Pembinaan karyawan merupakan bagian penting dari arsitektur komunikasi organisasi mana pun. Model pembinaan yang dirancang dan diterapkan dengan baik dalam bisnis apa pun memungkinkan aliran informasi dan ide yang efisien. Dengan menerapkan sesi pelatihan satu lawan satu yang konsisten, Anda dapat memberikan semua karyawan kesempatan untuk berbagi dalam format yang terstruktur dan aman.
Kunci dari sesi pelatihan ini terletak pada menjaga agar sesi-sesi tersebut sepenuhnya berfokus pada karyawan. Sementara manajer dapat memperoleh manfaat dari pembinaan dengan meminta umpan balik tentang kinerja mereka, dan saran untuk perubahan atau perbaikan, peran utama manajer dalam sesi pembinaan adalah untuk mendengarkan dan menarik keluar isu-isu kunci dan tantangan yang mungkin dihadapi karyawan saat ini. Sebagai aturan praktis, seorang manajer harus bertujuan untuk melakukan 80% mendengarkan dan 20% berbicara. Berikut ini cara menyusun sesi pelatihan satu-satu yang efektif.
Frekuensi & Durasi
Frekuensi dan lamanya sesi pelatihan biasanya diserahkan kepada kebijaksanaan manajer. Oleh karena itu, disarankan agar Anda mengatur pertemuan satu lawan satu setiap minggu, menghabiskan sekitar 30 menit dengan setiap karyawan. Banyak manajer, dan bahkan beberapa karyawan, cenderung memandang sesi tatap muka sebagai hal yang memakan waktu dan sia-sia. Kunci untuk mengubah persepsi ini terletak pada mengubah cara Anda memandang tujuan akhir sesi pelatihan itu sendiri. Manajer harus melihat pertemuan pribadi rutin dengan karyawan bukan sebagai kewajiban, melainkan sebagai check-in yang diperlukan yang memastikan keselarasan tujuan karyawan dengan tujuan perusahaan. Ini juga merupakan waktu yang ideal untuk mengoreksi masalah terkait kinerja atau mungkin menjawab pertanyaan/kekhawatiran karyawan.
Dengan secara konsisten memeriksa kemajuan karyawan, serta aspirasi individu mereka di dalam perusahaan, karyawan Anda akan merasa bahwa kontribusi mereka kepada perusahaan secara teratur diakui dan motivasi mereka untuk terus bekerja secara efisien akan dikuatkan. Memastikan karyawan merasa bahwa manajemen peduli dengan ide-ide mereka dan kemajuan karir mereka dimulai dengan pembinaan satu lawan satu. Tingkat retensi yang kuat dari karyawan yang berkinerja tinggi dan termotivasi akan selalu menjadi tujuan utama bagi para pemimpin di organisasi mana pun dan pelaksanaan rapat ini akan sangat meningkatkan kemungkinan hal ini terjadi.
Baca juga Artikel terkait:
5 LANGKAH PENYUSUNAN PROGRAM PELATIHAN BAGI KARYAWAN BARU
Sesi Umpan Balik Konstruktif
Akan selalu ada saatnya ketika sesi tatap muka harus melibatkan penyampaian umpan balik yang membangun bagi karyawan. Bicaralah tentang isu-isu utama secara objektif dan pastikan untuk membiarkan mereka berbagi perspektif mereka sendiri untuk menjaga sesi sebagai dialog terbuka, daripada membuat asumsi Anda sendiri.
Sebagai pemimpin sesi pelatihan, itu harus menjadi tujuan utama Anda untuk bergerak maju dalam kasus-kasus seperti ini. Daripada berkutat pada kesalahan, habiskan sebagian besar sesi dengan fokus pada perbaikan untuk masa depan karyawan. Dorong mereka untuk mengembangkan rencana untuk memperbaiki masalah dan menawarkan dukungan dalam mengembangkan rencana tersebut jika mereka kesulitan. Akhiri diskusi dengan menjadwalkan sesi tindak lanjut untuk melacak kemajuan mereka dan pastikan untuk menunjukkan antusiasme sehubungan dengan tujuan karyawan. Meninggalkan umpan balik konstruktif sesi pembinaan satu-satu dengan catatan positif memungkinkan karyawan untuk terus melihat sesi sebagai produktif dan positif.
Bahasa Tubuh yang Efektif
Komunikasi yang jelas adalah bagian penting dari sesi pelatihan satu lawan satu yang efektif. Isyarat non-verbal dalam pembinaan termasuk mengadaptasi bahasa tubuh Anda untuk mempromosikan dialog terbuka yang ingin Anda capai dengan karyawan Anda di setiap sesi. Saran: cobalah untuk tidak memisahkan diri Anda dari karyawan tersebut dengan duduk di seberang mereka di atas meja rapat. Sebaliknya, bertujuan untuk memiliki kehadiran yang terbuka, duduk menghadap mereka, menjaga lengan Anda tidak menyilang. Ini menunjukkan bahwa Anda terbuka dan menerima apa yang mereka katakan.
Pentingnya kontak mata tidak bisa diabaikan. Dengan mempertahankan kontak mata, itu menunjukkan bahwa Anda secara aktif mendengarkan dan benar-benar tertarik dengan apa yang dikatakan karyawan tersebut. Matikan ponsel Anda dan singkirkan gangguan atau interupsi lainnya. Tidak hanya etiket percakapan yang penuh hormat ini, tetapi juga mempromosikan rasa prioritas karyawan di hari Anda. Jika Anda mengharapkan panggilan telepon penting selama rapat, jadwalkan ulang sesi atau komunikasikan harapan ini di awal percakapan.
Metode lain yang dapat Anda terapkan adalah membuat catatan selama rapat. Ini tidak hanya berguna dalam sesi tindak lanjut saat mengingat poin-poin penting dari percakapan, tetapi juga cara lain untuk menunjukkan kepada karyawan bahwa Anda secara aktif mendengarkan dan terlibat dalam diskusi.
Tetapkan Tujuan yang Jelas
Awal dari setiap hubungan pembinaan yang efektif meletakkan dasar untuk tengah dan akhir. Dengan mengomunikasikan tujuan sesi satu-satu dari awal, ini memberi Anda dan karyawan Anda kesempatan untuk menetapkan apa yang akan Anda kerjakan dalam sesi Anda dan menetapkan nada untuk apa yang akan diikuti di sesi mendatang. Untuk melakukan ini, ajukan pertanyaan sebanyak mungkin dalam sesi pengantar Anda.
Sesi pertama yang menarik dan menarik menjaga perhatian penuh karyawan sejak awal dan membantu menciptakan hubungan pelatih-karyawan yang lebih terlibat. Ketika sesi pertama ini juga secara jelas menargetkan tujuan spesifik karyawan, ini memungkinkan Anda untuk lebih memahami kebutuhan strategis individu dan membantu Anda membentuk gaya pembinaan Anda untuk mempromosikan kesuksesan karyawan.
Ajukan Pertanyaan yang Tepat
Untuk setiap sesi pelatihan yang efektif, persiapan adalah kuncinya. Sebelum setiap sesi, ajukan pertanyaan kunci kepada diri Anda sendiri untuk mempersiapkan diri Anda menghadapi sesi tersebut. Contoh pertanyaan persiapan reflektif ini dapat mencakup, “apa tanggung jawab utama karyawan ini?”, “strategi komunikasi apa yang sesuai untuk karyawan ini?”, “Apa yang ingin saya lakukan dalam sesi ini?”. Semua ini membuat jalur yang ditentukan untuk sesi. Mengintegrasikan umpan balik ke dalam percakapan pelatihan sangat dianjurkan.
Terus Belajar
Akhirnya, itu harus menjadi tujuan utama bagi manajer untuk terus menambah dan mengembangkan pemahaman mereka tentang proses pembinaan dan bagaimana karyawan individu bereaksi terhadapnya. Sistem pembinaan satu lawan satu yang kuat melibatkan Anda, sebagai pemimpin, belajar untuk menyampaikan pesan Anda secara efektif. Ini juga mengharuskan Anda untuk beralih ke gaya belajar individu.
Kesimpulan
Hasil pembinaan yang efektif secara positif mempengaruhi pemberi kerja dan karyawan. Ketika sistem pembinaan satu lawan satu yang kuat diterapkan, karyawan akan menemukan kepuasan yang lebih besar dalam upaya kerja mereka, sementara ide dan rencana karier mereka memiliki sarana untuk didiskusikan.
Untuk pemberi kerja, pertemuan satu lawan satu memberikan struktur yang jelas untuk panduan dan fokus dalam organisasi Anda, yang secara keseluruhan akan mengarah pada kemungkinan yang lebih tinggi untuk mencapai inisiatif dan tujuan strategis utama.
Semoga artikel ini bermanfaat. Dan jika Anda membutuhkan informasi lebih jelas perihal pelatihan yang Anda perlukan untuk meningkatkan skill karyawan Anda. Kami siap membantu. Silahakan hubungi kami DISINI sekarang juga.