untuk memimpin implementasi. Bergantung pada ukuran perusahaan Anda, mungkin ada tambahan orang yang terlibat dalam penerapan.

Untuk menjaga agar proses tetap lancar dan transparan, atur pertemuan dengan anggota kunci proyek untuk membahas sistem baru. Kumpulkan umpan balik tentang rencana dan tetapkan tugas dengan tenggat waktu kepada orang-orang dengan peran integral. Misalnya, seorang manajer yang menangani perekrutan dan orientasi mungkin perlu memastikan semua dokumentasi yang tepat ada di sistem baru Anda, dan kemudian menguji fungsionalitas tertentu jika sudah siap.

Bagian terpenting dari menyiapkan pemimpin proyek dan anggota tim untuk sukses adalah memastikan Anda telah menyisihkan waktu di setiap minggu kerja mereka untuk mengabdikan diri pada proyek. Anda harus menerima bahwa jika Anda memilih untuk mengalihkan waktu mereka dari proyek untuk tugas-tugas lain, garis waktu akan terganggu. Dan jika Anda adalah orang yang mengelola proyek, jelaskan dengan supervisor Anda tentang komitmen waktu yang diperlukan untuk proyek dan biaya peluang untuk menugaskan tugas lain yang membuat Anda menjauh dari proyek implementasi penggajian.

Langkah 4 – Latih Karyawan Anda

Pelatihan yang tepat dapat membantu semua orang beradaptasi dengan sistem baru Anda, memahami manfaat bagi mereka, dan memanfaatkan efisiensi yang diberikan oleh sistem baru tersebut. Untuk program pelatihan yang sukses, pertimbangkan hal berikut:

  • Jadwalkan pelatihan yang dipimpin vendor untuk penggajian dan personel SDM serta manajer Anda.
  • Buat laporan untuk manajemen yang membantu mereka memanfaatkan data dalam sistem.
  • Latih setiap karyawan pada fungsionalitas utama, seperti memeriksa potongan gaji, mencetak W-2, dan melihat saldo cuti.
  • Dokumentasikan proses bisnis baru dan terminologi baru untuk membantu karyawan menyelesaikan tugas sistem tanpa harus menghubungi Anda atau manajer proyek.

Langkah 5 – Tayangkan

Sebelum Anda memproses penggajian langsung pertama Anda, selesaikan pemeriksaan jaminan kualitas pada data, dan pertimbangkan untuk menjalankan uji paralel di sistem baru. Setelah Anda secara resmi menjalankan penggajian pada sistem baru, tunggu sebentar karena proyek belum berakhir!

Langkah terakhir dalam setiap rencana implementasi yang sukses adalah mengevaluasi penggajian pertama itu karena, dengan begitu banyak manusia yang terlibat, harapan akan kesempurnaan tidaklah realistis. Catat setiap tantangan, kesalahan, atau area peningkatan yang ingin Anda lihat. Sampaikan ini ke vendor Anda sehingga Anda dapat membuat penyesuaian dan mengalami pemrosesan penggajian yang lebih lancar di masa mendatang. Teruslah membuat catatan tentang masalah apa pun setelah penggajian pertama Anda juga. Komunikasi berkelanjutan dengan vendor Anda adalah kunci kemitraan yang sukses.

Namun yang terpenting, setelah semua dikatakan dan dilakukan, rayakan pekerjaan Anda dan terima kasih kepada semua yang terlibat dalam proses tersebut. Menerapkan sistem penggajian baru mungkin tampak seperti upaya yang menantang, tetapi memilih vendor yang tepat dan mengambil langkah yang tepat untuk mengelola proses tersebut dapat memberikan pengalaman dan hasil yang lebih baik untuk Anda dan perusahaan Anda.

Sampai sini jika Anda membutuhkan informasi lebih detil perihal oayroll management, atau membutuhkan software payroll efektif untuk perusahaan Anda. Silahkan hubungi kami melalui email groedu@gmail.com, atau bisa langsung menghubungi kami melalui nomor whatsapp 0812-5298-2900. Kami siap membantu Anda.