Mengatur dan menyusun job desk pada hakikatnya adalah sebuah pekerjaan di mana seorang manajer SDM/HRD (atau orang yang berhubungan langsung dengan pengelolaan sumber daya manusia) yang bertugas untuk menyusun tugas-tugas dan tanggungjawab yang nantinya harus dilaksanakan oleh seseorang pada lingkup wilayah/lingkungan kerja tertentu.

Harus diketahui bahwa sesungguhnya dalam menyusun job desk tidaklah mudah, karena harus disesuaikan terlebih dahulu dengan kemampuan secara individual dari pekerja/karyawan dan juga tentang kebutuhan pekerjaan yang harus ditangani oleh sebuah organisasi internal perusahaan.

Sampai di sini, bahwa pemahaman tentang kebutuhan dari setiap organisasi internal perusahaan pastinya akan berbeda-beda, dan sangat tergantung terhadap masing-masing wilayah kerja yang sedang ditangani.

Dan karena itulah, poin terpenting yang harus ditekankan adalah : bagaimana dalam memahami wilayah kerja yang sedang ditangani untuk kemudian harus merinci tugas-tugas yang nantinya akan dikerjakan/dibebankan terhadap para karyawan agar wilayah tersebut bisa segera dikerjakan dengan baik dan mampu melaksanakan semaksimal mungkin.

Job description atau biasa disebut dengan deskripsi pekerjaan, meskipun ada juga yang menyebutnya sebagai uraian jabatan. Mungkin kita akan bertanya-tanya mengapa job desk menjadi begitu penting?

Hal ini dikarenakan oleh satu hal, yaitu sebuah organisasi selalu memiliki alasan utama keberadaannya atau dengan kata lain, mengapa sebuah organisasi harus ada, untuk apa mereka ada? Dan untuk apa tujuannya? serta sasaran bagaimana yang ingin mereka capai, merupakan poin-poin yang setidaknya harus menopang job description. Dalam artian seperti ini : job description mengandung banyak sekali informasi berharga yang nantinya akan menjelaskan banyak hal tentang bagaimana sebuah organisasi sampai mampu berdiri sendiri di tengah-tengah kita.

Artinya adalah, job description akan menjelaskan sasaran sekaligus tujuan yang ingin segera dicapai oleh sebuah perusahaan, dengan cara merinci tugas-tugas serta berbagai tanggungjawab yang nantinya diemban oleh setiap individu yang menduduki sebuah jabatan dalam internal struktur organisasi perusahaan.

Dengan kata lain, organisasi internal perusahaan memiliki struktur tersendiri, yang didalamnya terdapat berbagai macam jabatan dan pekerjaan akan selalu muncul. Jabatan maupun pekerjaan yang harus dilaksanakan oleh setiap orang yang berada dalam lingkup internal wilayah jabatan merupakan sebuah unit dasar yang nantinya akan turut ambil bagian dalam membangun perkembangan dari internal organisasi perusahaan.

Jabatan dan pekerjaan memiliki garis lurus tidak bisa terpisahkan, yang telah menjembatani para pemberi kerja (organisasi perusahaan itu sendiri) dan para individu yang bekerja di dalamnya. Jadi pada intinya adalah, jabatan/pekerjaan merupakan sekumpulan tanggung jawab yang harus dilaksanakan agar dapat menghasilkan produk tertentu.

Dalam kerangka yang lebih luas lagi, proses penyusunan job description yang nantinya akan selalu melibatkan lima elemen terpenting, yaitu :

1. Spesifikasi pekerjaan.
2. Akuntabilitas.
3. Tugas dan tanggung jawab pekerjaan.
4. Ringkasan atau maksud pekerjaan.
5. Identifikasi pekerjaan.

Kelimanya berada dalam satu garis linear, sehingga orang yang memang berniat untuk menyusun job description harus memahami betul dari kelima elemen tersebut.

Penjelasan secara terperinci dari kelima elemen tersebut akan dijelaskan berikut :

1. Spesifikasi pekerjaan.

Di dalam setiap pekerjaan selalu terdapat istilah persyaratan pekerjaan, yang menjadi basis/dasar untuk menilai kualitas dari sebuah pekerjaan.

Penilaian terhadap kualitas pekerjaan tersebut memang melibatkan hal lain yang disebut dengan ‘compensable factor’ yang membawa serta dari ke empat elemen lain, yakni kondisi pekerjaan, tanggung jawab, usaha, dan keterampilan. Keempat elemen tersebut harus dijelskan secara lebih spesifik, misalnya tentang keterampilan yang sudah mencakup tentang kecerdasan, inisiatif, pengalaman, dan pendidikan.

2. Akuntabilitas.

Hal ini sudah berkaitan dengan konsep etika, yang pada dasarnya sangat dekat dengan konsep administrasi. Hal ini juga mewakili sejumlah pengetahuan dan tanggung jawab yang berhubungan dengan kebijakan perusahaan, keputusan, produk, dan dari setiap tindakan yang telah diambil.

Jadi pada dasarnya setiap pekerja/karyawan harus bertanggung jawab terhadap pekerjaan yang sudah dihasilkan dan memiliki kewajiban untuk melaporkannya secara langsung.

3. Tugas dan tanggungjawab.

Kewajiban dan tanggungjawab untuk seorang pekerja/karyawan/pemegang jabatan yang bertanggung jawab terhadap atasannya. Tanggungjawabnya sudah meliputi kegagalan atau keberhasilan dalam mencapai tujuan pekerjaan tertentu.

Di titik ini, terdapat standar tertentu yang nantinya akan digunakan untuk mengukur kinerja, yang pada akhirnya nanti akan dipakai untuk menggambarkan hasil akhir yang sudah dicapai.
Elemen yang satu ini merupakan salah satu yang biasanya dipakai dalam setiap deskripsi pekerjaan. Para perancang job description biasanya akan lebih merinci pekerjaan-pekerjaan beserta tanggung jawab dan kewajiban yang nantinya harus diemban dan berhubungan langsung dengan pekerjaan mereka.

Rincian harus diungkapkan terlebih dahulu dalam kalimat langsung dan singkat, dimulai dengan kata kerja tindakan, dan untuk menghindari pemakaian kata kerja yang justru malah semakin membingungkan para penanggung jawab kerja.

4. Ringkasan pekerjaan sehari-hari.

Elemen ini biasanya akan berbentuk cerita ringkas yang harus merasakan gambaran pekerjaan yang biasanya harus dikerjakan oleh penanggungjawab, serta dari karakteristik pekerjaannya secara umum. Dari sini informasi harus diberikan dalam jumlah yang sangat cukup, yang pada akhirnya nanti akan berguna untuk membedakan segala aktivitas utama dan fungsi kerja secara spesifik dengan jenis kerja yang lainnya. Objektifitas dan ketepatan pekerjaan merupakan dua hal yang harus diperkenalkan dengan cara seringkas dan semudah mungkin.

5. Identifikasi pekerjaan.

Hal ini biasanya langsung berhubungan dengan beberapa hal, termasuk dengan supervisor, divisi, institusi, kode pekerjaan, dan jabatan. Proses identifikasi pekerjaan biasanya akan dinyatakan secara lebih singkat dalam satu atau dua kalimat yang memberi informasi tentang isi pekerjaan, jabatan, serta jenjang/tingkat keterampilan.

Setelah mengetahui dari kelima elemen penting dalam penyusunan job description, maka seorang yang bertanggungjawab dalam bidang pengelolaan sumber daya manusia (SDM) harus melakukan analisis yang disebut dengan analisis jabatan.

Analisis semacam ini pada dasarnya dilakukan untuk pengumpulan segala macam informasi yang berhubungan dengan jabatan tertentu yang harus diemban dalam periode tertentu.
Pada titik ini, dokumentasi, kategori, dan pengumpulan data akan menjadi sangat penting, oleh karena hasilnya bisa digunakan untuk menspesifikkan uraian jabatan atau segala pekerjaan-pekerjaan tertentu yang akan dituliskan melalui mekanisme job description.

Dasar dari setiap organisasi perusahaan adalah tentang rincian tanggung jawab dan tugas-tugas yang harus dilaksanakan oleh tiap masing-masing individu yang terlibat dan bekerja di dalam organisasi perusahaan. Tanpa rincian yang baik, sebuah perusahaan tidak akan sanggup lagi untuk mengerjakan segala tugas-tugas yang harus dilakukannya dan pastinya tidak akan sanggup untuk menggapai tujuan yang telah ditetapkan. Job description kemudian akan menjadi sangat penting untuk dipertimbangkan oleh pihak pengelola SDM perusahaan.

Apabila pembaca membutuhkan bantuan dan pendampingan tentang perkembangan bisnis dan konsultasi bisnis atau seputar software akuntansi, silahkan hubungi 0818521172, Office : 031-21100152 atau email ke groedu@gmail.com bisa juga groedu_inti@hotmail.com