Masa depan dari suatu bisnis biasanya sangat ditentukan oleh kinerja dari para karyawannya. Mulai dari manajemen proses perekrutan karyawan sampai dengan manajemen pengelolaan karyawanpun tidak boleh dilakukan secara sembarangan. Dari sinilah sudah mulai terlihat seperti apa arti pentingnya memiliki tim Human Resources (HR) atau sebagai depertemen Sumber Daya Manusia (SDM). Kesejahteraan karyawan merupakan salah satu satu kunci utama dari kesuksesan bisnis dan sudah menjadi tugas dari tim HR untuk memperhatikannya.
Bahkan bagi tim HR sendiripun malah semakin dituntut dalam memaksimalkan efektivitas kinerja mereka. Agar dapat semakin memudahkan prosesnya, setidaknya perusahaan Anda juga harus menggunakan beberapa standar tools yang seharusnya dimiliki oleh tim HR perusahaan. Dan berikut ini adalah beberapa tools standar HR yang seharusnya dimiliki oleh perusahaan Anda.
1. Program Tools Mesin Absensi Karyawan (Software/Hardware).
Tools untuk departemen HR yang pertama adalah absensi. Berdasarkan Undang-Undang tentang Ketenagakerjaan, setiap karyawan yang sudah tergabung dalam perusahaan diharuskan untuk bekerja maksimal adalah empat puluh jam dalam seminggu. Pihak HR pun sangat membutuhkan adanya perangkat berupa mesin absensi untuk melacak jam masuk sekaligus juga jam keluar bagi karyawan. Mayoritas dari perusahaan-perusahaan untuk saat ini sudah mulai banyak yang menggunakan mesin absensi dalam bentuk sidik jari (fingerprint). Hal ini memang sengaja dilakukan untuk mencegah agar karyawan tidak sampai membolos dengan sengaja. Dengan cara seperti itu, maka para karyawan bisa tetap bekerja dengan terus jujur dan disiplin sehingga tingkat produktivitas dalam bekerja bisa terjaga terjaga dengan baik.
2. Sistem Informasi Sumber Daya Manusia/Human Resources Information System (HRIS).
Tools HR selanjutnya adalah Sistem Informasi Sumber Daya Manusia/(Human Resources Information System/HRIS). Pada dasarnya, Human Resources Information System (HRIS) adalah “sebuah pertemuan” antara system operasinonal HR dengan kecanggihan teknologi dalam bentuk perangkat lunak (software). HRIS sudah sangat memungkinkan untuk segala bentuk aktivitas yang berhubungan dengan operasional HR, seperti: Jatah pengambilan cuti, singkron dengan mesin absensi kerja, sampai dengan daftar perhitungan upah karyawan dan dapat dilakukan secara digital sehingga akan semakin mampu untuk lebih meningkatkan efisiensi kinerja yang menjadi jauh lebih cepat. Dengan begitu, proses pengambilan keputusan tentang HR akan dapat dilakukan dengan menjadi lebih cepat dan tepat. Hasilnya, produktivitas dari para karyawan dan manajer akan semakin meningkat dan kinerjanya pun lebih cenderung untuk menjadi semakin efektif.
Terlebih lagi, mayoritas dari sistem HRIS telah menerapkan desain fleksibilitas dengan database yang sudah terintegrasi dengan berbagai macam fitur. Idealnya, hal itu sudah cukup mampu dalam membantu Anda untuk membuat laporan dan menganalisis berbagai informasi secara lebih akurat. Dengan cara seperti itu, Anda pun tidak perlu lagi untuk menghabiskan banyak waktu dan tenaga hanya untuk melakukan hal-hal yang berbau administratif sehingga akan bisa menjadi lebih fokus kepada pekerjaan lainnya. Terlebih lagi, disiplin waktu merupakan salah satu faktor terpenting dalam keberhasilan di dunia kerja.
3. Applicant Tracking System (Sistem Rekrutmen).
Applicant Tracking System (ATS) atau system rekrutment adalah sejenis aplikasi software yang secara khusus untuk menangani proses rekrutmen karyawan baru perusahaan, yaitu dengan cara menyortir resume karyawan untuk menentukan karyawan mana saja yang paling cocok terhadap posisi jabatan yang sedang dilamar saat ini. Sebenanrya, proses ATS juga tidak jauh berbeda dari yang dilakukan tim HR perusahaan pada saat mengamati resume karena keduanya memang sama-sama berfungsi untuk mencarikan para calon karyawan baru yang paling memenuhi persyaratan dan criteria yang di inginkan oleh perusahaan. Namun, apabila proses perekrutan yang lebihcenderung digunakan untuk mengamati resume dengan jalan mengawasi pengejaan penulisan atau relevansi skill, maka system ATS akan bekerja berdasarkan keywords yang telah dituliskan.
Pada saat para calon karyawan akan memasukkan resume mereka melalui program ATS, maka software akan menyimpannya di dalam database. Lalu, si perekrut akan segera mencari keywords untuk posisi tertentu. Dan jika dari suatu resume memiliki keywords yang diinginkan oleh si perekrut, maka ATS akan meletakkan resume tersebtu pada hasil pencarian dengan peringkat yang lebih tinggi. Dengan cara menggunakan software ATS, maka Anda tidak perlu lagi untuk menghabiskan banyak waktu dan tenaga hanya untuk sekedar membolak-balikkan kertas atau hanya untuk menghapus resume yang sudah dikirimkan melalui e-mail.
4. Key Performace Iindicator (KPI).
KPI merupakan sebuah matrik bisnis yang berfungsi untuk mengevaluasi terhadap faktor-faktor yang lebih krusial bagi kesuksesan perusahaan. Setiap divisi dalam perusahaan sangat diharuskan untuk memiliki KPI nya masing-masing, dan hal itu juga masih tetap berlaku terhadap tim HR. Karenanya, KPI dalam setiap divisi pun juga berbeda-beda. Anda bisa menggunakan KPI untuk mengukur performa dari keseluruhan kinerja dalam bidang HR perusahaan, mulai dari proses rekrutmen, seleksi calon karyawan, proses training pengenalan pekerjaan, hubungan kerja karyawan, manajemen karir, sampai dengan perkembangan perusahaan. Data yang akan didapatkan dari KPI dapat menjadi sebuah dasar acuan dalam menentukan kebijakan-kebijakan selanjutnya agar dapat semakin mengembangkan bisnis Anda.
Itulah beberapa tools standar yang seharusnya dimiliki dan gunakan oleh seluruh perusahaan yang memiliki tim HR agar dapat semakin mempermudah proses kerja dalam bidang HR. Adanya berbagai tools tersebut akan sangat menghemat banyak sekali waktu dan tenaga, sehingga Anda akan bisa menjadi lebih fokus agar dapat mengerjakan hal-hal lainnya. Produktivitas kinerja pun bisa semakin dimaksimalkan. HRIS tools terbaik tentunya akan mampu menyelesaikan seluruh proses manajemen HR dengan sangat mudah, segala jenis proses administrasi perusahaan dapat terselesaikan dengan lebih cepat dan efisien,
Apabila pembaca membutuhkan bantuan dan pendampingan tentang perkembangan bisnis dan konsultasi bisnis atau seputar software akuntansi, silahkan hubungi 0818521172, Office (only call no sms) : 081-59417699 atau email ke groedu@gmail.com bisa juga groedu_inti@hotmail.com