Banyak perusahaan terjebak dengan proses lama dalam hal akuntansi. Mereka mengandalkan spreadsheet Excel, mengirimkannya dari karyawan ke karyawan untuk membuat pembaruan dan mengedarkan perubahan tersebut. Mereka berpegang teguh pada persetujuan manual, yang bisa memakan waktu berhari-hari, berminggu-minggu, atau berbulan-bulan untuk persetujuan sederhana dari eksekutif yang sibuk.

Tak perlu dikatakan, semua ini dapat menghambat pertumbuhan perusahaan. Tetapi otomatisasi akuntansi dapat membuka pintu menuju kenyataan yang lebih baik. Mengotomatiskan berbagai tugas akuntansi dan operasi keuangan akan menghasilkan operasi yang lebih lancar, menghemat waktu, dan laba yang lebih baik.

Apa itu Otomasi Proses Akuntansi?

Sederhananya, otomatisasi proses akuntansi melibatkan penggunaan perangkat lunak untuk mengotomatisasi tugas-tugas penting yang berkaitan dengan keuangan dan akuntansi. Tugas-tugas ini dapat mencakup, tetapi tidak terbatas pada, rekonsiliasi akun, memperbarui catatan keuangan, dan membuat laporan keuangan dengan intervensi manusia yang minimal.

Sebuah artikel di Accounting Today, mencatat bahwa hampir pasti bahwa sebagian besar tugas akuntansi pada akhirnya akan otomatis — dan perkembangan ini akan positif bagi akuntan.

Tentu saja, itu berarti penghematan besar — baik dalam waktu maupun uang — untuk bisnis apa pun yang saat ini menggunakan waktu karyawan untuk menambah, memperbarui, memeriksa, dan memproses dokumen keuangan secara manual. Mari kita lihat manfaat spesifiknya.

Manfaat Otomasi Akuntansi

Ada banyak manfaat yang terkait dengan otomatisasi proses keuangan. Meskipun tidak dapat — dan tidak boleh — sepenuhnya menggantikan pekerja manusia, ini dapat sangat membantu mereka dan membebaskan waktu mereka untuk pekerjaan yang lebih bernilai tinggi.

Beberapa manfaat yang terkait dengan proses keuangan atau otomatisasi akuntansi adalah integritas data yang lebih baik, karena potensi kesalahan manusia berkurang. Satu kesalahan bisa sangat mahal untuk sebuah bisnis, meledakkan niat baik bertahun-tahun dari publik.

Otomatisasi juga mengarah pada peningkatan efisiensi dan persetujuan yang lebih cepat — pertimbangkan bahwa meskipun manajer dapat menyetujui pesanan pembelian dalam dua hari, mungkin diperlukan waktu lebih dari satu minggu seperti chief financial officer. Dan bukan hanya persetujuan yang menjadi lebih cepat. Otomatisasi juga dapat mempercepat pembayaran pelanggan.

Lalu ada peningkatan visibilitas yang ditawarkan otomatisasi. Maksud kami, otomatisasi dapat memberi perusahaan gambaran internal yang lebih baik tentang apa yang berhasil dan apa yang tidak dengan data mereka.

Mulai sampai selesai, otomatisasi akuntansi dapat menghilangkan kemungkinan kesalahan mahal oleh pekerja.

Dari menangkap data akuntansi hingga memanipulasi dan menafsirkannya, perangkat lunak otomasi akuntansi dapat menangani banyak pekerjaan kasar. Ini tidak harus menghilangkan karyawan, karena otomatisasi dapat membebaskan waktu untuk analisis kuantitatif dan kualitatif tingkat tinggi.

Pada waktunya, otomatisasi dapat mengubah akuntansi, menawarkan manfaat besar bagi bisnis dan perusahaan yang memasukkannya ke dalam proses mereka.

Tahapan Otomatisasi Proses Akuntansi

Baiklah, Anda yakin bahwa otomatisasi proses akuntansi terdengar bermanfaat. Inilah pertanyaan berikutnya yang Anda miliki: Bagaimana Anda mewujudkannya? Kami memecahnya menjadi lima langkah sederhana.

1. Identifikasi proses akuntansi Anda

Anda harus mulai dengan mencari tahu proses akuntansi mana yang dapat dengan mudah diotomatisasi. Tidak semua tugas akuntansi Anda dibuat untuk otomatisasi, jadi carilah proses yang:

• Anda atau karyawan melakukannya secara berulang dan sering
• Tidak memerlukan sentuhan manusia dan koneksi pribadi tingkat tinggi
• Jangan melibatkan banyak kreativitas atau energi mental

Catat semua proses yang memenuhi kriteria tersebut dalam daftar, lalu pilih salah satu untuk memulai. Misalnya, mungkin tim Anda menghabiskan banyak waktu untuk mengirimkan pengingat tentang faktur yang telah jatuh tempo kepada pelanggan Anda, dan Anda ingin mengotomatiskan email pengingat tersebut.

2. Evaluasi teknologi Anda

Otomatisasi bergantung pada teknologi, yang berarti Anda memerlukan alat otomatisasi yang tepat. Ada banyak platform otomatisasi khusus yang akan menghubungkan aplikasi Anda yang ada dan memungkinkan mereka untuk terintegrasi satu sama lain.

3. Tetapkan pemangku kepentingan

Setelah diatur, proses otomatis akan berjalan dengan sendirinya—itulah keindahannya. Tapi itu tidak berarti itu harus sepenuhnya diserahkan ke perangkatnya sendiri.

Tetapkan seseorang untuk mengawasi proses otomatis itu, apakah itu Anda, seseorang di tim akuntansi Anda, atau karyawan lain.

Mereka akan berfungsi sebagai “orang yang ditunjuk” untuk alur kerja otomatis untuk memastikan bahwa itu bekerja dengan benar dan memecahkan masalah jika ada kesalahan atau masalah yang muncul.

4. Siapkan alur kerja

Di sinilah Anda akan menyingsingkan lengan baju Anda dan benar-benar menyiapkan alur kerja—kumpulan langkah yang akan otomatis. Setiap alur kerja akan memiliki yang berikut:

• Pemicu: Peristiwa yang telah ditentukan sebelumnya yang memulai otomatisasi. Anggap saja sebagai domino pertama di barisan. Contoh: Tanggal jatuh tempo faktur berlalu.
• Tindakan: Apa yang terjadi sebagai respons terhadap pemicu. Contoh: Email pengingat dikirim ke pelanggan tersebut.
• Hasil: Tujuan yang diinginkan dari proses Anda. Contoh: Pelanggan mengklik link di email pengingat dan melunasi saldo tunggakannya.

Itu adalah contoh sederhana, dan alur kerja otomatis dapat memiliki banyak pemicu, tindakan, atau hasil dan menjadi jauh lebih kompleks dari itu. Tapi kami hanya akan tetap fokus pada dasar-dasarnya untuk saat ini.

5. Uji alur kerja Anda

Setelah alur kerja Anda diatur, lakukan uji coba cepat untuk memastikannya berfungsi sebagaimana mestinya. Itu akan memberi Anda ketenangan pikiran tambahan saat Anda melangkah pergi dan membiarkan proses otomatis itu berjalan dengan sendirinya.

Baca juga Artikel

SUKSES IMPLEMENTASI SOFTWARE ACCOUNTING DI PERUSAHAAN ANDA

Kesimpulan

Suka atau tidak suka, Anda tahu bahwa akuntansi sangat penting untuk kesuksesan bisnis Anda. Tetapi itu tidak berarti bahwa beban itu hanya berada di pundak Anda. Seiring dengan bantuan seorang akuntan yang berkualifikasi, mengotomatisasi beberapa proses akuntansi Anda dapat menghilangkan banyak tekanan dan tanggung jawab dari piring Anda.

Mulailah dengan mengotomatiskan beberapa tugas akuntansi umum yang telah kami uraikan di atas, dan nikmati ketenangan pikiran tambahan itu—belum lagi waktu ekstra yang baru Anda temukan.

Anda ingin mengotomatisasi akuntansi Anda? Silahkan hubungi kami melalui email groedu@gmail.com, atau bisa langsung menghubungi kami melalui nomor whatsapp 0812-5298-2900. Kami siap membantu Anda.