MENINGKATKAN LEVEL DISTRIBUSI BISNIS
Sistem Distribusi merupakan suatu sistem yang mengatur pelaksanaan penjualan dan distribusi di suatu wilayah dengan tujuan untuk menggali dan mengoptimalkan potensinya. Sistem distribusi, merupakan bagian dari manajemen wilayah penjualan. Sistem distribusi yang optimal akan meningkatkan efektivitas distribusi wilayah tersebut, sehingga juga akan meningkatkan efektivitas sistem distribusi yang dibangun di wilayah tersebut. Dengan sistem distribusi wilayah yang optimal, akan terjadi peningkatan pada tingkat distribusi, potensi outlet, AO (Area Officer), RO (Regional Officer), panggilan penjualan (call), EC (Executive Call), tingkat layanan (service level), distribusi numerik, dan kontribusi penjualan dari outlet-outlet.
Manfaat utama dari sistem distribusi yang optimal adalah peningkatan omset penjualan dan penurunan biaya operasional, yang pada akhirnya akan meningkatkan keuntungan perusahaan. Manfaat lainnya juga banyak, di antaranya:
- Meningkatkan kepercayaan dari outlet-outlet,
- Semua outlet dalam database atau outlet terdaftar terpantau dengan baik,
- Rencana anggaran operasional menjadi lebih terencana,
- Tingkat layanan kepada outlet-outlet akan meningkat secara signifikan,
- Produk dapat tersebar dengan merata dan lebih dekat dengan konsumen,
- dan masih banyak lagi (akan dibahas secara lebih rinci dalam artikel lain).
Target Sistem Distribusi
Sesuai dengan definisinya, target dari sistem distribusi ini adalah meningkatkan:
- Tingkat distribusi
- Tingkat potensi outlet
- Jumlah dan kualitas outlet terdaftar dan aktif
- Tingkat panggilan penjualan atau panggilan penjualan aktual
- Tingkat panggilan penjualan yang efektif, baik dari segi jumlah maupun kualitas
- Tingkat layanan
- Kontribusi penjualan dari outlet-outlet
Target utama dari sistem distribusi tentu saja peningkatan penjualan, baik dari segi nilai penjualan maupun volume penjualan, serta peningkatan efektivitas dan efisiensi penggunaan biaya penjualan. Jika kedua target ini tercapai, maka keuntungan perusahaan juga akan meningkat, itulah yang menjadi target utama dari sistem distribusi. Namun, target utama tersebut hanya dapat dicapai jika target-target kecil yang membentuk dan memastikan peningkatan penjualan dan efektivitas serta efisiensi biaya juga dikelola dengan optimal.
Baca juga artikel 5 FAKTOR YANG DAPAT MENGGANGGU SUPPLY CHAIN ANDA
Meningkatkan Level Distribusi
Memaksimalkan tingkat distribusi berarti meningkatkan jumlah outlet yang terdaftar dalam database di wilayah distribusi atau wilayah penjualan kita. Tingkat distribusi merupakan perbandingan antara jumlah outlet yang terdaftar (registered outlet) dengan jumlah outlet potensial di wilayah tersebut.
1. Menyusun Profil Pasar
Langkah pertama yang harus dilakukan adalah menyusun profil pasar dari wilayah tersebut, yaitu mencari tahu jumlah outlet yang ada di wilayah tersebut. Kita perlu mengetahui jumlah outlet yang cocok untuk menjual produk kita atau menjadi saluran distribusi ke target pasar kita. Berapa banyak outlet yang berpotensi dan dapat kita masuki dengan biaya yang paling efisien, namun tetap mampu menawarkan produk dengan jumlah yang signifikan.
Dalam hal ini, kita perlu menemukan estimasi rasio antara penjualan dengan biaya untuk setiap outlet, serta estimasi penjualan yang dapat dihasilkan. Dengan demikian, kita akan memiliki daftar outlet yang diurutkan berdasarkan nilai penjualan tertinggi hingga terendah, serta daftar outlet yang diurutkan berdasarkan rasio biaya terhadap penjualan. Mulailah melakukan distribusi dari outlet dengan potensi penjualan tertinggi dan rasio biaya operasional terendah.
2. Menghitung Kebutuhan Salesforce Sesuaikan dengan Jenis dan Ukuran Outlet
Setelah memiliki daftar outlet yang berpotensi dan rasio biaya terhadap penjualan, langkah berikutnya adalah menghitung kebutuhan tenaga penjualan (salesforce).
Untuk menghitung kebutuhan tenaga penjualan, kita perlu menghitung kekuatan distribusi dari setiap jenis tenaga penjualan. Setiap jenis outlet dengan karakteristik geografis tertentu membutuhkan jenis tenaga penjualan yang sesuai, termasuk cara pendekatannya seperti mengambil pesanan, mendatangi langsung, atau dengan menggunakan sepeda motor.
Selain itu, sektor outlet seperti outlet modern, outlet umum, industri perhotelan dan restoran, institusi, dan lainnya juga membutuhkan jenis tenaga penjualan yang berbeda. Secara umum, outlet modern atau perdagangan modern akan ditangani oleh sales akun atau eksekutif akun kunci. Jenis tenaga penjualan ini khusus ditugaskan untuk menangani outlet-outlet modern, terutama yang besar, karena outlet jenis ini memiliki karakteristik khusus dengan manajemen ritel yang kompleks dan terorganisir dengan baik, sehingga membutuhkan tim penjualan yang khusus. Sedangkan outlet tradisional besar seperti grosir akan ditangani oleh salesman pengambil pesanan, hal ini dilakukan untuk memudahkan proses pesanan dan pengiriman agar dapat maksimal. Sedangkan untuk outlet tradisional yang kecil atau pengecer, bisa ditangani oleh salesman jenis mendatangi langsung (mendatangi outlet) dan dapat dikombinasikan dengan sistem pengambilan pesanan. Pengecer kecil atau saluran bawah umumnya ditangani oleh grosir dan didukung oleh tim kanvas motor untuk proses penyebaran dan pengenalan produk.
Hal yang sama berlaku untuk industri perhotelan, institusi, koperasi, apotek, toko obat, rumah sakit, dan sebagainya. Lebih baik jika ditangani oleh tenaga penjualan yang khusus dan memahami karakteristik outlet dan produk untuk outlet tersebut. Misalnya, untuk obat-obatan atau suplemen, tentu diperlukan tim penjualan yang memahami obat-obatan (spesialis penjualan) terutama untuk rumah sakit, poliklinik, dan apotek.
Setelah jenis outlet dan jenis tenaga penjualan ditentukan, langkah selanjutnya adalah membagi jumlah outlet dengan kekuatan distribusi dari setiap jenis tenaga penjualan untuk mengetahui jumlah tenaga penjualan yang dibutuhkan.
3. Menyusun Rencana Kunjungan
Penjualan Langkah berikutnya adalah menyusun rencana kunjungan penjualan atau rencana perjalanan utama bagi para tenaga penjualan, termasuk daftar outlet yang harus dikunjungi beserta jadwalnya.
Biasanya rencana kunjungan penjualan harus dilengkapi dengan pemetaan, yaitu gambar peta dari profil pasar dan jalur perjalanan setiap tenaga penjualan setiap minggu dan harinya. Namun, rencana kunjungan penjualan ini juga dapat mencakup hal-hal berikut:
- Daftar outlet yang akan dikunjungi
- Jadwal kunjungan, yang dibagi dalam mingguan dan harian
- Urutan kunjungan, idealnya dengan waktu kunjungan yang ditentukan
- Target penjualan untuk setiap outlet, dalam satuan unit atau rupiah
Baca juga artikel 10 KOMPONEN PENTING RENCANA PENJUALAN YANG SUKSES
4. Menentukan Frekuensi atau Siklus Kunjungan
Penentuan frekuensi kunjungan akan dipengaruhi atau mempengaruhi beberapa faktor, antara lain:
- Jumlah outlet yang akan dilayani atau dicakup
- Ukuran pesanan dari setiap outlet
- Jangka waktu kredit untuk penjualan kredit
- Batas kredit yang ditetapkan untuk setiap outlet
- Jadwal kunjungan, pemesanan, pengiriman, dan penagihan dari setiap outlet
- Jadwal kunjungan dari pesaing
- Jadwal kunjungan dari produk utama di setiap outlet (produk dengan tingkat perputaran penjualan tinggi)
Pilihlah frekuensi kunjungan yang sesuai untuk setiap outlet dan jalur kunjungan, dengan mempertimbangkan faktor-faktor di atas. Semakin sering kunjungan dilakukan, semakin baik, tetapi jumlah outlet yang dapat dicakup juga semakin sedikit. Sebaliknya, semakin jarang kunjungan dilakukan, jumlah outlet yang dapat dicakup menjadi lebih banyak.
Oleh karena itu, pilihlah kunjungan yang sering untuk outlet-outlet utama atau yang memberikan kontribusi terbesar, sehingga komunikasi dapat berlangsung lebih intensif dan hubungan yang baik dapat terjalin dengan lebih baik.
Kesimpulan
Setelah melalui beberapa tahap di atas, kita akan memiliki database pelanggan atau outlet terdaftar dengan tingkat distribusi (coverage level) tertentu. Database pelanggan merupakan hal yang unik untuk setiap jenis produk dan bisnis tertentu, serta tahapan atau tujuan perusahaan. Artinya, jenis produk yang satu akan memiliki database pelanggan yang berbeda dengan jenis produk lainnya, misalnya kategori sabun mandi akan berbeda dengan kategori produk herbal. Bahkan untuk jenis atau kategori produk yang sama, database pelanggan dapat berbeda tergantung pada faktor-faktor seperti tingkat outlet yang dicakup. Distributor dan produsen dengan produk yang relatif baru akan memiliki distribusi yang berbeda dengan produk yang sudah ada dan diterima oleh pasar. Distribusi dengan tujuan pengembangan wilayah akan memiliki database pelanggan yang berbeda dengan distribusi yang bertujuan untuk penetrasi produk dan pangsa pasar.
Selain itu, optimasi sistem distribusi harus terus dilakukan secara berkala. Hal ini dapat dilakukan dengan melakukan evaluasi dan analisis secara teratur terhadap performa sistem distribusi yang sudah ada. Dalam evaluasi tersebut, dapat dilakukan pemantauan terhadap tingkat distribusi, potensi outlet, panggilan penjualan, layanan, dan kontribusi penjualan. Jika ada indikator yang menunjukkan adanya perubahan atau peluang perbaikan, maka perusahaan dapat melakukan penyesuaian dan perbaikan pada sistem distribusi yang sudah ada.
Dalam mengoptimalkan sistem distribusi, perusahaan juga perlu memperhatikan perkembangan teknologi dan informasi yang dapat mendukung efisiensi dan efektivitas sistem distribusi. Pemanfaatan teknologi seperti aplikasi penjualan mobile, sistem informasi geografis (GIS), dan analisis data dapat membantu memperoleh informasi yang lebih akurat dan mendukung pengambilan keputusan yang lebih baik dalam mengelola sistem distribusi.
Secara keseluruhan, meningkatkan tingkat distribusi dalam sistem distribusi penjualan dan distribusi merupakan proses yang kompleks dan memerlukan perencanaan yang matang serta pemantauan secara berkala. Dengan mengoptimalkan sistem distribusi, perusahaan dapat memaksimalkan potensi penjualan, meningkatkan efisiensi dan efektivitas operasional, serta memperoleh keuntungan yang lebih besar.
Semoga artikel ini bermanfaat. Dan jika Anda membutuhkan informasi lebih banyak perihal strategi penjualan atau cara mengatur tim penjualan, kami siap membantu. Silahkann hubungi kami melalui email groedu@gmail.com, atau bisa langsung menghubungi kami melalui WhatsApp 0812-5298-2900.
